Mahasiswa KKN Tematik MF-KEDAIREKA UNDIP Membuat Website untuk Sistem Arsip Surat Kelurahan Karimunjawa

Perkembangan teknologi memberikan kemudahan pada aktivitas di berbagai bidang, baik bidang pendidikan, kesehatan, sosial, hingga bidang pemerintahan. Pada bidang pemerintahan, teknologi juga diterapkan pada kegiatan yang dilakukan di kantor pemerintahan, termasuk di tingkat kelurahan. 

Salah satu aktivitas yang dilakukan di kantor kelurahan adalah kegiatan surat menyurat. Setiap hari selalu ada surat masuk seperti undangan untuk lurah, surat keputusan dari pemerintah yang lebih tinggi, dan jenis lainnya. 

Lalu ada juga surat keluar seperti surat keterangan domisili, surat rekomendasi, dan sebagainya. Namun sayangnya, di Kelurahan Karimunjawa, surat – surat tersebut masih diarsipkan secara konvensional. 

Pegawai kelurahan masih menyimpan file – file surat secara fisik di lemari penyimpanan. Hal ini cukup menyulitkan apabila suatu saat surat tersebut dibutuhkan kembali, karena bisa saja suratnya hilang atau pun rusak.

Kantor kelurahan sebaiknya memiliki sebuah sistem penyimpanan/ arsip surat yang bisa diakses secara online. Dengan adanya sistem tersebut, surat – surat dapat disimpan dalam bentuk soft file dan ketika dibutuhkan tidak akan sulit untuk mencarinya. Sistem arsip juga dapat meminimalisir adanya surat yang hilang atau rusak.

Sebagai salah satu bentuk pelaksanaan program KKN Tematik Matching Fund Kedaireka, dua mahasiswa Undip yaitu Lisya Apriliani (20) dan Roikhatul Miskiyah (20), membuat suatu perangkat lunak berbasis web yang dapat digunakan sebagai sistem arsip surat untuk Kelurahan Karimunjawa. 

Website ini dapat diakses melalui alamat url https://arsipsuratkarimunjawa.com/. Pada website tersebut terdapat dua level pengguna yaitu admin dan user. Perbedaan antara kedua level pengguna tersebut adalah bahwa admin dapat melakukan management user.

Selanjutnya, terdapat beberapa menu pada web tersebut, yaitu menu kategori yang digunakan untuk menambah, mengubah, dan menghapus kategori surat. Kemudian ada menu jabatan untuk menambah, mengubah, dan menghapus jenis – jenis jabatan pegawai kantor kelurahan. 

Lalu ada menu data arsip, dimana pada menu ini pengguna bisa menambah, mengubah, dan menghapus surat yang ingin diarsipkan. Pengguna juga bisa menampilkan file surat yang sudah ditambahkan ke dalam data arsip surat.

Penyerahan website kepada Petinggi Kelurahan Karimunjawa dilakukan pada Senin, 8 November 2021. Sebelum penyerahan website dilakukan, terlebih dahulu diperkenalkan mengenai website beserta menu – menu yang ada di dalamnya. Sebagai tambahan, terdapat juga buku panduan penggunaan aplikasi yang telah dibuat untuk memudahkan pengguna dalam mengakses website.