Sebut saja andhika, seorang manajer, baru saja keluar dari ruang rapat yang telah berlangsung 1 jam yg lalu, kelelahan terlihat di raut mukanya, ini merupakan rapat ke 5 yg dia hadiri hari ini. Dia menengok jam di tangan sudah menunjukan pukul 16:30, sementara di ruangan sudah menunggu setumpuk dokumen yang harus direview, " hhhhmmmm lembur nihhh " gumannya dalam hati . Sepenggal kisah diatas mungkin pernah kita alami atau bahkan kita lebih dari itu. Kita semua tentu menyadari bahwa rapat koordinasi, review, update sangat dibutuhkan dalam organisasi, guna menyelaraskan gerak mencapai target yg telah ditetapkan. Yang menjadi pertanyaan kita seberapa efektifkah rapat tersebut ? Dalam berbagai kesempatan mengikuti proses rapat beberapa hal yang menyebabkan terjadinnya pemborosan waktu saat rapat antara lain :
1.Sering kali membahas materi yg diluar topik atau terlalu rinci dibahas (yg semestinya bisa ditahan dulu untuk event yang lebih tepat).
2.Selain itu karena persiapan dari peserta yang kurang , sehingga data yang dibutuhkan tidak mencukupi saat rapat
3.Yang tak kalah menyita waktu peserta yg presentasi kadang tidak fokus pada apa yang ingin disampaikan sehingga melebar dari topik .
4.Pimpinan rapat yang kurang tegas dalam mengendalikan rapat
Seberapa efektifkan koordinasi di tempat Anda ? Berikut beberapa tips agar rapat menjadi efektif :
1.Tentukan jenis rapat dan agenda rapat dengan jelas, bedakan antara review meeting, progress update meeting atau problem solving meeting. Sebarkan agenda dengan ke seluruh audience beserta objective meetingnya
2.Ciptakan template yang seragam , sehingga mudah dalam mereview .
3.Time keeper, menjadi bagian yg tak kalah penting untuk menjaga rapat on schedule
4.Tunjuk organizer , notulen .. dan update sebelum acara ke pimpiman organisasi atau pimpinan rapat terhadap agenda yang akan dibahas dan objectivenya.
5.Bagi presenter tampilkan gambaran besar baru ke rinci ... ( Usahakan fokus pada objective dari rapat )
6.Ditunjuk pimpinan yang cakap dalam mengendalikan mengendalikan rapat
7.Lakukan Evaluasi dan perbaikan secara berkesinambungan
Semoga Bermanfaat, salam sukses Suratman | 0815 7470 4545 Operational Excellence Consultant Learning Development Division http://id.linkedin.com/in/suratman yahoo ID : suratman2545