Pengarsipan merupakan suatu hal yang kerap kali dipandang sebelah mata keberadaannya. Pada kenyataannya, pengarsipan adalah suatu hal yang penting kehadirannya dalam jalannya suatu intsitusi, baik itu institusi pemerintahan maupun institusi swasta. Pengarsipan dalam suatu institusi (lembaga atau perusahaan) juga hadir sebagai pewujudnyataan peningkatan kepastian hukum bagi masyarakat. Pengarsipan ini pula berfungsi sebagai penunjang dalam jalannya suatu pekerjaan atau tugas, baik pekerjaan yang sedang dalam pengerjaan maupun pekerjaan yang sudah selesai. Lebih lanjut lagi mengenai pengarsipan sebagai pewujudnyataan kepastian hukum, negara menghadirkan sebuah lembaga yang dalam hal ini adalah Kantor Imigrasi dalam hal ini adalah pengarsipan map biru (berkas paspor). Mengenai hal ini, diawali mengikuti salah satu program yang ditawarkan oleh Kemdikbudristek yakni program Merdeka Belajar-Kampus Merdeka (MBKM) dan salah satu program yang ditawarkan dari MBKM adalah magang, baik magang pada instansi pemerintahan maupun instansi swasta selama telah bekerja sama (bermitra) dengan universitas terkait, yang mana dalam hal ini adalah Fakultas Hukum Universitas Jember. Melalui program magang, mahasiswa/i diturunkan secara langsung pada instansi terkait. Program magang ini pula diadakan agar mahasiswa/i dapat tahu dan merasakan secara langsung mengenai dunia kerja itu sendiri secara praktik. Tentunya, program magang ini juga memberi banyak manfaat secara bersamaan, seperti mengasah hard skill, soft skill, mengembangkan keterampilan, membangun relasi, menambah pengalaman, meningkatkan kemampuan berkomunikasi, dan lain sebagainya.
Melania Serena Mitang merupakan salah satu mahasiswa peserta magang dari Fakultas Hukum Universitas Jember yang mengikuti program magang dari MBKM. Mahasiswa tersebut mengikuti kegiatan magang yang merupakan program MBKM pada salah satu instansi yang telah bermitra dengan Fakultas Hukum Universitas Jember, yakni Kantor Imigrasi Kelas 1 TPI Jember. Kegiatan magang ini berlangsung sejak tanggal 22 Agustus 2022 - 2 Desember 2022. Dalam kegiatan magang ini, mahasiswa memperoleh ilmu berupa praktik kerja serta layanan apa saja yang disediakan oleh Kantor Imigrasi Kelas 1 TPI Jember. Pada kegiatan magang di Kantor Imigrasi Kelas 1 TPI Jember, peserta magang mengetahui syarat serta proses sampai dengan selesai dari pembuatan paspor, baik itu paspor wisata, paspor umroh, paspor haji, dan lain sebagainya. Lebih lanjut lagi, peserta magang juga dapat mengetahui proses dan syarat pengajuan izin tinggal oleh WNA.
Pengarsipan di Kantor Imigrasi Kelas 1 TPI Jember merupakan hal juga tidak dapat dihilangkan keberadaannya. Dengan demikian, setiap kegiatan atau pekerjaan didalam suatu instansi atau organisasi diharuskan melakukan pengarsipan data dan pengelolaan data menjadi informasi yang bermanfaat bagi instansi atau organisasi tersebut, baik digunakan sebagai bukti atau legalitas maupun sebagai bahan dalam proses pengambilan suatu keputusan. Berkas yang diarsipkan pada Kantor Imigrasi Kelas 1 TPI Jember ialah kumpulan berkas dari syarat pembuatan paspor yang harus dipenuhi oleh Pemohon paspor sebelum mengajukan pembuatan paspor. Pengarsipan pada Kantor Imigrasi Kelass 1 TPI Jember dilakukan dengan berkas-berkas dari tiap Pemohon dimasukkan ke dalam 1 (satu) map biru yang di dalamnya berisi surat-surat syarat pembuatan paspor. Setelah paspor diterbitkan, berkas-berkas tersebut diarsipkan secara khusus pada Bagian Arsip Kantor Imigrasi Kelas 1 TPI Jember. Tujuan dari pengarsipan ini salah satunya ialah untuk memberikan pemenuhan terhadap kepastian hukum bagi tiap Pemohon paspor di Kantor Imigrasi Kelas 1 TPI Jember. Pengarsipan sebagai bentuk pemenuhan kepastian hukum inidilihat sebagai bukti atau dasar hukum yang jelas apabila sewaktu-waktu Pemohon paspor ke depannya akan mengurus hal-hal lain yang tentunya masih berada dalam lingkup kemigrasian. Dengan pengarsipan sebagai bentuk nyata dalam pelaksanaan pemenuhan kepastian hukum bagi tiap Pemohon paspor pada Kantor Imigrasi Kelas 1 TPI Jember, hal ini telah sejalan dengan unsur yang harus diperhatikan untuk ditegakkan dalam hukum Indonesia yang salah satunya adalah kepastian hukum.
