Jabatan Sekretaris Banyak Manfaatnya
Oleh : Majawati Oen
Sejak sekolah di SPG (Sekolah Pendidikan Guru) setaraf SMU sekarang, saya sudah aktif fdi organisasi. Mulai dari organisasi di lingkup sekolah, gereja, kampus sampai remaja RT saya mengikutinya. Keinginan bergabung karena saya suka bersosialisasi, disamping itu dapat melatih banyak kemampuan. Daripada waktunya habis untuk kegiatan yang tidak berguna, lebih baik terjun di organisasi. Disamping itu menjadi hemat, karena jarang jalan-jalan paling-paling kegiatannya rapat. Keluar uang hanya untuk biaya bensin sepeda motor saja.
Saya termasuk anggota yang cepat menonjol, karena saya suka berpikir kritis dan menyodorkan ide-ide diluar kebiasaan tetapi bisa diwujudkan. Alhasil, tak perlu waktu lama jabatan-jabatan strategis ditodongkan ke saya. Ada beberapa jabatan yang pernah saya pegang, antara lain ketua, wakil ketua, sekretaris dan bendahara. Untuk seksi-seksi, tak pernah menjabat.
Dari semua jabatan itu, yang paling sering saya pegang adalah jabatan sekretaris. Malang melintang di berbagai organisasi selalu kembali dapat jabatan sekretaris. Pernah di panitia kecil suatu kegiatan kepingin jadi seksi konsumsi, tetapi juga ditolak teman-teman. Mereka pada nggandoli saya ada di posisi sekretaris. Ada alasan kuat mengapa saya dipertahankan di sekretaris, karena saya jago untuk urusan surat menyurat, notulennya lengkap dan rapi, bisa membuat proposal kegiatan, bila diperlukan pembuatan buku program suatu acara bisa menyelesaikan mulai dari pengumpulan bahan, mendesain sampai menjilid dan jadi buku. Undangan rapat juga selalu bisa tersebar tepat waktu. Di sebuah organisasi kecil seperti itu, diharapkan bisa kerja serabutan. Saya juga ringan tangan untuk membantu-bantu yang lain.
Dari awal, saya tak pernah menyadari punya kemampuan kesekretariatan. Saya sekolah guru, apa ada hubungannya dengan kesekretariatan? Tidak sama sekali. Ketika pertama kali terpilih jadi sekretaris di organisasi muda-mudi gereja, hanya dibimbing sejenak oleh sekretaris sebelumnya pada saat serah terima jabatan. Selanjutnya saya menekuni sendiri. Saya pelajari arsip-arsip sebelumnya, dari situ wawasan saya jadi terbuka dan mulai paham akan tugas seorang sekretaris organisasi.
Tidak berhenti di situ, saya juga beli buku tentang tugas-tugas sekretaris. Selanjutnya tinggal menyesuaikan dengan keadaannya. Menjadi sekretaris tidak melulu urusan surat dan administrasi. Sekretaris juga harus aktif bekerja sama dengan ketua, wakil ketua dan bendahara dalam berbagai hal. Sangat disayangkan kalau jabatan sekretaris dianggap hanya sebagai juru tulis semata. Sekretaris sebaiknya mempunyai wawasan yang luas, karena sebagai pengurus inti harus bisa pula memberi masukan kepada ketua berdasarkan data yang ada. Menyiapkan surat-menyurat yang dibutuhkan sehubungan hasil suatu rapat, mampu menyimpan dan mendata arsip dengan baik, meminta tanda-tangan orang-orang yang terkait. Bekerja sama dengan wakil ketua, di saat ketua berhalangan. Bekerja sama dengan bendahara apabila sekretaris harus membuat laporan umum, di mana di dalamnya juga ada laporan keuangan dari bendahara. Tanpa kerja sama, maka kegiatan dan pelaporan tidak akan sesuai jadwal.
Jabatan sekretaris yang dulunya begitu awam bagi saya, akhirnya menjadi jabatan yang menyenangkan, penuh tantangan danmemberi saya kesempatan untuk mengembangkan diri. Kebiasaan menyusun suatu proposal acara ternyata juga melatih kemampuan saya menuangkan suatu gagasan atau penawaran dalam bentuk tulisan yang harus bisa dipahami oleh pembacanya. Awalnya memang kesulitan, karena tulisan yang saya buat belum mewakili itu secara baik. Daya tarik dan kecepatan pembaca memahami maksud tulisan, hanya membutuhkan latihan untuk bisa mencapainya. Ini adalah pengalaman yang sangat berguna bagi saya, dari waktu ke waktu hal itu menjadi mudah dan lancar. Tulisan yang mudah dicerna itu : bahasanya ringan, menarik, mudah dipahami orang dari berbagai kalangan, tersusun rapi sehingga enak membacanya dan tujuan dari tulisan itu dapat tersampaikan.
Dari berbagai jabatan sekretaris organisasi selama kurang lebih 4 tahun, saya menuai manfaatnya. Tugas-tugas dari dosen yang banyak banyak menuntut membuat makalah, menyusun laporan dapat dengan mudah saya kerjakan. Pujian dari dosen juga kerap saya terima, serta tidak terlalu sering revisi. Inilah yang membedakan dengan mahasiswa yang tidak aktif di organisasi.
Di dunia kerja, manfaat sebagai sekretaris organisasi juga masih saya dapatkan. Di dalam perusahaan, juga masih kerap melakukan surat menyurat, membuat program promosi. Semua itu membutuhkan penuangan gagasan yang harus dituliskan pula. Semua ini dengan mudah saya kerjakan. Hanya memahami konteksnya, otak dan jari tangan sudah dengan sendirinya lancar menuliskannya. Sementara pada orang lain, mereka merasa hal ini begitu sulitnya sampai meminta bantuan tenaga profesional.
Masa sekolah dan kuliah adalah saatnya mengembangkan bakat dan minat. Energi dan kehausan di usia itu untuk mengetahui hal-hal baru masih kuat powernya. Oleh sebab itu sebaiknya masa itu tidak disia-siakan. Masih banyak anak muda sekarang yang suka nyantai. Pulang kuliah ke mall, tiduran di kos, mendengarkan musik, main game, menghabiskan waktu untuk bersosmed dan lain-lain.Ada baiknya diseimbangkan dengan kegiatan lain yang akan banyak manfaatnya setelah nanti terjun ke dunia kerja. Dan saat sudah bekerja, tak ada lagi waktu kita untuk mengejarnya. Menyesal kemudian tiada guna, berkemampuan biasa-biasa saja akibatnya banyak disalip orang lain.
Pengetahuan bisa dipelajari, tetapi pengalaman harus dijalani
Salam *** Sukses