Membangun Struktur Organisasi Agile Transformation Office

Sebagaimana pentingnya menyelaraskan tujuan transformasi secara keseluruhan, penting pula untuk memberikan ATO tujuan yang jelas yang disepakati oleh para pemimpin di seluruh organisasi perusahaan, dengan masukan mulai dari C-suite hingga orang-orang yang akan berperan dalam ATO. Langkah ini menetapkan proposisi nilai ATO dan menghubungkannya secara eksplisit dengan "mengapa" perlunnya transformasi.

Sebuah perusahaan mendirikan ATO untuk mendorong pergeseran budaya selama agile transformation. ATO memimpin perjalanan dengan tujuan dan sponsor yang jelas, menggalang seluruh organisasi di belakang tujuannya: memberikan nilai kepada pelanggan, insan perusahaan, dan bisnis. ATO menjadi titik sentral, melibatkan para pemimpin perusahaan, fungsi, dan pemimpin bisnis untuk bereksperimen dan menerapkan cara kerja baru. ATO berbeda dengan PMO (Project Management Office).

Perbedaan ATO (Agile Transformation Office) dengan PMO (Project Management Office) tradisional adalah dalam enam mandate yang dilakukan ATO, yakni sebagai berikut:

1. Mendorong peta jalan transformasi untuk meningkatkan kelincahan di seluruh organisasi. Tanggung jawab ini termasuk menentukan kapan dan bagaimana perubahan akan diluncurkan, bersama dengan menentukan bagaimana ATO mendukung setiap fase transformasi. Pemangku kepentingan utama harus menyepakati garis waktu dan kecepatan yang ditentukan.
2. Membangun kemampuan, termasuk merekrut dan meningkatkan talenta. Untuk mengubah dirinya dengan sukses, organisasi harus membangun keahlian baru untuk peran kunci, seperti pemilik produk, pemimpin satu rumpun pekerjaan, dan pelatih yang gesit (lebih lanjut tentang peran ini di bawah). ATO membantu membentuk penciptaan saluran bakat untuk peran ini, baik secara internal maupun eksternal, bekerja sama dengan bagian lain dari organisasi, seperti Human Capital.
3. Melayani sebagai culture dan change champion. Untuk memberi contoh bagi seluruh organisasi, anggota ATO harus mewujudkan prinsip, perilaku, dan pola pikir yang dibutuhkan transformasi. Mereka juga harus mempromosikan manfaat, nilai, dan aspirasi transformasi melalui road show dan bentuk keterlibatan lainnya dengan organisasi yang lebih luas.
4. Melatih pemimpin senior. ATO melatih para pemimpin senior sehingga mereka dapat memperjuangkan transformasi dan memimpin dengan memberi contoh. Agility adalah transformasi top-down dan bottom-up. Pemimpin senior harus menjadi panutan perilaku baru, mendefinisikan pola pikir yang penting, dan memimpin dengan memberi contoh. Untuk melayani orang-orang mereka, mereka sering muncul di acara-acara tangkas.
5. Mengelola saling ketergantungan. Karena ATO sangat terlihat, sehingga bertanggung jawab untuk mengidentifikasi ketergantungan dan potensi sinergi, yang berfungsi sebagai titik kliring akhir untuk keputusan penting.
6. Menciptakan dan menyempurnakan praktik terbaik. Saat transformasi berjalan, ATO terus mengembangkan pemikirannya tentang praktik terbaik dan perilaku yang harus diadopsi oleh seluruh organisasi.

Keputusan tentang apakah ATO harus mengambil semua enam mandat atau hanya beberapa mandate tergantung pada tujuan transformasi secara keseluruhan dan kemajuan perusahaan di sepanjang perjalanan agile transformasion yang dijalankan. Dalam kebanyakan kasus, ATO mendorong desain dan pelaksanaan peta jalan yang gesit dan membangun kemampuan yang gesit.

Perusahaan akan dapat menyadari manfaat penuh dari ATO hanya jika memiliki sponsor yang jelas dan mandat di keenam kategori. Biasanya, mandat ATO bergeser dari waktu ke waktu karena dukungan yang dibutuhkan oleh organisasi berkembang dan tingkat kematangan transformasi meningkat. Untuk memastikan keselarasan dan akuntabilitas, ATO harus memiliki tujuan atau kriteria keberhasilan yang jelas sehingga dapat menilai apakah ada kemajuan.

Tujuan ATO dapat didefinisikan sebagai memberikan nilai di seluruh bisnis, sebagian dengan "adopsi pola pikir yang gesit dan cara bekerja di seluruh lini." Pendekatan uji-dan-belajar ATO melibatkan penempatan sejumlah regu di "garasi", sehingga mereka dapat bekerja dengan caranya sendiri, tanpa (pada awalnya) memengaruhi seluruh organisasi. Cara kerja yang baru kemudian diperluas ke luar secara bertahap.

Garasi, dimaksudkan sebagai ruang eksperimen terkontrol yang dapat mensimulasikan model transformasi yang lebih besar, diberdayakan untuk membuat dan menyempurnakan keputusan dalam model operasi baru. Chief human-resource officer (CHRO) akan membantu memprioritaskan dan mengintegrasikan pelajaran dari workshop dan membangun kemampuan dalam skala besar. 

Sebagai bagian dari peluncuran, ATO menjadi titik sentral untuk mendorong cara kerja yang gesit dan perubahan culture terkait di seluruh organisasi. Tujuan lain dari adanya ATO adalah untuk menskalakan agile transformation ke sebagian besar bisnis inti dan mengubah DNA dasar perusahaan untuk kinerja yang lebih tinggi.

Chief digital officer adalah sponsor eksekutif upaya tersebut yang dihadapkan pada cara berpikir dan cara kerja baru para insan perusahaan. ATO adalah tulang punggung transformasi telekomunikasi, komunikasi terdepan, dan desain model organisasi baru di seluruh bagian bisnis yang gesit dan tidak gesit. 

Dalam kapasitas ini, ATO tidak hanya mendefinisikan peran dan tanggung jawab baru dan bagaimana mereka berinteraksi dengan bagian bisnis yang tidak gesit, tetapi juga melatih orang melalui transisi.

Penulis,