Strategi Mencapai Komunikasi Organisasi yang Efektif di Era Digital

Secara umum, era digital dapat dikatakan sebagai sebuah zaman yang segala sesuatunya telah dioptimalkan melalui teknologi dimana teknologi informasi berhasil mengatasi kesenjangan ruang dan spasial. Era digital ditandai dengan semakin luasnya jaringan teknologi komunikasi dan informasi yang terintegrasi Bernama internet. Semakin berkembangnya teknologi, maka semakin bertambah pula inovasi dan peluang yang bisa dilakukan oleh media dalam memberikan informasi yang dibutuhkan oleh masyarakat (Hayati & Ariestanty, 2023) .Tentu saja era digital membawa sejumlah perubahan pada kehidupan manusia. Tidak hanya perubahan positif, namun era digital juga berhasil memberikan perubahan negatif pada kehidupan manusia. Salah satu contoh perubahan negatif yang terjadi di era digital yaitu berkurangnya interaksi sosial dan komunikasi sosial. Dalam artikel ini, kita akan membahas tentang komunikasi organisasi serta strategi yang dapat kita lakukan agar dapat mencapai komunikasi yang efektif dalam suatu organisasi di era digital.
Ketetapan kehidupan manusia di dunia ini adalah dengan komunikasi. Kehidupan manusia akan terlihat hampa jika tidak ada komunikasi. Interaksi antar manusia baik secara individual, kelompok ataupun organisasi tidak dapat terjalin tanpa adanya komunikasi. Komunikasi secara sederhana diartikan sebagai proses penyampaian pesan dari sumber ke penerima. Menurut Wahlstrom dalam Teddy (2021) komunikasi adalah proses dimana terjadi pemberian dan penerimaan informasi, gagasan dan perasaan yang tidak hanya dilakukan secara lisan dan tertulis melainkan dapat dilakukan melalui bahasa tubuh, atau hal lain di sekelilingnya yang dapat memperjelas sebuah makna. Sementara pengertian dari organisasi yaitu frame work dari bentuk kerjasama manusia untuk mencapai tujuan bersama (Supardi et.al, 2004:1). Organisasi dapat dipandang sebagai suatu wadah, suatu proses, dan suatu system sebagai alat untuk mencapai tujuan. Para ahli mengemukakan bahwa organisasi memiliki beberapa unsur seperti unsur kerja sama, unsur orang yang bekerjasama serta unsur tujuan bersama yang hendak dicapai. Dalam suatu organisasi, komunikasi adalah elemen terpenting yang harus berjalan dengan efektif. Efektivitas organisasi tergantung pada kualitas komunikasi yang dijalankan oleh pimpinan maupun anggota organisasi (Athik, 2021). Komunikasi memberikan eksistensi pada struktur organisasi untuk dapat menjalankan peran dan fungsinya secara optimal. Organisasi harus melakukan komunikasi baik di lingkup internal maupun eksternal untuk keberlangsungan dan perkembangan organisasi. Seiring dengan pertumbuhan organisasi, komunikasi akan menjadi lebih kritis dan kompleks.
Dalam berkomunikasi terutama di era digital, tentu saja terdapat berbagai tantangan yang akan menghambat efektivitas dan kelancaran komunikasi. Teknologi membuat turunnya interaksi sosial yang dilakukan oleh masyarakat. Sebagian besar masyarakat lebih memilih untuk bermain gadget dan internet daripada berbincang-bincang dan berdiskusi dengan orang lain. 

Berikut adalah beberapa strategi berkomunikasi dalam suatu organisasi yang dapat dilakukan untuk menghadapi era digital:

1. Pemanfaatan teknologi komunikasi yang tepat
Di era digital saat ini, ketika teknologi menjadi bagian tak terpisahkan dari kehidupan sehari-hari, dinamika komunikasi organisasi mengalami perubahan yang signifikan. Organisasi harus mampu beradaptasi dengan perubahan tersebut dan memanfaatkan berbagai platform komunikasi digital untuk memperkuat keterlibatan anggota organisasi dan memastikan arus informasi yang lancar. Dengan memanfaatkan platform digital seperti email, aplikasi kolaborasi seperti Slack atau Microsoft Teams dan media sosial, organisasi dapat mempercepat aliran informasi dan memfasilitasi interaksi antar anggota tim. Teknologi ini tidak hanya membantu dalam menyampaikan pesan dengan lebih cepat, tetapi juga memungkinkan kolaborasi yang lebih baik dalam proyek-proyek bersama.

2. Kejelasan dan keterbukaan informasi
Adanya sikap terbuka (open-mindedness) merupakan salah satu keharusan dalam organisasi yang harus dilaksanakan. Terkadang ada hal-hal yang sulit disampaikan dalam suatu komunikasi yang akhirnya menyebabkan adanya kesalahpahaman dan hal- hal penghambat lainnya dalam sebuah hubungan antar manusia. Menurut pandangan Joseph A. DeVito (2011:259), bahwa salah satu karakteristik komunikasi efektif adalah keterbukaan. kualitas keterbukaan komunikasi setidaknya menunjukkan tiga aspek, yaitu:
1) saling terbuka dalam berkomunikasi sehingga terjadi pertukaran informasi, yakni komunikator bersedia menyampaikan secara lengkap informasi yang seharusnya disampaikan kepada komunikan.
2) berkomunikasi untuk bereaksi secara jujur, yakni komunikator mengungkapkan secara spontan reaksinya (tidak dibuat-buat) kepada komunikan.
3) komunikator bertanggung jawab terhadap apa yang diungkapkan. Dengan keterbukaan komunikasi dan proses menciptakan suatu organisasi yang kondusif, sangat berpengaruh terhadap kinerja individu atau anggota organisasi maupun efektivitas organisasi itu sendiri. Organisasi berjalan efektif apabila iklim organisasi tersebut berlangsung dengan kondusif. Suasana kondusif merupakan sebuah keadaan “aman terkendali” yang bisa dikatakan selaras, nyaman, sesuai kondisi yang tercipta dengan baik.
Kejelasan dalam penyampaian informasi adalah kunci untuk menghindari kesalahpahaman di dalam organisasi. Organisasi harus memastikan bahwa semua pesan yang disampaikan jelas dan mudah dipahami oleh semua anggota. Selain itu, keterbukaan informasi juga penting untuk membangun kepercayaan di antara anggota tim. Dengan berbagi informasi secara transparan, anggota akan merasa lebih terlibat dan memiliki rasa tanggung jawab terhadap tujuan bersama.

3. Pengaturan waktu yang efektif
Pengaturan waktu dalam komunikasi sangat penting untuk memastikan bahwa informasi disampaikan pada saat yang tepat. Hal ini berkaitan dengan penjadwalan rapat, pengiriman email, atau pengumuman penting agar tidak bertabrakan dengan aktivitas lain yang mungkin mengganggu fokus anggota tim. Dengan manajemen waktu yang baik, organisasi dapat meningkatkan produktivitas dan memastikan bahwa semua anggota dapat berpartisipasi secara aktif dalam proses komunikasi. Setelah menerapkan pengaturan waktu, penting untuk melakukan evaluasi terhadap efektivitas jadwal yang telah dibuat. Jika terdapat kendala atau perubahan situasi, organisasi harus siap untuk menyesuaikan jadwal agar tetap relevan dan efektif.

4. Penerapan etika komunikasi digital
Etika komunikasi digital menjadi hal penting yang harus dimiliki oleh semua orang dalam setiap interaksi melalui media digital agar tidak menyalahi undang undang yang berlaku yaitu UU ITE. Organisasi juga harus menetapkan pedoman etika untuk komunikasi digital termasuk cara berinteraksi yang baik di media sosial, penggunaan bahasa yang sopan, serta perlindungan terhadap privasi dan data pribadi tiap individu. Penerapan etika ini tidak hanya melindungi reputasi organisasi tetapi juga menciptakan lingkungan kerja yang positif dan saling menghormati.

5. Pelatihan dan pengembangan keterampilan digital
Di era ini, teknologi informasi dan komunikasi telah mengubah cara kerja dan interaksi antara individu dan organisasi. Setiap individu perlu mengikuti perkembangan teknologi dan perlu memiliki keterampilan digital yang relevan untuk dapat beradaptasi dengan perubahan yang terjadi (Suryani & Suhartanto 2019). Dalam menghadapi tantangan komunikasi di era digital, organisasi perlu memberikan sejumlah pelatihan kepada anggotanya mengenai keterampilan digital termasuk penggunaan alat komunikasi digital, manajemen konten, serta analisis data untuk memahami audiens dengan lebih baik. Dengan meningkatkan keterampilan digital setiap anggota, organisasi dapat memastikan bahwa mereka siap menghadapi dinamika komunikasi yang terus berubah.

Dengan menerapkan strategi-strategi ini, diharapkan organisasi dapat mengoptimalkan komunikasi internal dan eksternal yang pada waktunya akan mendukung keberhasilan dan pertumbuhan organisasi di era digital.

Ingin tahu berbagai artikel populer menarik lainnya? Yuk kunjungi website https://bk.fip.unesa.ac.id/