Kegiatan Magang di Biro Umum Sekretariat Daerah Provinsi Jawa Timur

Lokasi Magang penulis bertempat pada Kantor Gubernur Jawa Timur Lama, Kantor Gubernur Jawa Timur ini berada di Jl. Pahlawan No. 110 Surabaya, kantor  Gubernur Jawa Timur mulai dibangun pada bulan Mei 1929 oleh perusahaan kontraktor NV Nederlandsche Aanneming Maatschappij (Nedam). Proses pembangunannya berlangsung hingga selesai pada bulan Agustus 1931. Setelah selesai dibangun, gedung ini mulai digunakan pada tanggal 10 Desember 1931 sebagai Kantor Gubernur, Kantor Residen, dan Kantor Kepolisian Karesidenan Surabaya. 

Arsitek yang mendesain gedung ini adalah Ir. W. Lemei, HA. Breuning, dan WB Carmiggelt dari Landsgebouwdienst atau Djawatan Gedong-Gedong Negara di Surabaya. Gedung ini berdiri di atas lahan seluas 11.612 meter persegi, dengan bangunan utama yang terdiri dari dua lantai dengan luas total 7.865 meter persegi. Ciri khas dari gedung ini adalah bangunannya yang dicat seluruhnya dengan warna putih, serta memiliki menara jam yang di puncaknya terdapat ornamen kubah kecil berwarna keemasan. Konon, gedung ini dianggap sebagai salah satu simbol pembangunan gedung-gedung berarsitektur modern di Surabaya pada masa itu.

Di Kantor Gubernur Jawa Timur terdapat Sekretariat Daerah Provinsi Jawa Timur yang merupakan lokasi magang penulis tepatnya di Biro Umum Bagian Keuangan & Aset, Sekretariat Daerah Jatim sendiri dibentuk sebagai daerah Swatantra berdasarkan Undang-undang Nomor 2 Tahun 1950 pada tanggal 15 Agustus 1950. Sekretariat Daerah terdiri dari 9 Biro, salah satunya adalah Biro Umum. Biro Umum Sekretariat Daerah ( SETDA) Provinsi Jawa Timur merupakan salah satu Biro yang terdapat di Sekretariat Daerah Jatim. 

Biro Umum sendiri mempunyai tugas yaitu membantu Asisten Administrasi Umum dalam penyiapan pelaksanaan kebijakan, pelaksanaan Pemantauan & Evaluasi di bidang Rumah Tangga, Administrasi Keuangan Aset & Tata Usaha. Dari beberapa bagian tersebut, jumlah pegawai pada Biro Umum seluruhnya sebanyak 283 orang yang terdiri dari 219 pegawai laki-laki & 64 pegawai perempuan.

Salah satu kegiatan penulis ketika magang (dok. pribadi)

Kegiatan yang penulis lakukan ketika magang di Biro Umum merupakan salah satu pengalaman mengenai dunia kerja terutama di Pemerintahan, khususnya bagian administrasi keuangan dan asset, pekerjaan yang penulis lakukan anatara lain adalah input data pada SIMBADA (Sistem Informasi Manajemen Barang Daerah), mempelajari alur pencairan dana SPPD ( Biaya Perjalan Dinas) baik itu dalam kota dan luar kota), menginput data faktur pajak dari segala pengadaan yang telah dilakukan di DJP. Hal yang menarik juga penulis belajar bagaimana alur dari pembelian investaris daerah dan cara penginputan investaris daerah tersebut untuk didata di Aplikasi SIMBADA, selajutnya pekerjaan yang dilakukan adalah mengenai verifikasi pencairan dana suatu biaya perjalanan dinas bagi pegawai, di mana dalam hal ini pentingnya ketelitian dalam hal mengoreksi berkas SPPD untuk selanjutnya dicairkan dana untuk perjalanan dinas tersebut, lalu ketika dana tersebut sudah cair dan telah ditandantangani oleh pihak terkait, maka langkah selajutnya adalah mengarsipkan berkas menjadi SPJ (Surat Pertanggungjawaban). Dan juga penulis belajar mengolah data melalui aplikasi Excel.