Seiring perkembang zaman, teknologi informasi dan komunikasi (TIK)telah menjadi bagian tak terpisahkan dari kehidupan masyarakat. Fenomena initurut berdampak pada berbagai aspek kehidupan, termasuk dalam dunia organisasimahasiswa. UKM KSIK (Kelompok Studi Islam Kemasyarakatan) sebagai organisasiyang mewadahi mahasiswa dalam bidang tulis-menulis, khususnya karya tulisilmiah seperti artikel, perlu beradaptasi dengan era digital untuk tetaprelevan dan menarik bagi anggotanya. Organisasi ini menjadi wadah bagimahasiswa untuk belajar, berlatih, dan berkarya dalam bidang penulisan ilmiah,serta berkontribusi pada perkembangan pemikiran Islam di Indonesia.
Setiap tahunnya, UKM KSIK membuka kesempatan bagi mahasiswa baru untuk bergabung dan menjadi bagian dari organisasi ini. Proses openrecruitment menjadi momen penting untuk menjaring anggota baru yang memiliki passion dan kemampuan dalam bidang penulisan. Salah satu cara UKM KSIK untuk beradaptasi dengan era digital adalah dengan memanfaatkan teknologi GoogleForm dalam proses open recruitment anggotanya.
Dengan menggunakan Google Form, waktu dan tenaga menjadilebih efisien, ini memungkinkan UKM KSIK untuk membuat formulir pendaftaranonline yang mudah diakses oleh calon anggota. Hal ini menghemat waktu dantenaga dibandingkan dengan metode pendaftaran manual yang memakan waktu danmembutuhkan banyak tenaga untuk mengelola data pendaftar. Sebagai contoh, UKMKSIK dapat membuat formulir pendaftaran yang terdiri dari beberapa pertanyaansingkat dan mudah diisi, seperti nama lengkap, NIM, program studi, minat danbakat dalam menulis, pengalaman menulis, dan motivasi untuk bergabung denganUKM KSIK. Formulir ini dapat diakses oleh calon anggota kapan saja dan di manasaja melalui perangkat yang terhubung dengan internet, sehingga mereka dapatmendaftar dengan mudah dan praktis.
Sementara itu, aksesibilitasnya luas sehingga calon anggota dapatmengakses formulir pendaftaran kapan saja dan di mana saja melalui perangkatyang terhubung dengan internet. Hal ini memudahkan mereka untuk mendaftar tanpaterhalang oleh batasan waktu dan tempat. Calon anggota tidak perlu datang ke ruangUKM KSIK atau kampus, atau mengikuti sesi pendaftaran secara langsung. Merekadapat mendaftar dari mana saja, baik di rumah, di kampus, atau di tempat lain,asalkan memiliki perangkat yang terhubung dengan internet. Hal ini membukapeluang yang lebih luas bagi mahasiswa baru untuk bergabung dengan UKM KSIK,tanpa terkecuali mereka yang memiliki kesibukan lain atau yang tinggal di luarkota.
UKM KSIK juga memperhatikan keamanan dan privasi, oleh karenanya menggunakan Google Form karena memiliki sistem keamanan yang kuat untuk melindungi data pribadi calon anggota. Data disimpan dengan aman dan hanya dapat diakses oleh pihak-pihak yang berwenang. UKM KSIK dapat yakin bahwa data pribadi calon anggota terlindungi dengan baik dan tidak akan disalahgunakan. GoogleForm memiliki sistem enkripsi yang canggih untuk menjaga keamanan data, dan hanya pihak-pihak yang diberi otorisasi yang dapat mengakses dan mengelola data tersebut. Hal ini memberikan rasa aman dan nyaman bagi calon anggota untuk mengisi formulir pendaftaran tanpa khawatir tentang privasi mereka.
Selain itu, kemudahan dalam pengolahan data. Google Form secara otomatis mengolah data pendaftar, sehingga memudahkan UKM KSIK untuk menganalisis dan menyeleksi calon anggota yang memenuhi kualifikasi. Setelah masa pendaftaran ditutup, Google Form akan secara otomatis mengumpulkan dan mengolah data pendaftar. UKM KSIK dapat dengan mudah melihat data pendaftar dalam format spreadsheet yang rapi dan terstruktur. Hal ini memudahkan mereka untuk menganalisis data berdasarkan kriteria yang telah ditentukan, seperti nilai akademis, pengalaman menulis, dan motivasi untuk bergabung dengan UKM KSIK.
Utamanya, Google Form menyediakan berbagai fitur yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan open recruitment UKM KSIK, seperti pertanyaan pilihan ganda, pertanyaan esai, unggahan file, dan lain sebagainya. UKM KSIK dapat memanfaatkan berbagai fitur yang tersedia di Google Form untuk membuat formulir pendaftaran yang informatif dan menarik. Contohnya, mereka dapat menggunakan pertanyaan pilihan ganda untuk menanyakan minat dan bakat calon anggota dalam bidang penulisan, dan pertanyaan esai untuk mengetahui motivasi mereka untuk bergabung dengan UKM KSIK. Mereka juga dapat meminta calon anggota untuk mengunggah contoh karya tulis mereka sebagai lampiran, sehingga UKM KSIK dapat menilai kemampuan menulis mereka secara langsung.
Meskipun Google Form menawarkan banyak keuntungan, terdapat beberapa kekurangan yang perlu diperhatikan, seperti yang pertama keterbatasan kustomisasi. Google Form memiliki batasan dalam hal kustomisasi tampilan dan desain formulir. Hal ini dapat membuat formulir terlihat kurang menarik dan profesional, misalnya Google Form menyediakan beberapa tema dan template formulir yang dapat digunakan pengguna. Namun, pilihannya masih terbilang terbatas dan mungkin tidak sesuai dengan kebutuhan atau branding organisasi UKM KSIK. Pengguna tidak dapat mengubah secara signifikan tata letak formulir, seperti menambahkan elemen baru atau memindahkan elemen yang sudah ada.. Kedua, keterbatasan fitur. Google Form tidak memiliki semua fitur yang mungkin dibutuhkan untuk open recruitment yang kompleks, seperti sistem penilaian otomatis atau integrasi dengan platform lain. Ketiga Ketergantungan pada Internet. Calon anggota harus memiliki akses internet untuk mengisi formulir pendaftaran online. Hal ini dapat menjadi kendala bagi calon anggota yang tidak memiliki akses internet yang stabil.Â
Penulis menyarankan, untuk mengatasi kekurangan Google Form, UKM KSIK dapat mempertimbangkan beberapa solusi, seperti memanfaatkan platform desain grafis. UKM KSIK dapat menggunakan platform desain grafis seperti Canva untuk membuat desain formulir yang lebih menarik dan profesional. Lalu, memanfaatkan platform lain. UKM KSIK dapat menggunakan platform lain seperti SurveyMonkey atau Typeform yang menawarkan fitur yang lebih lengkap untuk open recruitment yang kompleks.Â
Menurut penulis, teknologi Google Form menawarkan solusi yang praktis dan efisien untuk open recruitment anggota UKM KSIK di era digital. Manfaatnya seperti efisiensi waktu dan tenaga, aksesibilitas yang luas, keamanan data, kemudahan pengolahan data, dan fitur lengkap, menjadikannya pilihan yang tepat untuk organisasi yang ingin meningkatkan efektivitas proses seleksi anggotanya. Dengan solusi internet yang tepat, UKM KSIK dapat meningkatkan aksesibilitas open recruitment dan mewujudkan inklusivitas organisasi. Hal ini akan membuka peluang bagi lebih banyak mahasiswa untuk bergabung dengan UKM KSIK dan mengembangkan kemampuan mereka dalam menulis karya tulis ilmiah.
