Cara Membuat Mail Merge dengan Gmail dan Spreadsheet

Tahukah kamu, kita bisa mengirim ‘personalized email’ secara masal dengan Gmail?

Kamu pasti pernah mendengar kata ‘mail merge’. Mail merge adalah fitur yang hanya ditemukan dalam Microsoft Word untuk membuat dokumen yang ditujukkan ke banyak orang, namun isi/format dokumen tidak berubah. Contohnya seperti sertifikat, surat undangan, dan kartu ucapan.

Beberapa dari kalian mungkin belum tahu, namun saat ini fitur mail merge sudah tersedia di Gmail!

Lalu, bagaimana cara membuatnya? Caranya mudah saja. Yuk, ikuti langkah-langkah berikut!

Cara Membuat Mail Merge

• Pertama-tama, mari kita buka situs https://developers.google.com/workspace/solutions/mail-merge

Tampilan situs Google Workspace for developers (dokumentasi pribadi).

• Scroll halaman ke bawah dan kamu akan menemukan petunjuk membuat mail merge.

Petunjuk membuat mail merge dengan Gmail dan Spreadsheet (dokumentasi pribadi).

1. Klik “Gmail/Sheets Mail Merge spreadsheet” untuk membuat salinan spreadsheet berisi informasi penerima email (tampilan lihat gambar di bawah ini).

Tampilan awal spreadsheet (dokumentasi pribadi).

2. Isi tabel informasi pada spreadsheet.

• Recepient berisi alamat email tujuan/alamat email penerima
• Email Sent berisi konfirmasi email terkirim

Judul kolom 'Recepient' dan 'Email Sent' tidak boleh diubah dan kolom tidak boleh dihapus (dokumentasi pribadi).

Kamu dapat menambahkan kolom sesuai kebutuhan. Tetapi, jangan merubah judul kolom “Recepient” dan “Email Sent” dan menghapus kedua kolom tersebut!

Berikut ini adalah contoh spreadsheet untuk mail merge surat tagihan

Contoh spreadsheet yang sudah diupdate (dokumentasi pribadi).

Setelah selesai mengisi informasi yang diperlukan, klik Mail Merge > Kirim Email untuk mengaktifkan mail merge.

Klik Mail Merge > Kirim Email untuk aktivasi mail merge (dokumentasi pribadi).

Tampilan yang muncul kemudian adalah seperti berikut. Lalu, klik Lanjutkan.

Lanjutkan Otorisasi Mail Merge (dokumentasi pribadi).

Selanjutnya, pilih akun email milikmu.

Pilih akun Google (dokumentasi pribadi).

Tampilan peringatan dari Google (dokumentasi pribadi).

Akan muncul tampilan peringatan dari Google. Tapi jangan khawatir karena mail merge ini sudah diverifikasi oleh Google ya! Sumber yang kita gunakan juga dari website Google sendiri: https://developers.google.com/workspace/solutions/mail-merge. Jadi, langsung saja kita klik lanjutkan > Buka Gmail/Sheet Mail Merge > Izinkan.

3. Sekarang buka Gmail > tulis surat baru. Setelah kamu selesai menulis surat, salin subjek/judul email.

Yang perlu diperhatikan pada tahap ini:

• Gunakan tanda kurung kurawal sebanyak 2 kali, seperti ini {{ … }}
• Untuk bagian penerima email, salin kata ‘Recepient’ dari judul kolom di spreadsheet (ini tips untuk menghindari kesalahan ketik).

Draft email untuk mail merge (dokumentasi pribadi).

Untuk mengirim email, kembali ke spreadsheet > klik mail merge > kirim email > tempel subjek/judul email > oke.

Salin dan tempel subjek/judul email (dokumentasi pribadi).

4. Selesai! Pada spreadsheet, kolom Email Sent akan terisi ketika email sudah terkirim.

Kolom Email Sent terisi setelah beberapa saat, menandakan email sudah terkirim (dokumentasi pribadi).

Sedangkan pada Gmail akan terlihat seperti ini.

Tampilan email yang sudah terkirim di Gmail (dokumentasi pribadi).

Ini adalah hasil email yang dikirim.

Hasil mail merge. Yang diberi highlight kuning adalah hasil personalisasi mail merge (dokumentasi pribadi).

Setelah selesai, draft surat yang ditulis sebelum mail merge dikirim bisa kamu hapus atau kamu simpan untuk diedit dan digunakan untuk membuat mail merge yang baru. 

Begitu juga dengan spreadsheet yang tadi kamu pakai. Kamu bisa menggunakannya kembali atau memilih untuk membuat spreadsheet baru melalui link https://docs.google.com/spreadsheets/

Tips lainnya! Cobalah dulu beberapa kali menggunakan email pribadimu untuk memastikan mail merge berhasil. Takutnya malu kalau mail mergenya gagal padahal sudah dikirim ke puluhan atau ratusan orang, ups…

Semoga tulisan ini bermanfaat ya!