Mengapa Penting Menggunakan Bahasa yang Jelas dan Formal dalam Korespondensi Bisnis atau Organisasi?

Penggunaan bahasa yang jelas dan formal dalam korespondensi bisnis atau organisasi sangat penting karena beberapa alasan:

1. Mencegah Kesalahpahaman: Bahasa yang jelas meminimalkan risiko kesalahpahaman. Pesan yang disampaikan dalam bahasa formal lebih terstruktur dan lugas, sehingga maksud dan tujuan lebih mudah dipahami oleh penerima. Misalnya, dalam surat penawaran kerja, jika bahasanya tidak jelas, calon karyawan bisa salah memahami syarat dan ketentuan yang berlaku.

2. Membangun Profesionalisme: Bahasa formal mencerminkan sikap profesional dalam dunia bisnis. Hal ini menunjukkan bahwa pengirim surat atau pesan memiliki etika dan tata krama yang baik dalam berkomunikasi. Contoh: surat resmi dari perusahaan kepada klien akan menggunakan bahasa yang formal dan sopan, seperti "Dengan hormat, kami ingin menginformasikan bahwa..."

3. Menjaga Citra dan Reputasi Perusahaan: Menggunakan bahasa yang formal membantu perusahaan menjaga citra yang baik di mata klien, rekan kerja, atau masyarakat umum. Hal ini memperkuat kepercayaan dan membangun hubungan yang baik. Misalnya, dalam korespondensi resmi seperti undangan rapat atau pengumuman, perusahaan akan menggunakan bahasa yang resmi agar terlihat lebih kredibel.

Contoh:

Dalam email bisnis, kalimat seperti "Mohon agar laporan bisa diserahkan sebelum tanggal 30 Oktober" lebih jelas dan sopan dibandingkan "Tolong kirim laporan sebelum akhir bulan." Kalimat pertama menggunakan bahasa formal, sedangkan kalimat kedua terkesan kurang sopan.

Referensi:

Guffey, M. E., & Loewy, D. (2010). Essentials of Business Communication (9th ed.). South-Western Cengage Learning.

Etika Berkomunikasi dalam Bisnis. (2023). Diakses dari https://www.etikabisnis.com/