Planning and action merupakan dua aspek penting yang harus kita perhatikan dalam mengadakan sebuah kegiatan. Dikarenakan hal ini menjadi pondasi utama berlangsungnya kegiatan, jika ada satu dari dua aspek diatas tidak dipersiapkan dengan matang, maka sudah pasti kegiatan tersebut tidak akan berjalan dengan baik, dan akan menimbulkan banyak kerugian kerugian lainnya, seperti kurangnya antusiasme dari pihak audience,jika audience saja tidak respect terhadap kegiatan yang kita adakan, bagaimana kita bisa memberikan branding yang baik untuk kegiatan tersebut. Maka dari itu dalam artikel ini, kami akan memberikan sedikit pengalaman terkait penting nya planning and action dalam mengadakan sebuah kegiatan.
Pada tanggal 2 oktober 2024, dosen pengampu kami pada mata kuliah Public Speaking, UIN Sunan Kalijaga, memberikan tugas Ujian Akhir Semester (UAS) kepada kami untuk melaksanakan kegiatan praktikum seminar public speaking sekaligus sebagai bentuk implementasi dari materi yang telah kami pelajari. Kegiatan ini diwajibkan untuk diadakan di sekolah-sekolah mulai dari jenjang Sekolah Dasar (SD) hingga Sekolah Menengah ke Atas (SMA), dan kami diberikan waktu sekitar 2 minggu untuk mencari dan menkonfirmasi Lokasi sekolah yang akan kita pilih untuk kegiatan ini.
Untuk pelaksanaan seminar sekolah sendiri diberikan rentang waktu hingga 1 bulan lamanya dari 28 Oktober hingga 22 November 2024. dari penjelasan singkat diatas sudah sangat jelas bahwa planning itu sangat penting bukan? dimulai dari 2 minggu waktu yang diberikan untuk memilih tempat, hingga 1 bulan menentukan tanggal pelaksanaan kegiatan menunjukkan bahwa untuk mengadakan acara yang terbilang cukup besar ini memerlukan persiapan dari jauh-jauh hari.
1.PENENTUAN TEMPAT DAN MATERI
Dalam poin ini kami akan memberikan pengalaman persiapan kami menjelang kegiatan seminar. Hal pertama yang kami lakukan untuk menyusun perencanaan awal adalah menentukan sekolah mana yang akan kita pilih, dikarenakan ini adalah tugas uas yang mana tema sudah ditentukan, sehingga masing masing kelompok cukup memilih salah satu tema tersebut. Dari kelompok kami memilih SMK Muhammadiyah 1 Yogyakarta sebagai tempat praktikum seminar public speaking. Dan membuat janji kepada pihak sekolah untuk menentukan tanggal pelaksanaannya, disepakati pada 29 oktober 2024. Sekiranya kami hanya memiliki waktu 2 minggu untuk mempersiapkan kegiatan ini.
Untuk mempermudah runtutan rancangan yang akan kami buat, kami juga membuat timeline agar rancangan kami terstruktur dalam proses eksekusinya. Karena tema besar yang kami pilih adalah public speaking, maka judul yang kami angkat untuk kegiatan ini adalah "Mastering The Art Of Public Speaking" atau menguasai seni berbicara di depan umum. Harapannya agar bisa membantu para audiens memahami bahwa di dalam komunikasi pun juga ada seninya. Materi yang akan dipersiapkan diantaranya ada cara cara meningkatkan kepercayaan diri, pentingnya ingatan bagi seorang public speaker, macam macam Teknik pembukaan, hingga beberapa tipe audiens dan pembicara. Para pemateri juga telah mempersiapkan jargon dan beberapa kalimat penyemangat yang digunakan untuk memantik semangat para audiens serta bisa membuat suasana seminar semakin hidup.
Tak hanya itu, kami memanfaatkan momen ini untuk melengkapi keperluan kegiatan yaitu berupa flyer, sertifikat, dan rundown. Flyer kegiatan berisikan foto tim, dosen, nama kepala sekolah/perwakilan, lokasi serta waktu kegiatan. Sertifikat nanti nya akan diserahkan kepada pihak sekolah sebagai cenderamata dan bentuk  ucapan terima kasih kami karena telah memberikan sebagian waktu, tempat serta berpartisipasi memberikan dukungan untuk kami melaksanakan praktikum seminar ini. Dari kami pun juga telah menyediakan doorprize bagi audiens yang aktif dan berani bertanya.
2. PERSIAPAN LOGISTIK
Dalam mempersiapkan kegiatan tentunya sangat penting untuk mempersiapkan keperluan logistik agar tidak ada hambatan dalam pelaksanaan kegiatan. Persiapan logistik yang kami persiapkan menyesuaikan kegiatan yang diadakan dan dikarenakan dari pihak sekolah telah membantu kami dalam menyediakan alat bantu pembelajaran seperti, proyektor, layer, bahkan sampai microphone, Dalam hal ini kami hanya menyiapkan sertifikat sebagai cenderamata kepada pihak sekolah, dan beberapa doorprize bagi audiens yang beruntung, pada Langkah ini pastinya kami diskusikan biaya anggaran yang akan dikeluarkan untuk melaksanakan kegiatan yang nantinya digunakan untuk membeli barang barang yang sudah di estimasikan sebelumnya. Tak hanya itu, pada langkah ini juga dimanfaatkan untuk melengkapi panduan kegiatan berupa flyer, sertifikat, dan rundown.
3. KOMUNIKASI YANG TERJALIN
Untuk mengadakan sebuah kegiatan tentunya memerlukan adanya komunikasi dengan bagi tugas mengkoordinasi mulai dari menghubungi pihak sekolah, keperluan apa saja yang perlu dipersiapkan, hingga materi yang akan disampaikan. Hal ini dilakukan agar lebih menghemat waktu pengerjaan, dan juga lebih bisa memanfaatkan untuk fokus ke persiapan materi. Dari komunikasi yang terjalin tersebut meminimalisir akan adanya miskomunikasi yang bisa memberi dampak buruk keberlangsungannya kegiatan. Selain itu juga bisa untuk menambah relasi dengan pihak sekolah.
