Mahasiswi Psikologi Berikan Sosialisasi sebagai Solusi dalam Mengatasi Hambatan Pergantian Periode pada UKM Untag Surabaya

Surabaya, 21 Juni 2024 -- Program Kuliah Kerja Nyata (KKN) merupakan salah satu bentuk pendidikan dengan cara memberikan pengalaman belajar kepada mahasiswa secara nyata dengan langsung mengabdi kepada masyarakat di luar kampus. Tujuan KKN ini guna meningkatkan sumber daya manusia agar lebih unggul dan berkualitas dimana mahasiswa/i secara langsung mengidentifikasi dan menangani masalah-masalah yang dihadapi masyarakat.  Adapun Universitas 17 Agustus 1945 Surabaya melaksanakan program KKN yang terkonversi ke dalam program Merdeka Belajar Kampus Merdeka (MBKM) yang mana program ini juga memiliki tujuan yang serupa. Sehingga mahasiswa/i dapat mengembangkan hard skills dan soft skills-nya seiring berkembangnya zaman selama melakukan proses pengabdian/pemberdayaan masyarakat tersebut.

Dalam proses pelaksanaan KKN yang terkonversi ke dalam MBKM, mahasiswa/i dituntut untuk menghasilkan program kerja yang mampu mengembangkan sumber daya masyarakat yang berkelanjutan. Hal ini yang menjadi dasar salah seorang mahasiswi fakultas Psikologi dalam mengadakan kegiatan sosialisasi. Kegiatan sosialisasi ini dilaksanakan oleh Maulidya sewaktu menjalankan program MBKM Proyek Kemanusiaannya ditempat mitra yaitu di Biro Kemahasiswaan & Alumni (BKA) Untag Surabaya. BKA merupakan sebuah layanan dalam kampus  yang bergerak dibidang kemahasiswaan terkait dengan kesejahteraan mahasiswa/i. Adanya BKA ini sangat membantu perguruan tinggi dalam menyelesaikan permasalahan dari setiap mahasiswa/i dan memberikan informasi terbaru terkait beasiswa, apreasiasi, perlombaan, maupun karir dan konseling.

Nah, sehingga kegiatan sosialisasi ini diselenggarakan di lingkungan kampus dengan sasarannya, yaitu mahasiswa/i yang tergabung dalam Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM). Sosialisasi yang dihadirkan oleh Maulidya ini mengangkat topik terkait manajemen arsip pada anggota UKM dengan judul materi yang dibawakan langsung olehnya yaitu, "Alur Pengarsipan Data Dalam Mengatasi Hambatan Pergantian Periode Pada Unit Kegiatan Mahasiswa". Pengusulan kegiatan sosialisasi ini tidak serta-merta ada begitu saja, tentunya, Maulidya selaku pengusul telah melakukan diskusi dengan pihak mitra dan menemukan adanya permasalahan yang kerap kali dialami oleh anggota UKM karena kurangnya pemahaman mereka mengenai pentingnya pengarsipan data dalam sebuah organisasi. Selain itu, diketahui bahwa anggota UKM juga seringkali kurang tepat dalam membuat proposal maupun laporan pertanggungjawaban (LPJ) karena tidak adanya arsip dari periode sebelumnya yang dapat digunakan sebagai contoh mereka dalam menyusun proposal maupun lpj seperti arahan dari pihak BKA. 

Pada Kamis (23/5/2024) yang lalu, kegiatan sosialisasi yang diadakan secara daring melalui zoom meeting akhirnya dapat terlaksana dengan dihadiri oleh 23 peserta yang merupakan anggota UKM. Kegiatan yang dipaparkan langsung oleh Maulidya ini tidak hanya membahas tentang pengertian manajemen arsip maupun arsip data saja, tetapi Maulidya juga membahas terkait pentingnya pengarsipan data dan alur teknis pengarsipan yang baik dan sesuai dengan kebijakan perguruan tinggi. Adapun Maulidya yang memberikan informasi kepada anggota UKM mengenai e-mail resmi masing-masing UKM yang telah disediakan oleh perguruan tinggi yang memiliki penyimpanan tak terbatas, sehingga harapannya anggota UKM dapat memanfaatkan e-mail tersebut untuk mengoptimalkan kinerja dalam tiap UKM.

Gambar. Pemaparan Materi/dokpri

Setelah merampungkan seluruh rangkaian kegiatan sosialisasi, Maulidya sangat berterima kasih kepada anggota UKM yang telah bergabung dan aktif dalam kegiatan sosialisasi tersebut. Namun tidak dapat dipungkiri bahwa selama kegiatan berlangsung terdapat kendala pada koneksi yang terjadi beberapa kali selama materi dipaparkan. Tak lupa Maulidya mengutarakan harapannya terkait kegiatan yang telah rampung ini, "Harapannya, semoga sosialisasi ini tidak hanya bermanfaat dalam memberikan informasi dan pemahaman kepada anggota UKM, tetapi juga dapat diterapkan dalam kesehariannya selama menjalankan organisasi. Adapun saya juga memohon maaf sewaktu memaparkan materi sering terlempar keluar zoom dikarenakan kendala jaringan yang terjadi." Ujarnya.

Selain itu, pengusul juga berterima kasih kepada pihak mitra yang telah membantu dalam menyukseskan acara dengan memberikan perizinan dan memberi akses untuk menggunakan zoom meeting BKA. Adapun Ibu Amherstia Pasca Rina, S.Psi., M.Psi., Psikolog, selaku Dosen Pembimbing Lapangan (DPL) yang berada dibalik berjalannya kegiatan ini dengan lancar karena telah memberikan persetujuan atas gagasan yang diusulkan oleh Maulidya dan memberikan bimbingan secara optimal selama pengusul melaksanakan MBKM Proyek Kemanusiaan di BKA maupun KKN yang terkonversi didalamnya hingga tuntas. 

#UntagSurabaya #KitaUntagSurabaya #UntukIndonesia #UntagSurabayaKeren #EcoCampus #Kampuskompeten