MONITORING DAN EVALUASI

By. Muh.Taufik

Disajikan pada pelatihan tim monitoring PNPM-PPK

Monitoring adalah pengumpulan informasi secara terus menerus dan teratur yang akan membantu menjawab pertanyaan mengenai proyek atau kegiatan.Monitoring membantu mengingatkan ketika terjadi sesuatu yang salah dan membantu agar pekerjaan tetap pada jalurnya.Monitoring bertujuan meningkatkan efektifitas dan efisiensi dari sebuah proyek atau organisasi, dan didasarkan pada sasaran dan rencana kegiatan yang sudah ditentukan. Monitoringmemungkinkan kita untuk untuk menentukan apakah sumber daya kita telah mencukupi dan telah digunakan dengan baik dan menjadi dasar yang berguna untuk evaluasi apakah kapasitas kita telah layak dan cukup, apakah kita telah benar-benar melakukan apa yang telah direncanakan.

Evaluasiadalah melihat apa yang telah dilakukan,apa yang telah dicapai dan bagaimana mencapainya.Evaluasi adalah perbandingan antara dampak nyata dari proyek dengan perencanaan strategis yang disepakati. Evaluasi bisa bersifat formatif yaitu dilakukan ditengah berlangsungnya proyek atau organisasi agar tejadi perbaikan. Evaluasi juga bersifat sumatif yaitu mengambil pelajaran dari suatu proyek yang sudah selesai.

Tujuan evaluasi ada 2 yaitu :

a)Untuk pembelajaran dan pengembangan

Ini tentang apa yang terjadi dan mengapa, apa yang bisa dan tidak bisa dikerjakan,serta apa yang menjadi kekuatan dan kelemahan proyek.

b)Sebagai bentuk pertanggung jawaban (untuk menunjukkan kepada pihak lain bahwa kita telah bekerja dengan baik).

Lembaga donor ingin mengetahui apakah proyek telah selesai dikerjakan atau tidak, apakah perlu dilanjutkan atau tidak. Banyak proyek harus menanggapi permintaan ini supaya bias bertahan.

Monev bukanlah sulap yang secara ajaib dapat menghilangkan masalah begitu saja, tetapi harus melalui usaha yang keras. Monev juga bukan solusi tapi merupakan alat yang sangat berguna. Secara keseluruhan monev dapat:

vMembantu mengenali masalah dan penyebabnya

vMemberi saran tentang solusi yang paling mungkin bagi masalah yang ada.

vMemunculkan pertanyaan mengenai asumsi-asumsi dan strategi,

vMendorong untuk mereflexikan arah untuk melangkah dan bagaimanacara untuk melangkah,

vMemberi informasi dan gagasan,

vMendorong untuk menindaklanjuti informasi dan gagasan tersebut,

vMemungkinkan pelaku untuk akan membuat perubahan positif.

Membedakan antara monitoring dan evaluasi

Kita harus dapat membedakan monitoring dan evaluasi walaupun keduanya dapat dikerjakan bersama-sama. Contoh : semua organisasi pasti menyimpan rekaman dan catatan, pembahasan apa yang telah mereka kerjakan. Pemeriksaan ini disebut monitoring apabila informasi dikumpulkan secara rutin dan sistematis dan sesuai rencana

Informasi tersebut dapat berupa informasi tentang kegiatan pelayanan, pengguna jasa, maupun tentang faktor-faktor.luar yang mempengaruhi organisasi atau proyek.. Informasi ini dikumpulkan dalam waktu tertentu misalnya : harian, bulanan, atau kuartalan.

Informasi tersebut diibutuhkan untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan :

·Seberapa baik pekerjaan yang kita lakukan?

·Apakah kita melakukan hal yang tepat?

·Perubahan apa yang bisa kita buat?

Pada saat titik ini kita telah sedang memulai evaluasi

Evaluasi adalah studi mendalam yang dilakukan pada saat proyek berlangsung.

PROYEK :

DATA + INFORMASI

MONITORING

EVALUASI

MENGAPA HARUS ADA MONITORING DAN EVALUASI

Monev selalu memungkinkan kita untuk melakukan pemeriksaan terhadap hal-hal penting dari suatu kerja pembangunan. Oleh karena itu monev bisa merubah pertanyaan dari

APAKAH KITA TELAH

MENDAPAT KEUNTUNGAN

APAKAH KITA TELAH MEMBUAT

PERUBAHAN?

Dibanyak organisasi monev dipersyaratkan oleh lembaga donor sebagai alat manajemen, karena pemilik uang ingin mengetahui sejauh mana penggunaan dana telah dilakukan dan sejauh mana kejujuran dari pelaku dilapangan dapat dipercaya. Dan yang lebih penting lagi adalah apakah kegiatan ini telah berhasil membawa dampak perubahan perilaku yang diharapkan?

Secara umum monev digunakan ketika :

*

Membuat system pengumpulan data saat fase perencanaan proyek atau organisasi

*

Perhatian pada efektifitas dan efesiensi kerja

*

Ketika mencapai suatu tahap dalam proyek, atau dalam perjalanan organisasi, ketika kita berfikir evaluasi maka akan sangat berguna untuk melihat apakah pekerjaaan membawa dampak

*

Donor meminta evaluasi eksternal terhadap organisasi dan atau pekerjaan.

SYARAT MONITORING DAN EVALUASI

ØUntuk melihat perkembangan dan capaian program;

ØMenyepakati tujuan yang ingin dicapai dan manfaat yang diharapkan;

ØMembuat kesepakatan prinsip-prinsip yang ingin dicapai.

Jadi monev harus menjadi bagian dari perencanaan kerja paling awal, karena akan sangat sulit untuk kembali keawal dan menyusun system monitoring dan evaluasi setelah pekerjaan berjalan. Sejak awal kita perlu mengumpulkan informasi mengenai kinerja yang berhubungan dengan target yang ingin dicapai.

Caranya :

Semua yang terlibat dalam monev pertama-tama harus membuat rencana kerja yang digambarkan apa yang ingin dicapai dan bagaimana cara pencapaiannya. Rencana kerja tersebut juga harus menyatakan dengan jelas peran dan tanggung jawab, serta tempat dan batas waktu masing-masing.

Sebuah rencana kerja yang jelas terdiri dari :

1.Perubahan yang harus dicapai

2.Keluaran yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan;

3.Kegiatan apa saja yang harus dilakukan;

4.Siapa yang betanggung jawab;

5.Siapa yang terlibat;

6.Kapan dan dimana kegiatan akan dilakukan;

7.Apa bahan-bahan yang diperlukan.

Menyepakati tujuan

Seringkali monev diawasi oleh pihak luar.Hal pertama yang paling penting adalah setiap pihak harus sepakatdengan tujuan dan manfaat yang diharapkan dari suatu proyek.. Secara umum tujuan monev harus mencakup dua hal mendasar yaitu :

Belajar dari pengalaman

• 
  
• Secara terus menerus mencari“pembelajaran baru” dari apa yang sedang dikerjakan.
  
• Untuk meningkatkan efektifitas kinerja berdasarkan tujuan yang telah disepakati;
  
• Untuk meningkatkan efisiensi kinerja, seperti tepat waktu, tidak melebihi batas anggaran, tidak boros dalam menggunakan sumber daya yang ada;
  
• Melihat secara jelas penyebab dari keberhasilan dan kegagalan kegiatan.
  
• Saling bertukar pengalaman yang relevan antar orang, kelompok, desa, maupun lembaga.
  

Bertanggung jawab

• 
  
• Memberikan jawaban yang jujur dan terbuka kepada masyarakat yang ingin mengetahui akuntabilitas program;
  
• Siap menghadapi tantangan dan luwes dalam menghadapi orang lain jika pekerjaan dinilai orang lain tidak sesuai nilai-nilai yang disepakati
  
• Mampu dan harus tertantang untuk meningkatkan akuntabilitas.
  

PERENCANAAN

Perencanaan ini meliputi :

• 
  
• Siapa yang harus dimonitor dan dan dievaluasi
  
• Apa saja indikatornya
  
• Siapa yang akan mengontrol dan mengkoordinasikan prosesnya
  
• Siapa saja yang harus terlibat
  
• Apa peran mereka
  
• Metode dan alat apa yang akan digunakan
  
• Bagaimana menyajikan hasil-hasil monev
  
• Kepada siapa saja hasilnya akan dibagikan
  
• Tanggal-tanggal penting
  
• Tempat-tempat penting.
  

Siapa yang harus dimonitor dan dan dievaluasi : semua tergantung dari tujuan.

Perencanaan : apakah proyek telah direncanakan bersama-sama

Kegiatan: apakah memuaskan misalnya tepat waktu,sesuai anggaran danpenuhpartisipasi atau tidak?

Sumber daya : apakah telah digunakan dengan baik/tidak boros?

Peserta: Apakah orang-orang menunjukkan tanggung jawab dalammenjalankan peran?

Hasil: Apakah hasil yang di inginkan telah tercapai?

Tujuan dan manfaat : Apakah tujuannya telah tercapai?

Apakah masyarakat mendapatkan manfaat dari program yang dilakukan

Indikator yang digunakan untuk mengevaluasi suatu program adalah :

·Fasilitas apa yang tersedia

·Apakah tujuan nyata sesuai dengan tujuan yang diharapkan

·Apakah fasilitas atau kegiatannya mudah diakses dan berguna bagi merekayang membutuhkan

·Apakah fasilitas yang ada telah sesuai dengan harapan

·Seperti apa kualitas kerja dan kualitas proyeknya

·Berapa banyak sumber daya yang telah digunakan untuk mencapai tujuan

·Apakah sumber daya dan kegiatan telah digunakan secara maksimal

·Apakah kegiatannya memberi masukan perubahan yang diharapkan.

Pihak yang mengontrol dan mengkoordinasikan prosesnya

·Sebuah kelompok kerja khusus yang dibentuk oleh masyarakat untuk mengelola sebuah program

·Komunitas sasaran yang relevan

·Masyarakat lain

·LSM

·Pemerintah

·Lembaga donor

·Spesial monitoring dan evaluasi

·Kombinasi semua pihak di atas.

PELAKSANAAN MONITORING DAN EVALUASI

1)Jenis Monitorning dan Evaluasi

§Monev Diri

§Monev Silang

§Monev oleh pihak luar

§Monev Bersama

2)Metode Monev

Dapat dilakukan melalui rapat. kunjungan lapangan atau cara yang lebih khusus seperti pemetaan partisipatif atau studi banding.

3)Alat

Alat monev dapat berupa data, peta, foto, laporan, kuisioner, daftar hadir dll.

§Monev Diri

Misalnya yang dapat dipakai dalam berbagai kesempatan adalah : refleksi harian, reuni, pertemuan kelompok, musyawarah kampung, diskusi bebas, kunjungan lapangan

SETIAP PIHAK PUNYA POSISI DAN PERAN

YANG SAMA

§Monev Silang

Biasanya dilakukan dengan interaksi antar beberapa kelompok,biasanya dengan cara kunjungan kepada kelompok lain yang sedang mengerjakan proyek yang sama misalnya dengan cara studi banding, pertemuan antar desa, kunjungan bersama dan lain-lain. Hal ini dapat dilakukan dimana saja dan kapan saja.

§Monev oleh pihak luar

Metode ini memungkinkan kita belajar kepada orang lain yang mempunyai pandangan yang lebih jernih terhadap permasalahan yang dihadapi.

Idealnya evaluator dari luar memenuhi syarat-syarat :

§Memiliki pengalaman dalam melakukan evaluasi

§Memahami program atau kegiatan yang akan dilakukan

§Tidak terlibat langsung dalam kegiatan

§Mampu menjadi fasilitator untuk menggali informasi dari semua pihak.

Cara yang biasa dilakukan oleh evaluator luar dalam bekerja:

1.Pemeriksaan dokumen

2.Diskusi

3.Wawancara

4.Rapat khusus monev

§Monev Bersama

Biasanya dilakukan ketika kelompok yang terlibat dalam perencanaan dan pelaksanaan proyek sepakat untuk melakukan monitoring bersama, sehingga dapat menilai kesuksesan dan kegagalan proyek secara bersama-sama.

Alat-alat monitoring dan evaluasi

1. 
   
2. Data
   

Monografi desa,catatan keuangan, arsip, kliping koran, daftar hadir, foto, video, dll.

1. 
   
2. Laporan
   

Catatan harian, notulensi rapat, laporan kegiatan, laporan keuangan,proseding dan jurnal dll.

1. 
   
2. Peta
   

Peta desa, peta penggunaan lahan, peta hasil pemetaan partisipatif,foto udara, citra satelit, dll.

1. 
   
2. Formulir
   

Kuisioner, daftar nama, daftar pertanyaan,dll.

PENYAJIAN HASIL MONITORING DAN EVALUASI

Biasanya yang bertanggung jawab untuk mendokumnetasikan hasil-hasil monitoring dan evaluasi adalah penggagas dan pemilik proyek, peneliti, atau ahli lapangan lainnya.

Laporan harus memuat :

üPenjelasan dari kegiatan

üApa yang terjadi saat pelaksanaan program

üKetidaksesuaian dan perbedaan antara rencana dengan pelaksanaan

üAlasan terjadinya perbedaan tersebut

üCara untuk mengatasi perbedaan tersebut.

LAPORAN TERTULIS MONEV

JELAS

PADAT

RINGKAS