Deskripsi Metadata sebagai Upaya Peningkatan Aksesibilitas Informasi Layanan Perpustakaan dan Kearsipan

Pada dasarnya, organisasi informasi merupakan kegiatan mengelola, menyusun, mengolah dan atau menata suatu data, ilmu pengetahuan, dan informasi lainnya sedemikian rupa sehingga mudah untuk ditemukan kembali, dapat dimengerti dan bermanfaat bagi penerima sebagai upaya pengembangan ilmu pengetahuan. 

Dalam pengorganisasian informasi dibutuhkan data yang mendeskripsikan data yang sedang dicari sehingga meningkatkan keefektifitasan penemuan kembali informasi tanpa harus mengecek keseluruhan data yang ada, bisa kita ketahui sebagai metadata. Metadata sendiri merupakan informasi terstruktur yang menggambarkan atribut penting dari sumber informasi untuk tujuan identifikasi, penemuan, pemilihan, penggunaan, akses, dan manajemen. Metadata bisa dijelaskan sebagai “data mengenai data”. 

Dalam pelayanannya, terdapat lembaga informasi yang memberikan layanan informasi seperti perpustakaan dan kearsipan. Layanan yang diberikan meliputi peminjaman buku dan materi lainnya yang biasa disebut sirkulasi. Dalam kegiatan sirkulasi ini terdapat proses mendasar yang sama-sama dijalankan oleh perpustakaan dan kearsipan dalam rangka memenuhi kebutuhan pencari informasi. Maka dari itu, dirasa perlu untuk membuat metadata layanan perpustakaan dan kearsipan sehingga bisa diketahui layanan terintegrasi antar dua lembaga informasi tersebut.

1. Kerangka Kerja Organisasi Informasi

Dalam melakukan pelayanannya, terdapat kerangka kerja organisasi informasi yang dilakukan baik di perpustakaan maupun kearsipan.

Layanan penyerahan bahan pustaka dan arsip dari organisasi informasi pada pencari informasi terjadi pada saat kerangka bagian “Temu Kembali”. Dalam tahap ini bahan pustaka telah dianalisis dan disusun berdasarkan susunan koleksi dan sistem katalognya. Kemudian bahan pustaka dan arsip diserahkan kepada pemakai  melalui tahap temu kembali informasi yang sebelumnya sudah disusun sedemikian rupa. Dalam rangka penemuan kembali informasi tersebut, maka dari itu dibutuhkan metadata untuk meningkatkan efisiensi penemuan informasi yang jumlahnya tidak sedikit. 

Metadata bisa membantu pustakawan dan arsiparis dalam melaksanakan tugasnya. Dalam konteks pelayanan organisasi informasi, penulis akan menggunakan standar Dublin Core untuk pelayanan di perpustakaan dan standar ISAD(G) untuk pelayanan di bidang kearsipan. Dari kedua metadata ini, akan kita temui bahwa terdapat irisan yang menandakan bahwa dua layanan organisasi ini terintegrasi antar satu sama lain.

2. Standar Metadata 

Standar yang penulis gunakan untuk metadata layanan perpustakaan ialah Dublin Core karena dirasa dapat mendeskripsikan layanan informasi secara lengkap.

Selanjutnya, penulis akan menggunakan standar ISAD(G) untuk metadata layanan kearsipan.

Berdasarkan data yang telah diuraikan, bisa kita ketahui bahwa kedua standar tersebut sama-sama memiliki tujuan untuk mengidentifikasi suatu bahan pustaka dan dapat menjadi acuan dalam pencarian informasi. Sehingga keduanya dapat menjadi standar pelayanan yang terintegrasi untuk layanan organisasi informasi. Berikut item yang selaras dengan satu sama lainnya.

Gambar 4. Sumber Pribadi

Dalam pemberian informasi pelayanan organisasi informasi kepada pengguna atau pemustaka, dibutuhkan metadata terintegrasi agar layanan informasi diberikan secara menyeluruh kepada pengguna informasi. Berikut metadata yang bisa diberikan kepada pengguna atau pemustaka.

Gambar 5. Sumber Pribadi