Â
Mari mengenal Hakikat Rapat,Notula dan Peran Notulis
23 Desember 2024
Artikel ini membahas tentang hakikat rapat, notula, dan peran penting notulis dalam sebuah organisasi. Rapat merupakan pertemuan formal atau informal yang bertujuan untuk berdiskusi, bertukar pikiran, dan mengambil keputusan. Notula adalah catatan resmi yang berisi ringkasan jalannya rapat, termasuk keputusan yang diambil. Notulis berperan penting dalam memastikan semua poin-poin penting dalam rapat terdokumentasi dengan baik.
Beberapa hakikat dalam rapat yang pertama komunikasi adalah rapat menjadi wadah untuk pertukaran informasi atau gagasan antar anggota.Kedua Kolaborasi adalah Rapat memungkinkan anggota untuk bekerja sama dan mencapai tujuan bersama.Tujuan dari rapat  yang pertama penyampaian Informasi adalah rapat digunakan untuk menyampaikan informasi penting kepada anggota.Kedua masukan dan solusi adalah rapat memungkinkan anggota untuk memberikan masukan dan solusi atas masalah yang dihadapi.Ketiga kerja sama adalah rapat mendorong anggota untuk bekerja sama dan membentuk sikap yang diinginkan.Keempat pengambilan keputusan adalah Rapat bertujuan untuk mengambil keputusan bersama yang menguntungkan organisasi.
Selanjutnya hakikat notula adalah catatan tertulis yang berisi ringkasan jalannya rapat, termasuk poin-poin penting yang dibahas, pendapat-pendapat yang muncul, serta keputusan yang diambil. Notula bersifat resmi dan menjadi dokumen penting sebagai bukti administrasi dan arsip organisasi.Beberapa hakikat notula yang pertama dokumentasi notula berfungsi sebagai arsip resmi organisasi yang mencatat jalannya rapat.Kedua referensi notula menjadi bahan acuan untuk tindak lanjut keputusan rapat.Ketiga transparansi notula membantu anggota organisasi yang tidak hadir tetap mendapatkan informasi rapat.Struktur notula rapat sebagai berikut  pertama judul rapat ditulis sesuai dengan tujuan rapat.Kedua waktu dan tempat rapat dicatat dengan rinci.Ketiga daftar anggota yang hadir dan tidak hadir dicatat.Keempat tujuan rapat topik pembahasan dan tujuan rapat ditulis dengan jelas.Kelima pembahasan, hasil, dan kesimpulan rapat ditulis secara ringkas dan lengkap.Keenam action plan rencana tindak lanjut yang harus dilakukan peserta dicatat.Ketujuh tenggat waktu untuk penyelesaian action plan dicantumkan.Kedelapan diskusi lain diskusi yang dapat dijadikan referensi untuk rencana tindak lanjut ke depan dicatat.Kesembilan follow up meeting rencana follow up meeting dicantumkan untuk memastikan pembahasan terlaksana.
Selanjutnya peran notulis sebagai berikut yang pertama mencatat jalannya rapat dengan cermat, termasuk nama peserta, waktu rapat, dan poin-poin diskusi.Kedua menyusun notula secara sistematis dan sesuai dengan format yang berlaku.Ketiga mengirim notula kepada ketua rapat atau pihak yang berwenang untuk dikoreksi dan disetujui.Beberapa kualitas notulis sebagai berikut teliti,mendengarkan,menulis cepat,objektif.
Rapat merupakan sarana penting untuk berdiskusi dan mengambil keputusan dalam sebuah organisasi. Notula berfungsi sebagai arsip resmi yang mencatat jalannya rapat, sementara notulis memiliki peran strategis dalam memastikan informasi rapat ditulis dengan akurat, jelas, dan sistematis.
Â
