Sub-CPMK 3. Mampu Menjelaskan Konsep Sistem Perencanaan Sumberdaya Perusahaan ERP (Enterprise Resources Planing), dan Sekilas Tentang SAP (CPMK 2)
Nama : Maitsaa Aliifah
NIM : 43221010100
Dosen Pengampu : Apollo, Prof. Dr, M.Si.Ak
Kampus : Universitas Mercu Buana
Matkul : Sistem Informasi Akuntansi
Di masa perkembangan semakin canggih, perusahaan harus mampu bersaing dan mempertahankan perusahaannya dengan baik. Untuk itu Informasi akuntansi yang berkualitas sangat diperlukan dalam sebuah perusahaan. Dengan menghasilkan informasi akuntansi yang akuntanbel atau terbuka dalam informasi perusahaan terutama pada informasi keuangannya pada pihak eksternal dan pihak internal. Keterbukaan ini akan menarik kepercayaan para pemangku kepentingan pada perusahaan. Informasi akuntansi yang berkualitas juga akan mempengaruhi keputusan para investor terhadap perusahaan. Informasi keuangan diperlukan untuk memberikan gambaran terkait kinerja perusahaan dari segi laporan keuangannya, apakah mengalami keuntungan atau kerugian.
Menurut pandangan Hall (2015), informasi keuangan yang baik memiliki lima karakterisitik yaitu:
- Relevan (relevancy), yaitu informasi harus menyajikan suatu tujuan
- Ketepatan waktu (timeliness), yaitu informasi tidak harus lebih dari periode yang telah ditentukan
- Informasi yang disampaikan harus benar, tidak bias dan tidak mengandung kesalahan
- Informasi harus lengkap, jelas dan tidak ambigu
- Ringkasan informasi dikompilasi sesuai dengan kebutuhan pengguna
Raimers dalam Yadiati dan Mubarok (2017) Mengatakan bahwa, “suatu informasi akuntansi dikatakan berkualitas apabila menghasilkan informasi yang berguna untuk pengambilan keputusan investor dan pihak luar lainnya. Agar dapat berguna, maka pelaporan keuangan harus memenuhi standar kualitatif informasi akuntansi yaitu: relevant, reliable, comparable dan consistent”. Jika informasi akuntansi tidak berkualitas salah satunya, informasi akuntansi yang disampaikan tidak mengandung fakta atau tidak dapat dipercaya.
Sistem Informasi Akuntansi yang terstruktur dan berfungsi dengan baik akan membantu perusahaan dengan data-data keuangan perusahaan. Jika sistem Informasi Akuntansi yang digunakan oleh perusahaan tidak dapat bekerja dengan baik maka kualitas dari informasi akuntansi yang dihasilkan juga akan menurun dan menghambat kinerja dari perusahaan. Sesuai dengan pendapat Nuryanti & Suprantiningrum (2016) sistem informasi akuntansi memiliki banyak peran penting dalam perusahaan, seperti memperbaiki kualitas dan mengurangi biaya dalam menghasilkan barang dan jasa, memperbaiki pengambilan keputusan, dan menciptakan keunggulan kompetitif. Menurut DeLone & McLean (1992) mengemukakan kesuksesan dari sistem informasi tergantung pada kualitas informasi yang di hasilkan.
Masalah kualitas output informasi selama ini masih belum memuaskan pengguna yang di akibatkan oleh beberapa faktor, yaitu seperti begitu banyaknya data yang ada pada perusahaan sehingga memakan waktu yang lama untuk mengorganisirnya, penerapan teknologi informasi yang belum terpenuhi dan kemampuan yang kurang untuk menjalankan teknologi baru. Hal ini mengakibatkan jalannya sistem terganggu dan kurang optimal sehingga mengakibatkan seringkali terjadinya keterlambatan dalam penyajian laporan keuangan. Perusahaan sangat membutuhkan sistem informasi yang terintegrasi dengan baik agar data yang disajikan adalah data real time. Selain menampilkan data real time, syarat lain dari sistem informasi yang diperlukan saat ini adalah dapat menampilkan data tersebut dengan mudah, cepat akurat serta dapat di pertanggung jawabkan.
Saat ini sistem infomasi telah mengalami kemajuan yang sangat signifikan. Dimana salah satunya sistem informasi telah terintegrasi kedalam komputer yang membuat para manajemen memilih untuk menggunakannya demi mempermudah pekerjaan dan meningkatkan kinerja perusahaan. Salah satu sistem informasi yang banyak digunakan manajemen saat ini yaitu sistem Enterprise Resource Planning (ERP).
ERP mempunyai tujuan untuk merangkum proses bisnis yang ada sehingga menjadi satu kolaborasi yang efisien dan efektif dengan mengintegrasikan kegiatan di setiap area fungsional peusahan, antar deartemen, maupun antar lokasi yang berbeda. Dengan sistem yang terintegrasi tersebut perbedaan proses antar fungsi, departemen dan lokasi yang berbeda akan kecil ataupun tidak ada.
Apa itu Enterprise resource planning (ERP)?
ERP adalah perangkat lunak yang merupakan solusi untuk bisnis skala besar. Sistem ERP terdiri dari modul untuk dukungan perangkat lunak, seperti pemasaran dan penjualan, layanan lapangan, desain dan pengembangan produk, produksi dan pengendalian persediaan, pengadaan, distribusi, manajemen fasilitas industri, desain proses dan pengembangan, manufaktur, kualitas, sumber daya manusia, keuangan dan akuntansi, dan layanan informasi. Kemampuan untuk mengintegrasikan proses bisnis di suatu perusahaan ini yang kemudian menjadi daya tarik tersendiri bagi pihak manajemen untuk menerapkan ERP.
Sependapat dengan Rukmiyati & Budiartha (2016) Konsep ERP adalah sebuah sistem yang mengintegrasikan proses bisnis setiap divisi dalam manajemen perusahaan secara transparansi dan memiliki akuntabilitas yang cukup tinggi. Inilah yang selanjutnya melatar belakangi banyak perusahaan di dunia, termasuk di Indonesia beramai-ramai untuk menerapkan ERP di perusahaannya.
Pada awal tahun 1960-an, terdapat sistem informasi yang disebut dengan Material Requirement Planning (MRP) yang merupakan tahap awal terbrntuknya ERP Software ini dengan konsep perencanaan kebutuhan material dengan fungsi pada area/bagian Inventory Management dan Company Production. Konsep MRP pun mulai berkembang pada tahun 1970-an menjadi Close-Loop MRP hingga akhirnya berubah menjadi MRP II (Manufactur Resource Planning) pada tahun 1980 dan tercipatalan ERP yang merupakan perluasan pada beberapa proses bisnis pada tahun 1990-an.
Seiring dengan perkembangan teknologi, kini ERP sudah dapat digunakan di berbagai perusahaan, namun sayangnya kesadaran akan pentingnya sistem ERP masih tergolong rendah. Padahal untuk dapat bersaing di pasar sistem tersebut perlu diterapkan. Penerapan ERP pada suatu perusahaan, Perusahaan tersebut akan memperoleh keuntungan berupa kemudahan perencanaan produksi, proses pemesanan, manajemen persediaan, pengiriman maupun keuangan sehingga dapat mendukung pencapaian keberhasilan perusahaan dan bisa lebih fokus kedalam proses strategi bisnis.
Ada banyak alasan untuk memperkenalkan dan menggunakan sistem ERP. Perusahaan dapat menggunakan sistem ERP, antara lain untuk menstandarkan proses bisnis, mengganti sistem lama, mendukung inisiatif internasionalisasi, menghasilkan keunggulan kompetitif, atau mengatur TI dengan cara yang lebih bernilai tambah.
Wawasan singkat tentang sejarah asal usul sistem ERP menunjukkan perangkat lunak jenis ini bukanlah tren jangka pendek, tetapi merupakan komponen penting yang dapat ditemukan di hampir setiap perusahaan. Hal ini menimbulkan pertanyaan mengapa perusahaan secara teratur dihadapkan dengan pengenalan atau perubahan sistem ERP. Selain banyak faktor lainnya, ada tiga alasan utama untuk memperkenalkan sistem ERP baru.
Penyedia sistem ERP merilis versi baru dari solusi perangkat lunak mereka secara berkala. Ini biasanya dikaitkan dengan berakhirnya pemeliharaan untuk versi sebelumnya. Perusahaan yang menggunakan perangkat lunak ERP versi sebelumnya harus beralih ke perangkat lunak ERP baru dari pabrikan atau memperkenalkan sistem ERP yang berbeda. Contoh yang cocok adalah perusahaan perangkat lunak Jerman SAP. SAP telah mengembangkan dan menjual sistem ERP selama hampir 50 tahun.
Setelah perusahaan memperkenalkan sistem ERP baru pada tahun 2015, diumumkan versi sebelumnya hanya akan menerima pemeliharaan rutin hingga tahun 2027. Pelanggan SAP masih dapat mengakses pembaruan berbayar hingga tahun 2030, setelah itu pemeliharaan dan pembaruan lainnya akan dihentikan. Sekitar 35.000 pelanggan SAP yang masih menggunakan sistem ERP versi lama terkena dampak pergantian sistem ini.
Alasan lain untuk mengubah sistem ERP (Enterprise Resource Planning) adalah perubahan kebutuhan bisnis. Seiring waktu, perusahaan menawarkan produk dan layanan baru kepada pelanggan mereka. Demikian pula, persyaratan konsumen dapat berubah. Selain itu, undang-undang baru, seperti B. undang-undang GDPR, membawa perubahan dalam suatu perusahaan. Dalam banyak kasus, hal ini memerlukan penyesuaian pada sistem ERP. Sebagai aturan, sistem ERP baru sudah berisi sejumlah besar solusi standar yang masih harus diimplementasikan dengan biaya besar dalam sistem ERP yang dikembangkan sendiri.
Masalah yang disajikan di atas menunjukkan perusahaan harus memperkenalkan sistem ERP atau mengganti solusi ERP yang ada dengan produk perangkat lunak baru karena berbagai alasan dalam perjalanan sejarah perusahaan mereka. Karena sistem ERP adalah jantung digital perusahaan, pengenalan atau perubahan sistem ERP adalah tugas yang sangat sensitif yang dapat memengaruhi hampir semua proses dan aktivitas bisnis perusahaan. Seperti dijelaskan pada bab sebelumnya, sistem ERP baru dapat menjadi pendorong digitalisasi dan proses bisnis.
Namun, pengenalan sistem ERP baru tunduk pada tingkat kerumitan yang tinggi dan terkadang dikaitkan dengan biaya yang sangat besar. Untuk alasan ini, sangat penting bagi perusahaan pengenalan sistem ERP baru ditargetkan dan sehalus mungkin. Topik tersebut didekati dalam tesis dengan menjawab pertanyaan tentang bagaimana digitalisasi telah mengubah ekonomi. Selain itu, dijelaskan pentingnya dan dampak sistem ERP pada perusahaan dan organisasi.
Keuntungan dari penggunaan Sistem ERP ini, yaitu:
- ERP menawarkan sistem terintegrasi didalam perusahaan, sehingga proses dan pengambilan keputusan dapat dilakukan secara lebih efektif dan efisien.
- ERP juga memungkinkan melakukan integrasi secara global. Halangan yang tadinya berupaperbedaan valuta, perbedaan bahasa, dan perbedaan budaya, dapat dijembatani secara otomatis,sehingga data dapat diintegrasikan.
- ERP tidak hanya memadukan data dan sumber daya, tetapi juga menghilangkan kebutuhan pemutakhiran dan pembetulan banyak sistem komputer yang terpisah.
- ERP memungkinkan manajemen mengelola operasi, tidak hanya sekedar memonitor saja. Dengan ERP, manajemen tidak hanya mampu untuk menjawab pertanyaan bagaimana keadaan perusahaan, tetapi lebih mampu menjawa pertanyaan apa langkah yang harus diambil supaya menjadi lebih baik.
- ERP membantu melancarkan pelaksanaan manajemen supply chain dengan kemampuan memadukannya.
ERP sering disebut sebagai Back Office System yang mengindikasikan bahwa pelanggan dan masyarakat secara umum tidak dilibatkan dalam sistem ini. Secara teknis, ERP berfungsi mengintegrasikan berbagai sistem informasi yang tersebar di masing–masing departemen (unit fungsional) di sebuah lembaga. Dengan adanya sistem yang terintegrasi tersebut maka masing – masing unit fungsional dalam lembaga tersebut dapat saling berbagi data dan informasi yang pada akhirnya meningkatkan sinergi antar elemen di perusahaan yang menerapkannya.
ERP juga membantu kita dalam melakukan standarisasi proses operasi melalui implementasi best practice sehingga terjadi peningkatan Produktivitas, penurunan inefisiensi, dan peningkatan kualitas produk. Dalam pencapaian standarisasi proses operasi, terlebih dahulu dilakukan standarisasi data dan informasi melalui keseragaman pelaporan, terutama untuk perusahaan besar yang memiliki banyak unit bisnis dengan jumlah dan jenis yang berbeda-beda.
ERP merupakan suatu paket perangkat lunak dengan aplikasi yang terpadu berbasis internet aplikasi e-Business, digunakan secara luas di organisasi. Transaction processing system (TPS) dilengkapi dengan sistem informasi fungsional lain yang terintegrasi sebagai aplikasi ERP untuk memenuhi kebutuhan informasi pada manajemen level operasional.
ERP memecah kebuntuan berbagai hambatan fungsional tradisional dalam organisasi dengan cara mem-fasilitasi sharing/berbagai data, berbagai aliran informasi, dan mengenalkan/menyalurkan praktik-praktik bisnis yang umum diantara semua pengguna dalam organisasi.
Implementasi sistem ERP bisa menjadi suatu upaya yang masif yang dapat memakan waktu hingga beberapa tahun. Karena kompleksitas dan ukuran sistem ERP, hanya sebagian kecil organisasi bersedia atau mampu menerapkan berbagai resource fisik dan finansial dan mengambil risiko untu mengembangkan suatu sistem ERP sendiri (in-house). Karena itu, pada dasarnya semua sistem ERP adalah produk komersial. Produk yang dianggap dan diakui sebagai pemimpin di pasar adalah SAP, Oracle, Baan, J.D. Edwards & Co., dan PeopleSoft Inc.
Paket-paket ERP dijual ke berbagai organisasi klien dalam bentuk modul-modul yang mendukung berbagai proses standar. Beberapa modul ERP yang umum antara lain:
- Asset Managament (Manajemen aset)
- Financial Accounting (Fico atau keuangan)
- Human Resources (SDM)
- Industry-Spesific Solutions
- Plant Maintenance
- Production Planning (Perencanaan produksi)
- Quality Management (Manajemen mutu)
- Sales and Distribution (Penjualan dan distribusi)
- Inventory Management (Manajemen persediaan)
Perbedaan aplikasi ERP dengan aplikasi komersial lain yaitu modul-modul ERP terintegrasi lewat database yang umum. Jika terjadi transaksi order penjualan maka hasil dari transaksi ini akan langsung berakibat pada modul database akuntansi, logistik, dan pengiriman. Serta modul-modul ERP dirancang sesuai dengan proses bisnis yang mengikuti proses rantai nilai (value chain)/rantai penyediaan (supply chain).
Manfaat-manfaat ERP yang berhubungan dengan bisnis dan teknologi informasi adalah fleksibilitas menggunakan client server system yang mudah dikembangkan sesuai dengan pertumbuhan bisnis. Sementara kelemahan modul ERP adalah bahwa modul-modul tersebut mungkin tidak selalu cocok dengan kebutuhan organisasi dengan tepat. Contohnya, salah satu pabrik tekstil di Indonesia meng-implementasikan paket ERP hanya untuk menemukan bahwa berbagai modifikasi yang ekstensif, yang tak-diharapkan, dan mahal harus diterapkan pada sistem. ERP tidak akan membolehkan user untuk memberikan dua harga yang berbeda ke dua pakaian yang sama. Pabrik itu menerapkan satu jenis harga yang sama untuk pasar domestik, tetapi harga yang berbeda (empat kali lebih tinggi) untuk produk-produk yang di-ekspor. Sayangnya, sistem ERP yang khusus semacam itu tidak menyediakan cara untuk memberikan dua harga ke item yang sama sambil tetap mempertahankan jumlah inventori yang akurat.
Organisasi-organisasi yang berharap meng-implementasikan ERP dengan sukses akan perlu untuk memodifikasi proses bisnis mereka supaya cocok dengan ERP, atau memodifikasi ERP supaya sesuai dengan bisnis mereka, atau, yang lebih mungkin lagi, memodifikasi keduanya. Seringkali, aplikasi-aplikasi software tambahan perlu dikoneksikan ke ERP untuk menangani fungsi-fungsi bisnis yang unik, terutama beberapa jenis tugas (proses bisnis) khusus terhadap industri tertentu.
Aplikasi-aplikasi semacam ini, biasanya disebut dengan ‘bolt-ons’, tidak selalu di-desain untuk terkoneksi/berkomunikasi dengan paket-paket ERP. Proses untuk membuatnya cocok secara menyeluruh bisa sangat kompleks dan terkadang bisa gagal, yang berakibat kerugian yang besar bagi organisasi. Paket-paket ERP sangatlah mahal, tetapi penghematan dalam bentuk efisiensi haruslah sangat signifikan. Manajemen organisasi harus melatih kepedulian yang besar dalam memutuskan, jika ada, ERP yang terbaik buat mereka.
Apa itu Systems Applications and Product (SAP)?
SAP adalah singkatan dari Systems Applications and Products. SAP adalah salah satu perangkat lunak perencanaan sumber daya perusahaan atau dikenal dengan istlah enterprise resource planning (ERP).
SAP merupakan software yang dikembangkan guna mendukung suatu organisasi dalam menjalankan kegiatan operasionalnya secara lebih efisien dan efektif. SAP terdiri dari sejumlah modul-modul aplikasi yang mempunyai kemampuan untuk mendukung semua transaksi yang perlu dilakukan untuk perusahaan dan tiap-tiap aplikasi berkaitan satu dengan yang lainnya. Semua modul-modul di SAP dapat bekerja secara terintegrasi dan terhubung satu dengan yang lainnya.
Sistem SAP mempunyai sifat real time processing dan single entry artinya setiap data dan informasi yang diterima tersebut akan secara langsung ter up date begitu user menginput data kedalam sistem saat itu meskipun data tersebut sudah mengalami closing. Dengan sistem informasi SAP ini, pihak perusahaan dapat mengetahui dan mengontrol kondisi perusahaan setiap harinya serta dapat memegang kendali suatu proses penjualan agar dalam pengambilan keputusan dengan cepat, cermat, dan tepat guna karena didasari oleh data-data internal yang valid dan selalu up to date.
SAP merupakan nama perusahaan System Analyse und Programmentwicklung atau disingkat SAP, didirikan pada 1972 di Mannheim, Jerman. Selanjutnya SAP berganti nama menjadi Syateme, Anwendungen, Produkte in der Datenverarbeitung (System, Applications and Product in Data Processing) yang berkantor pusat di Walldorf, Jerman. Para pengguna SAP diantaranya adalah perusahaan kimia Dow Chemical Company, dan EI. Du Pont de Nemours & Company, perusahaan minyak Chevron Corporation dan Exxon Corp., dan perusahaan komputer seperti IBM, Intel dan Apple.
Perkembangan terakhir (tahun 1999), SAP meluncurkan produk mySAP.com merupakan paket ERP versi SAP/R3 yang digunakan secara komprehensif berbasis internet dengan menambahkan aplikasi e-Bussiness : customer relationship management/CRM, supply chain management/SCM, dan modul workplace, serta modul marketplace perdagangan online. Aplikasi SAP/R3 merupakan paket terintegrasi berbasis client server, terdistribusi dan menggunakan grafik sebagai penghubungnya. R3 berarti three tiers yang terdiri dari tiga tingkatan.
Untuk menentukan keberhasilan pemanfaatan SAP diperlukan implementasi SAP dengan teknik dan metodologi yang tepat. Implementasi SAP membutuhkan biaya, waktu dan sumber daya yang relatif tinggi. Keberhasilan impelementasinya harus didukung semua elemen dalam organisasi. Oleh karena itu untuk mencapai keberhasilan tersebut diperlukan teknik dan metodologi seperti-berikut:
Teknik manajemen risiko
Risiko dalam mengimplementasikan SAP adalah risiko organisasi dan risiko teknik. Kedua risiko ini akan mempengaruhi kemampuan proyek terutama pada hasil yang tepat waktu dan sesuai dengan anggaran sehingga sesuai dengan kualitas yang diharapkan.
Teknik manajemen proyek dan program
Dalam implementasi SAP, harus dibuat lebih terinci, adanya kolaborasi dalam setiap kegiatan tahap pelaksanaannya sehingga menjadi bagian-bagian kegiatan yang kecil dan sederhana. Teknik ini menggunakan milestone management atau goal-directed project management. Proyek implementasi SAP ini cukup rumit karena menyangkut aspek organisasi dan aspek teknik. Oleh karena itu dalam proyek implementasi SAP ini diperlukan perencanaan, penganggaran, penjadwalan, pengawasan dan pengendalian.
Teknik manajemen perubahan
Setiap terjadi perubahan terhadap budaya organisasi akibat perubahan strategi bisnis, struktur organisasi, sistem dan proses-prosesnya maka akan timbul gejolak resistensi diri dari karyawan. Oleh karena itu perubahan ini harus dikelola dengan benar dan baik, pendekatan yang dilakukan adalah:
- Membangun pemahaman, menghormati dan menjaga komitmen untuk perubahan selama proses implementasi.
- Menyatukan elemen-elemen organisasi: struktur, aturan, dan kemampuan untuk menunjang perubahan.
- Meningkatkan kemampuan untuk mempertahankan perubahan.
Teknik proses desain-ulang
Pendekatan yang dilakukan dalam proses desain-ulang dalam implementasi SAP ini antara-lain:
- Desain-ulang blue-sky (Up-front approach). Pendekatan ini dilakukan sebelum implementasi SAP. Setelah proses organisasi dilakukan desain-ulang dan berhasil dengan baik, maka kemudian dilakukan implementasi SAP.
- Back-end approach. Kebalikan dengan pendekatan di atas, yaitu implementasi SAP dilaksanakan lebih dahulu, maka kemudian dilakukan desain-ulang.
- Parallel approach. Implementasi SAP dilakukan serentak dengan perubahan proses.
Metodologi Accelerated SAP (ASAP)
Metodologi implementasi SAP ini menggunakan ASAP yaitu suatu program yang dapat membantu mengurangi waktu implementasi SAP sampai dengan setengahnya. Fasilitas ASAP antara lain tools, templates proses best practices untuk penggunaan SAP, pertanyaan-pertanyaan yang berkaitan dengan tahapan-tahapan agar pengguna sistem mengerti tugas-tugasnya.
Cara kerja system SAP ini yaitu mengumpulkan dan memproses data dari semua fungsi dalam bisnis di satu platform. SAP penting untuk banyak bisnis, karena memungkinkan setiap departemen untuk berkomunikasi satu sama lain dengan mudah. Di dalam SAP terdapat berbagai macam modul yang berkaitan dengan departemen terkait, beberapa modul tersebut antara lain :
Sales and Distribution
Membantu meningkatkan efisiensi kegiatan operasional berkaitan dengan proses pengelolaan customer order (proses sales, shipping dan billing).
