Berdasarkan Undang-Undang No.14 Tahun 2008, Informasi merupakan keterangan, pernyataan, gagasan, dan tanda-tanda yang mengandung nilai, makna, dan pesan, baik data, fakta maupun penjelasannya yang dapat dilihat, didengar, dan dibaca yang disajikan dalam berbagai kemasan dan format sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi secara elektronik ataupun non-elektronik. Sedangkan Informasi Publik merupakan informasi yang dihasilkan, disimpan, dikelola, dikirim, dan/atau diterima oleh suatu badan publik yang berkaitan dengan penyelenggara negara dan/atau penyelenggara badan publik lainnya yang sesuai dengan undang-undang dan informasi lain yang berkaitan dengan kepentingan publik. Jadi, informasi publik adalah informasi yang dihasilkan, dihimpun, dikelola, dan dilayankan oleh badan publik kepada masyarakat luas sesuai dari amanat undang-undang yang berlaku.
Berdasarkan Undang-Undang KIP, yang dimaksud dengan Badan Publik adalah badan yang penyelenggaraan tugas pokoknya berkaitan dengan penyelenggaraan negara, yang sebagian atau seluruh dananya bersumber dari Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara dan/atau Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah, atau organisasi non-pemerintah sepanjang sebagian atau seluruh dananya bersumber dari Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara dan/atau Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah, sumbangan masyarakat, dan/atau luar negeri. Badan publik yang dimaksud dapat berbentuk Kementerian, Badan Usaha Milik Negera (BUMN), Partai Politik, Perguruan Tinggi Negeri (PTN), dan badan-badan lain yang kegiatan operasionalnya ada yang didanai oleh negara, pemerintah, atau publik. Setiap badan publik tersebut mempunyai kewajiban untuk menerapkan keterbukaan informasi kepada publik. Keterbukaan informasi yang dimaksud berguna untuk mengawasi kegiatan badan publik yang mempunyai prinsip dari rakyat, oleh rakyat, dan untuk rakyat.
Setiap badan publik seharusnya dapat melaksanakan keterbukaan informasi publik secara maksimal. Hal ini berkaitan dengan keterbukaan informasi yang ideal dan sesuai aturan yang berlaku. Keterbukaan informasi yang ideal menggambarkan informasi yang bebas terbatas. Jadi meskipun sifatnya terbuka, badan publik harus menyaring setiap informasi terlebih dahulu. Secara umum, keberlangsungan keterbukaan informasi publik tentu  memerlukan aktor yang mengelola proses pendistribusian informasi. Salah satu aktor yang mengelola pendistribusian informasi adalah Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID). PPID mengelola pendistribusian informasi mulai dari tahap menghimpun, mengelola, hingga melayankan informasi kepada publik. PPID menerapkan prinsip keterbukaan (bebas terbatas) dan transparan. Hal ini sesuai dengan yang diamanatkan oleh Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 14 Tahun 2008 mengenai Keterbukaan Informasi Publik (Undang-Undang KIP).
Strategi yang dilakukan PPID dalam memenuhi kebutuhan informasi masyarakat secara maksimal, antara lain:
- Berusaha untuk memenuhi kebutuhan informasi masyarakat semaksimal mungkin.
- Memberikan layanan prima
- Bersikap dinamis
- Mengikuti perkembangan zaman (terkait teknologi)
- Selalu berusaha untuk 'menjemput bola' terhadap kebutuhan informasi masyarakat
- Menerapkan keterbukaan informasi yang bebas terbatas.
- Melakukan koordinasi yang aktif dengan Komisi Informasi Pusat.
- Membuat website atau layanan informasi yang menarik dengan prinsip keterbukaan informasi.
- Melakukan kerjasama dengan unit informasi lain
Pada era perkembangan teknologi, informasi, dan komunikasi, informasi menjadi salah satu elemen yang mengalami perkembangan paling cepat dan signifikan. Hal tersebut dikarenakan informasi merupakan salah satu kebutuhan yang paling mendasar bagi setiap manusia, baik dalam dunia ekonomi, politik, sosial, budaya, dan lain sebagainya. Hal itulah yang mendasari pentingnya keterbukaan informasi bagi masyarakat agar semua elemen kehidupan dapat saling bersinergi dengan maksimal. (MDAP)
