Efektifitas Rapat

Rapat dan rapat, mungkin kita sering mendengar hal ini, dan tak jarang pula salah satu dari kita pernah menghadiri ataupun mengadakan rapat. Memangnya ada apa sih dengan rapat? Kenapa harus selalu rapat? Apa saja memangnya yang dibahas dalam rapat? Lalu bagaimana menciptakan sebuah rapat yang efektif itu? [caption id="" align="alignnone" width="300" caption="Gambar : hanifahfitriani.wordpress.com"][/caption] Arti rapat dalam KBBI adalah ; pertemuan (kumpulan) untuk membicarakan sesuatu; sidang; majelis. Kata "sesuatu" disini berarti membicarakan suatu hal yang bersifat urgent, dan disini, produktivitas dari tiap peserta rapat sangat dibutuhkan demi kelancaran serta ke-efektif-an rapat tersebut. Jika di dalam sebuah rapat sering kali terjadi pembicaraan yang tidak fokus, waktu rapat yang kadang molor, dan adanya peserta rapat yang pasif, itu berarti pemimpin rapat kurang bisa menguasai atau mengendalikan jalannya rapat tersebut. Jika berbicara tentang produktivitas, kita tidak hanya berbicara tentang hasil yang diperoleh, tetapi juga berbicara tentang beberapa faktor yang menunjang sebuah proses produktivitas itu sendiri, jadi antara produktivitas, efesiensi dan efektifitas itu merupakan kesatuan yang erat guna menunjang produktivitas itu sendiri. Jadi produktivitas itu bukan saja hasil, tetapi juga sumbangan proses yang efektif dan efisien. Lalu bagaimana membuat sebuah rapat itu menjadi efektif dan efisien?

1. DisiplinSebuah kedisplinan dalam sebuah kelompok kerja jangan dipandang sebelah mata, karena sebuah lingkungan kerja dapat mempengaruhi kinerja anda pula dalam melakukan perkerjaan anda. Kita bisa ambil contoh ; rapat dimulai pada pukul 10 pagi dan anda datang tepat pada waktunya, tetapi ketika anda datang belum seorang pun muncul dalam rapat tersebut. Lantas bagaimana kita mau membuat sebuah rapat yang efektif jika orang - orang yang ada didalamnya tidak menghargai waktu serta tidak disiplin dalam bertindak?
2. TujuanKetika kita ingin memulai suatu rapat, yang harus diutamakan adalah apa tujuan dari rapat tersebut. Jika tidak ada tujuan, buat apa diadakannya rapat? Sebuah tujuan yang akan dicapai dalam sebuah kelompok kerja dapat mempengaruhi produktifitas para peserta rapat, jika terdapat peserta rapat yang "pasif" bisa jadi ia tidak tahu apa yang akan dicapai pada rapat tersebut. Oleh karena itu, sebelum kita memulai rapat, review kembali hasil - hasil rapat sebelumnya lalu sampaikan kepada seluruh peserta rapat dan tentukan apa yang kan anda capai pada rapat kali ini sehingga tidak terjadi agenda - agenda rapat yang "molor".
3. KomunikasiSeringkali pemimpin rapat hanya berbicara di depan para peserta rapat tanpa adanya feedback, ini terjadi karena pemimpin rapat "terlalu" menguasai jalannya rapat. Seharusnya, agar sebuah rapat itu efisien, haruslah terjalin komunikasi dua arah antar peserta dan pemimpin rapat. Memang, seorang pemimpin rapat itu "menguasai" apa dan bagaimana rapat itu dilaksanakan serta dijalankan, tetapi demi dan untuk mengembangkan potensi serta ide - ide peserta rapat, pemimpin rapat janganlah selalu "menyuapi" tetapi cobalah anda untuk melemparkan "umpan" pada rekan anda dan biarkan rekan anda tersebut yang mengembangkannya. Memberikan Umpan Balik :
   1. Umpan balik terburuk bersifat personal dan menilai.
   2. Umpan balik paling efektif bersifat obyektif dan deskriptif
   NB : Penulis merasa masih banyak yang kurang dalam tulisan ini, jadi sewaktu -waktu tulisan ini bisa di-edit. Semoga bermanfaat.