Contoh Teknik Dokumentasi Dasar
Deskripsi tertulis dari sistem bisa panjang dan sulit dimengerti. Pengalaman menunjukkan bahwa gambar visual dapat menyampaikan informasi sistematis secara lebih efektif dan efisien daripada kata-kata. Seperti perancang dan auditor sistem, auditor secara teratur menggunakan dokumentasi sistem. Oleh karena itu, kemampuan untuk mendokumentasikan sistem secara grafis merupakan keterampilan yang penting untuk dikuasai oleh auditor. Ada tiga teknik dokumentasi dasar yang diperkenalkan dalam bagian ini, yaitu: diagram arus data, bagan alir dan diagram tata letak catatan.
Diagram Arus Data
Diagram Arus Data (DFD) adalah diagram yang mewakili aliran informasi dari suatu proses, sering disebut sebagai sistem informasi. Diagram aliran data juga berisi informasi tentang input dan output dari setiap unit dan proses itu sendiri. Dalam diagram aliran data, alirannya tidak dikontrol, sehingga tidak ada aturan untuk keputusan atau iterasi. Format deskripsi adalah diagram aliran data dengan rumus yang lebih tepat.
Diagram aliran data berbeda dengan UML (Unified Modelling Language), dimana perbedaan mendasar antara kedua diagram tersebut adalah aliran informasi dan tujuannya. Pada dasarnya ada tiga fungsi untuk membuat diagram aliran data untuk perangkat lunak. Berikut adalah penjelasan dari masing-masing fungsi.
1. Menyampaikan Rancangan Sistem
Membuat DFD memudahkan untuk mengkomunikasikan informasi berkat representasi visual sederhana yang dapat dipahami oleh semua orang yang terlibat. Dimana informasi yang disajikan dapat digunakan untuk menggambarkan arus informasi dengan pendekatan yang terstruktur dan lebih efisien.
2. Menggambarkan Suatu Sistem
Fungsi lain, DFD, dapat membantu menggambarkan sistem sebagai jaringan fungsional. Intinya adalah jaringan memiliki komponen berbeda yang dihubungkan oleh aliran data.
3. Perancangan Model
Sebagai fitur terakhir, diagram ini juga dapat membuat desain model baru dengan menonjolkan fitur tertentu dari sistem. Ini dapat digunakan untuk menunjukkan bagian yang lebih rinci dari diagram aliran data.
Keterangan Simbol :
a. Simbol Function
Simbol Function dilambangkan dengan bentuk lingkaran yang memiliki arti proses. Proses dilakukan oleh Sistem Informasi Akuntansi dengan mengubah input menjadi output dengan format yang berbeda.
b. Simbol File / Database
Simbol file atau database dilambangkan dengan symbol dua garis sejajar yang memiliki arti data store. Data store adalah file untuk menyimpan data yang digunakan untuk proses selanjutnya. Pada umumnya data store atau yang biasa disebut juga database berupa table yang dapat diolah, serta mampu terhubung setidaknya satu masukan dan satu keluaran.
c. Simbol Input / Output
Simbol input atau output dilambangkan dengan symbol kotak atau persegi panjang. External entity atau lebih sering disebut dengan terminator merupakan pihak di luar sistem, dapat berupa individu, dividi, perusahaan, atau sistem yang lainnya. Terminator dapat memberikan input atau output terhadap sistem.
