Tender bisa dimenangkan oleh peserta yang paling siap. Persiapan tender bahkan dimulai sebelum RFP (Request for Proposal) dikeluarkan oleh panitia Tender. Jika RFP sudah dikeluarkan kemungkinan kita memenangkan tender sangat kecil, hanya faktor keberuntungan dari kesialan pesaing yang memungkinkan kita untuk menang. RFP menunjukkan user sudah memahami kebutuhan dan sudah ada pihak tertentu yang “mengatur” RFP secara teknis.
User dari panitia tender butuh bantuan provider ketika menyusun RFP. Terkadang kebutuhan sudah begitu jelas dipahami user, tapi dalam menuangkan kedalam bentuk baku RFP mereka mengalami kesulitan. Atau bahkan user belum mengetahui kebutuhan sebenarnya, mereka hanya mendapatkan perintah dari top management tapi kesulitan menerjemahkan perintah tersebut kedalam detail teknis.
RFP terbaik supaya menang adalah RFP yang disusun sendiri oleh peserta tender. Agar mendapatkan kepercayaan dari user, Pekerjaan Rumah utama account manager adalah dekat dengan user. Jika Account Manager sudah dekat dengan user, proses selanjutnya adalah menjawab pertanyaan dibawah.
1.Pahami bisnis dari perusahaan user secara menyeluruh Beberapa pertanyaan yang membantu adalah sebagai berikut
-Apa bisnis yang mereka jalankan?
-Bagaimana posisi mereka terhadap pesaing?
-Tantangan bisnis apa yang mereka hadapi?
-Apa KPI utama dari user ? apa Concern utama mereka?
Tidak semua pertanyaan diatas dijawab dalam proses wawancara, bahkan dalam banyak hal bisa ditemukan via internet dan sumber sumber lainnya.
2.Pahami bagaimana kebutuhan bisnis mereka dipenuhi saat ini. Beberapa pertanyaan yang membantu adalah sebagai berikut:
-Siapa penyedia layanan “incumbent” saat ini?
-Kapan kontrak berakhir?
-Detail teknis dari layanan yang pesaing sediakan saat ini?
-Ketidak puasan user terhadap layanan yang ada saat ini?
-Hal hal apa saja yang belum dipenuhi oleh pesaing saat ini?
-Harapan kedepan user terhadap layanan yang diberikan oleh pesaing saat ini?
-Harga yang diberikan oleh pesaing saat ini?
3.Pahami pesaing secara menyeluruh
-Bagaimana posisi mereka di industry?
-Teknologi dan service yang mereka berikan kepada customer?
-Teknologi/layanan apa yang belum bisa mereka berikan kepada customer?
Semua jawaban dari pertanyaan diatas adalah pemahaman yang menyeluruh terhadap kebutuhan pelanggan dan posisi pesaing. Di internal kita harus mendiskusikan hal hal yang bisa kita penuhi sebagai added value yang tidak bisa diberikan oleh pesaing.
RFP yang kita susun bersama dengan user harus “mengunci” secara teknis, sehingga pesaing tidak bisa memenuhi RFP tersebut atau jika pesaing bisa memenuhi RFP dengan cost yang tinggi.
mohamaddarmawan@yahoo.com