Oleh sebabnya hal pertama yang harus kita ingat adalah menyediakan peralatan konferensi video berkualitas baik. Harganya tak harus mahal, tetapi berfungsi bagus dan layak dibeli.
2. Kamera harus aktif
Kalau kita di kantor, rapat berjalan lancar karena seluruh peserta rapat berada di ruangan sama. Kita bisa membaca bahasa tubuh mereka, bahkan merasakan ketika ada peserta rapat yang kurang nyaman atau sedang kesulitan.
Kalau kita rapat online, misalnya Zoom Meeting, kita tidak bisa melihat itu. Satu-satunya cara untuk mengetahuinya adalah mewajibkan seluruh peserta rapat mengaktifkan kamera.
Banyak dari mereka berdalih tidak bisa mengaktifkan kamera karena takut video lag dan koneksi tiba-tiba terputus. Padahal sekiranya mereka menggunakan internet terbaik dari provider terbaik, pasti tidak akan menemukan masalah serupa.
Nyalakan selalu kamera video kita jika ingin menjadikan suasana rapat lebih erat kebersamaannya. Ketika kamera wajah terus ON, kita bisa saling melihat satu sama lain dan menjalin hubungan baik sesama karyawan atau dengan atasan.
3. Bandwidth jaringan yang oke
Bandwith jaringan juga komponen penting yang menentukan apakah pengalaman rapat virtual kita akan berhasil atau tidak. Kita boleh saja punya solusi konferensi video yang menghadirkan video berkualitas tinggi, tetapi jika bandwith jaringan kita hanya mencapai batas minimal atau super standar, semuanya sia-sia.
Ada webinar yang pesertanya mencapai 200 orang, 300 orang, bahkan lebih. Oleh karenanya kita perlu memastikan bandwith jaringan internet terbaik sesuai aplikasi konferensi video yang kita pilih. Jika tidak, kita mungkin akan berhadapan dengan masalah konektivitas, video lag, freezing, video delay, dan sebagainya.
4. Patuhi etika rapat online
Kebanyakan penyelenggara rapat atau kantor hanya mengirimkan link Zoom atau link meeting online ke grup chat karyawan. Padahal jauh lebih baik jika mereka menyiapkan informasi lengkap tentang tujuan rapat online tersebut.
Kita bisa menuliskan 2-3 poin yang akan dibahas dalam rapat online, sehingga seluruh peserta rapat bisa tetap fokus pada inti pembahasan. Jangan lupa, luangkan waktu untuk mendengarkan ide, saran, keluhan, masalah, apa pun itu dari semua orang.
5. Koneksi wi-fi mumpuni dengan internetnya Indonesia
Bandwith jaringan salah satu alasan mengapa video atau audio kita berkualitas rendah. Namun, koneksi internet adalah aspek lain yang patut diprioritaskan.
Jika koneksi internet di rumah kita buruk atau bukan dari provider terbaik, pertimbangkan untuk mencari penyedia lainnya. Jika tidak, kita akan selalu menghadapi masalah sama.
