Kedua, bagian Penghapusan merupakan bagian yang mengeliminasi atau menghapus pekerjaan yang tidak seharusnya kita kerjakan. Penghapusan pekerjaan ini dapat dilakukan apabila suatu pekerjaan tersebut berada di luar job desc maupun kompetensi seseorang. Langkah ini sangat penting dalam menjaga fokus dan efisiensi, karena pekerjaan yang tidak sesuai dengan job description (deskripsi pekerjaan) atau kompetensi seseorang dapat menghambat produktivitas dan mengurangi kualitas hasil kerja. Hal ini tidak hanya menghindarkan individu dari beban kerja yang tidak perlu, tetapi juga memastikan bahwa pekerjaan-pekerjaan tersebut diserahkan kepada pihak yang lebih kompeten dan memiliki kualifikasi yang sesuai. Untuk menghapuskan pekerjaan ini perlu juga untuk dikoordinasikan dengan pihak terkait yang sesuai dengan kualifikasi untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut.
Ketiga, bagian Pendelegasian merupakan cara menyelesaikan pekerjaan dengan memberikan suatu pekerjaan atau tanggung jawab kepada orang lain yang kompeten untuk menerima pekerjaan atau tanggung jawab tersebut. Pendelegasian bukan sekadar memindahkan pekerjaan dari satu orang ke orang lain, tetapi juga melibatkan penilaian yang cermat untuk memastikan bahwa pekerjaan diberikan kepada individu yang paling tepat berdasarkan keahlian dan kapasitas mereka. Dalam pendelegasian ini dapat melatih leadership seseorang untuk mengalisis siapakah orang yang tepat untuk diberikan suatu pekerjaan atau tanggung jawab. Melalui pendelegasian ini memberikan kesempatan kepada kita untuk menyelesaikan beberapa pekerjaan dengan bantuan orang lain yang diberikan delegasi untuk menyelesaikan suatu pekerjaan.
Keempat, bagian Penangguhan merupakan cara yang berkaitan juga dengan prioritas suatu pekerjaan. Pada cara ini, menangguhkan suatu pekerjaan berarti menunda pengerjaan suatu pekerjaan dengan batas waktu yang telah ditentukan. Pendekatan ini memerlukan pertimbangan yang matang mengenai pekerjaan mana yang dapat ditunda tanpa menimbulkan dampak negatif yang signifikan, serta pemahaman yang jelas mengenai prioritas dan urgensi setiap pekerjaan yang ada. Penundaan ini juga harus dilakukan dengan memperhatikan faktor-faktor eksternal dan internal yang dapat mempengaruhi kelancaran proses pengerjaan pekerjaan setelah penangguhan berakhir.
Tentukan Prioritas Pekerjaan
Dengan banyaknya pekerjaan yang harus diselesaikan, penting untuk mengidentifikasi beberapa pekerjaan yang paling penting. Melalui indentifikasi pekerjaan tersebut dapat memudahkan kita untuk fokus mengerjakan pekerjaan-pekerjaan tersebut. Dalam mengidentifikasi pekerjaan-pekerjaan tersebut perlu mempertimbangkan berbagai hal mulai dari urgensi, kompleksitas, dan dampak dari pekerjaan mana yang akan dikerjakan terlebih dahulu.
Urgensi adalah aspek utama yang harus dipertimbangkan. Pekerjaan-pekerjaan yang memiliki batas waktu ketat dan tidak bisa ditunda harus menjadi prioritas utama. Keterlambatan dalam menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan ini bisa berakibat fatal, seperti kehilangan peluang penting atau penurunan kualitas kerja yang signifikan. Kedua, kompleksitas pekerjaan juga merupakan faktor yang harus dievaluasi secara kritis. Menghadapi pekerjaan yang kompleks dengan strategi yang matang akan memastikan bahwa kita memiliki waktu yang cukup untuk menyelesaikannya dengan baik. Ketiga, dampak dari setiap pekerjaan harus diperhitungkan. Tidak semua pekerjaan memiliki pengaruh yang sama terhadap tujuan jangka panjang atau hasil akhir suatu pekerjaan. Dengan mengelola beban kerja secara cerdas, kita dapat menghindari perasaan kewalahan dan meningkatkan produktivitas secara keseluruhan.
Hindari Multitasking
Multitasking sering kali didefinisikan sebagai kemampuan untuk menangani banyak pekerjaan secara bersamaan dan dianggap sebagai keterampilan yang berharga. Namun berbagai penelitian menunjukkan bahwa multitasking justru dapat memberikan dampak negatif yang signifikan terhadap kinerja dan produktivitas seseorang.
Sebuah penelitian di Standford University menemukan bahwa orang yang sering melakukan banyak pekerjaan pada waktu bersamaan cenderung memiliki kinerja lebih rendah pada pekerjaan yang memerlukan konsentrasi tingkat tinggi dibandingkan orang yang fokus pada satu pekerjaan pada satu waktu. Selain itu, multitasking telah terbukti mengurangi efisiensi dan kualitas kinerja kerja karena otak manusia tidak dirancang untuk beralih dengan cepat di antara pekerjaan-pekerjaan kompleks. Hal tersebut dibuktikan dengan sebuah laporan dari Harvard Business Review menyatakan bahwa multitasking dapat mengurangi produktivitas hingga 40%. Hal tersebut dikarenakan setiap kali seseorang beralih pekerjaan, ada waktu yang dihabiskan untuk menyesuaikan kembali fokus dan mengingat di mana kita berada sebelumnya, yang menghambat alur kerja yang lancar.
Cara-cara tersebut tidak hanya dapat diimplementasikan dalam konteks pekerjaan tetapi juga dapat diimplementasikan sebagai konsep dalam mengemban tanggung jawab. Akan terlalu lelah apabila kita hanya bekerja keras tanpa kerja cerdas. Oleh karena itu kita perlu kerja cerdas dengan berpikir strategik dalam menghadapi setiap pekerjaan maupun tanggung jawab yang kita milikiDengan menerapkan empat cara diatas dapat membantu kita untuk bekerja secara efektif dan efisien dengan lebih menyenangkan dan mudah untuk mencapai tujuan kita.
Laurentius David Ardian Putra
