Mahasiswa Turut Serta Membantu dalam Mengelola Kearsipan Milik Kementerian Negara

Perpindahan Ibu Kota Nusantara (IKN) ke Kalimantan Timur telah digarap dengan serius mulai tahun 2019. Dalam proses perpindahan ini, segala hal harus dipersiapkan untuk dipindah ke ibu kota yang baru, sehingga seluruh lembaga negara harus berpartisipasi dengan baik untuk mewujudkan perpindahan tersebut.

Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral (KESDM) termasuk dalam salah satu Lembaga Negara yang akan pindah ke IKN pada klaster tiga. Dalam persiapan perpindahan IKN tersebut, tentunya ada banyak yang perlu dikelola sebelum nantinya akan dilaksanakan pemindahan, salah satunya ialah mengelola berkas-berkas arsip agar tetap terpelihara dengan baik dalam pemanfaatannya di ibu kota yang baru nantinya. Arsip dalam kementerian terbagi menjadi dua jenis: arsip aktif dan dinamis. Arsip aktif memiliki sifat yang permanen, memiliki nilai sejarah dan ilmu pengetahuan, sedangkan arsip dinamis, dibagi menjadi arsip aktif, dinamis, dan vital, merupakan arsip yang digunakan secara langsung berdampingan dengan penciptaan arsip, dan disimpan dalam jangka waktu tertentu.

Pada tahun 2023 ini, Mahasiswa Universitas Negeri Malang, diantaranya 6 mahasiswa S1 Ilmu Perpustakaan yaitu Anastasia Intan Putri Kristiningrum, Jihan Rifdah Arviana, Juliana Dear Margaretha, Lidwina Devita, Nabila Shifa Nissa, dan Naura Nadezhda mendapatkan kesempatan berharga untuk turut serta membantu pengelolaan kearsipan Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral sebagai bagian dari proses perpindahan IKN dalam program magang merdeka. Program magang yang dilakukan oleh 6 mahasiswa tersebut bertempatkan di Gedung Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral yang berada di jalan Yaktapena Raya No. 62 Pondok Ranji, Ciputat Timur, Kota Tangerang Selatan. Adapun kegiatan magang tersebut terlaksana berkat dukungan PT. Indoraj Arsip Multiguna, penyedia jasa di bidang kearsipan yang terbukti sudah memiliki akreditasi kearsipan oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). Adapun keikutsertaan mahasiswa dalam program magang merdeka ini bertujuan untuk mengembangkan keterampilan teknis maupun kemampuan interpersonal khususnya di bidang kearsipan yang dipilih sebagai fokus mata kuliah.

Dokpri

Dalam proses magang tersebut, arsip yang mahasiswa kelola ialah arsip dinamis inaktif. Pengelolaan dilakukan sesuai dengan Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 9 Tahun 2018 Tentang Pedoman Pemeliharaan Arsip Dinamis pasal 15 ayat (3), yang menjelaskan bahwa penataan arsip inaktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan melalui kegiatan: a. pengaturan fisik Arsip; b. pengolahan informasi Arsip; dan c. penyusunan daftar Arsip Inaktif.
 
Kegiatan magang berlangsung selama 1 (satu) semester, yakni selama 4 bulan, terhitung dari tanggal 1 Agustus 2023 sampai dengan 1 Desember 2023 dengan 6 (enam) hari kerja. Selain para mahasiswa magang, pengelolaan arsip juga dilakukan oleh para pegawai proyek dari PT. Indoraj Arsip Multiguna. Sehingga, total pengelola arsip berjumlah kurang lebih 30 orang. Selama bekerja, para pengelola arsip harus mengikuti protokol, yakni tidak membawa dan menggunakan ponsel ke lokasi kerja demi menjaga keamanan dan keeksklusifan berkas arsip. Dalam proses magang tersebut, mahasiswa mendapat kesempatan untuk melatih dan menambah soft skill dan hard skill dalam dunia kearsipan. Kemampuan yang telah diperoleh mahasiswa ketika menjalani perkuliahan di kampus dikolaborasikan dengan ilmu baru yang diperoleh selama kegiatan magang berlangsung. Selama kegiatan magang berlangsung, mahasiswa diajak terjun langsung untuk mengetahui tahapan dalam pengelolaan arsip milik delapan biro yang ada di Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral, antara lain Biro Keuangan, Biro Hukum, Biro Sumber Daya Manusia, Biro Komunikasi Layanan Informasi Publik dan Kerjasama, Biro Perencanaan, Biro Pusat Pengelolaan Barang Milik Negara, Biro Umum, serta Biro Jaminan dan Restitusi.

Tahapan dalam kegiatan pengelolaan berkas arsip tersebut diantaranya yaitu penerimaan berkas arsip dari user (pemilik berkas arsip) kepada pihak Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral, pemilahan dan manuver berkas arsip berdasarkan tahun terciptanya arsip, pemberian kode klasifikasi terhadap berkas arsip berdasarkan subjek berkas arsip, ini mengacu pada Peraturan Keputusan Menteri Nomor 167 tahun 2020 dan Peraturan Menteri Energi dan Sumber Daya Mineral Nomor 52 tahun 2006. Setelah itu, dilakukan kegiatan pengelompokan antar berkas arsip dengan kode klasifikasi dan tahun yang sama. Lalu seluruh berkas arsip tersebut dimasukkan ke dalam boks penyimpanan arsip. Setiap boks arsip dapat menampung berkas arsip dengan jumlah yang bervariasi antara satu hingga ratusan berkas arsip. Kemudian, berkas arsip yang telah tersimpan rapi di dalam boks arsip siap untuk didistribusikan kepada tim entry data. Tim entry data bertugas untuk melakukan penyusunan daftar arsip ke dalam aplikasi Microsoft Excel. Data pada berkas arsip yang perlu untuk diinput ke dalam aplikasi Microsoft Excel yaitu, nomor item, nomor berkas, nomor dan perihal setiap berkas arsip, kode klasifikasi, tanggal, bulan, dan tahun pembuatan arsip, kondisi fisik arsip, tingkat keaslian arsip (asli/copy), nomor boks arsip, ruangan penyimpanan berkas arsip, dan lain sebagainya. Kemudian, dilakukan kegiatan sinkronisasi data untuk memeriksa kesesuaian dan kelengkapan data pada berkas arsip yang telah diinput dengan fisik berkas arsip yang bersangkutan. Selanjutnya, barulah label untuk memberikan identitas pada setiap berkas arsip dicetak dan ditempelkan pada boks berisi berkas arsip.

Pada akhirnya, dapat dikatakan bahwa pengelolaan arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral berjalan dengan cukup lancar. Dalam pelaksanaan magang tersebut, mahasiswa mendapat banyak bantuan dan bimbingan dalam menyelesaikan pekerjaan, sehingga tentunya akan menjadi salah satu pengalaman dan pengetahuan yang bermanfaat untuk di masa depan kelak.

Selain pengalaman kerja dalam bidang arsip, terdapat hal lain yang dapat diperoleh selama mengikuti kegiatan magang ini yakni tentang kebersamaan dan kekompakan para mahasiswa. Perlu diketahui, para mahasiswa yang secara keseluruhan berdomisili Jawa Timur, tentunya memerlukan sebuah tempat tinggal sementara agar bisa bekerja secara langsung turun ke lapangan yang berada di Kota Tangerang Selatan. Hal ini tentunya didukung oleh PT Indoraj Arsip Multiguna yang memberikan fasilitas sebuah rumah untuk ditinggali bagi para mahasiswa yang jaraknya dekat dengan Gedung Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral sehingga dapat memudahkan akses para mahasiswa untuk bekerja pada tiap harinya, serta menambah pengalaman tentang kebersamaan hidup suka maupun duka dalam satu rumah yang sama selama kurang lebih 4 bulan lamanya.

Dokpri

Kebersamaan juga dapat dilihat dari proses kerja pengelolaan arsip, yang dimana semuanya bergotong royong membantu satu sama lain untuk mengerjakan berbagai macam bagian pekerjaan dan saling bekerja sama dalam memecahkan masalah guna mencapai tujuan bersama, yakni terselesaikannya proyek arsip di Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral. Selama kegiatan magang sehari-hari juga terasa menyenangkan karena didukung dengan lingkungan sosial yang nyaman, yakni para staf atau pegawai PT Indoraj Arsip Multiguna yang ramah dan sangat mengayomi para mahasiswa magang sehingga pekerjaan pun dapat selesai dengan maksimal dan memuaskan.

Harapan untuk kedepannya bahwasanya program magang ini dapat terus berjalan karena banyak ilmu yang didapatkan, melatih keterampilan soft kill dan hard kill yang tidak kami dapatkan selama proses pembelajaran di kelas serta dapat mengenal bagaimana terjun langsung ke dunia kerja di bidang kearsipan.

Dokpri