Tulisan ini saya buat untuk berbagi informasi tentang pengalaman saya saat membawa rombongan. Saya menuliskan pengalaman saat mendampingi suami menjadi tour leader. Bulan Februari 2023 travel yang dikelola suami "Anandia Wisata" membawa rombongan anak sekolah ke D.I. Yogyakarta dengan jumlah 250 orang. Rombongan terdiri dari siswa dan guru sebagai pembimbing.
Rombongan terbagi dalam empat bus besar dan satu bus medium. Saya memiliki kesempatan untuk ikut karena ada tempat kosong yang bisa saya manfaatkan.
Selama ini saya tidak pernah ikut serta saat suami membawa rombongan anak sekolah ke berbagai tempat destinasi wisata di Jawa Tengah. Kali ini saya mencoba ikut. Tak pernah terbayangkan oleh saya bagaimana caranya mengondisikan anak dalam jumlah besar saat chek in di hotel.
Kami berangkat dari Sukabumi tengah malam pada tanggal 6 Februari 2023. Rombongan kami tiba di hotel pada tanggal 7 Februari 2023, pukul 17. Saat tiba di salah satu hotel bintang empat di Yogyakarta, suami saya segera menuju tempat resepsionis yang menerima dengan ramah sementara tour leader lain mengondisikan peserta agar tertib dan bergilir.
Saya mengamati cara peserta mendapat kunci kamar tanpa berebut. Dengan ramah, resepsionis melayani kami dengan sabar.
Inilah cara para tour leader saat check in rombongan di hotel
- Menyiapkan dokumen peserta yang berisi nama-nama peserta tiap kamar. Sebelumnya data ini sudah dikirim via email kepada pengurus hotel yang dihubungi. Ada 60 kamar hotel yang dibooking saat itu. Pihak hotel memberikan denah kamar yang sudah disiapkan pihak hotel.
- Sejak awal para peserta sudah dibagi dalam kelompok yang akan mengisi kamar dengan jumah 4 sampai 5 peserta. Panitia sekolah yang membagi kamar buat para peserta sesuai dengan denah yang diberikan oleh pihak pengelola hotel.
- Dari kelompok tersebut ditentukan ketua kelompok yang akan bertanggung jawab dengan kunci kamar. Jika hilang cukup lumayan untuk mengganti kunci dalam bentuk kartu tersebut.
- Ketua kelompok yang mengondisikan anggotanya untuk naik ke atas kamar.
- Ada pengalaman lucu saat para peserta itu masuk ke kamar hotel dengan menggunakan kartu
- Saat Check in tour leader memberikan penjelasan tentang aturan hotel yang tidak boleh dilanggar peserta. Untuk menghindari sanksi dari hotel, pastikan peserta menuruti dan mengindahkan peraturan yang sudah ditetapkan oleh hotel, seperti memindahkan kasur ke lantai (bed down), memindahkan letak kursi, meja, kunci yang tidak boleh hilang dan sebagainya. Jika pelanggaran- pelanggaran tersebut dilakukan, akan berimbas kepada pengelola travel dengan membayar denda atau di black list.
Pengalaman ini memberikan gambaran kepada saya bahwa penting sekali adanya koordinasi antara pihak travel, pengelola hotel dan panitia sekolah agar semua kegiatan yang ditetapkan sesuai jadwal dan lancar.Pengalaman check in dalam rombongan besar tentu saja berbeda dengan saat kita check in sendiri. Pengalaman saya saat mengikuti kegiatan pendidikan dan latihan tingkat nasional pastinya lebih mudah. Saat saya mengikuti diklat yang bertempat di hotel dan harus menginap, check in cukup memberikan KTP, formulir isian yang disiapkan oleh panitia, kemudian menentukan kamar yang masih kosong bersama resepsionis, kemudian terima kunci.
Saya sering sekamar dengan teman-teman yang berbeda daerah dan itu memberikan nilai lebih, yaitu bertambahnya teman untuk berbagi pengalaman.
