Inovasi Pengelolaan Informasi dan Efisiensi Labeling Arsip di PT. PLN Suku Cadang oleh Mahasiswa Magang D3 Perpustakaan Universitas Airlangga

Menjalani program magang merupakan bagian integral dari proses pendidikan. Magang memberikan kesempatan berharga untuk menerapkan pengetahuan teoretis yang telah dipelajari di bangku kuliah dalam praktikal situasi nyata. Tidak hanya bertujuan penyesuaian kultur kerja dan membangun jaringan profesional, akan tetapi juga bertujuan untuk mengasah kemampuan problem solving ketika menemukan adanya tantangan atau masalah. Dengan mengobservasi permasalahan utama, dan memanfaatkan fasilitas yang ada juga percobaan trial and error agar dapat menerapkan sistem yang efisien selama tiga bulan, mahasiswa magang D3 Perpustakaan berhasil berinovasi dan dapat menerapkan sistem ini secara keberlanjutan dalam pengelolaan arsip pada PT. PLN Suku Cadang. Sebagai hasilnya, transformasi ini tidak hanya mempermudah operasional sehari-hari tetapi juga mendukung pengelolaan arsip yang lebih cepat dalam proses sirkulasi arsip, retrieval system (sistem temu kembali informasi), dan penataan arsip yang lebih terorganisir juga mempunyai nilai estetika dalam pelabelannya.

Selama tiga bulan magang, selain mengerjakan tugas harian yang ada pada Divisi Keuangan, mahasiswa juga mengobservasi dan menemukan adanya manajemen pengarsipan yang tidak terorganisir. Dokumen-dokumen tagihan hanya dibiarkan menumpuk bergunung-gunung dalam box-box besar yang tidak semuanya terklasifikasi dalam satu periode dan tidak adanya pendataan terinci untuk dokumen-dokumen yang diarsipkan. Tentunya permasalahan terebut mengakibatkan terhambatnya akses cepat informasi penting, terkurasnya tenaga ekstra yang diperlukan untuk membongkar tumpukan-tumpukan dokumen ketika suatu dokumen dicari atau dibutuhkan, dan sulit melacak status lokasi dokumen tersebut berada. Akar permasalahannya diduga karena kurangnya SDM khusus pengelola arsip, keterbatasan waktu karyawan, dan kurangnya strategi inovatif untuk pembenahan arsip dari awal.

Hal tersebut tidak sejalan dengan standar-standar pengarsipan seperti AIIM (The Association for Information dan ISO (International Organization for Standardization), dan SAA (The Society of American Archivist), NARA (National Archives and Records Administration). Yang mana mengharuskan pengarsipan efisien membutuhkan sistem klasifikasi yang terstruktur dan dapat diakses dengan mudah, perlunya wadah penyimpanan yang dapat melindungi dokumen dari kerusakan dan lebih mudah dijangkau, pendataan terinci, menggunakan metode pencarian yang tersetruktur dan mudah diakses. Tidak adanya hal-hal tersebut pada arsip dapat melanggar prinsip-prinsip standar pengarsipan.

Inovasi dalam memecahkan masalah.

Dalam pelaksanaan arsip, mulanya mahasiswa mengambil inisiatif untuk menangani dokumen arsip yang baru. Urgensinya adalah dokumen terbaru tahun 2024 didahulukan, dan dokumen tahun-tahun terbelakang sampai 2018 akan diproses menyusul secara berkala. Dari sana lahirlah inovasi manajemen arsip berupa penempelan labeling berisikan database yang dikemas melalui QR code dan shorten link pada tiap-tiap punggung boxfile bantex arsip, juga pemindain untuk keperluan arsip digital. Mengklasifikasikan atau mengelompokkan dokumen-dokumen pada bantex-bantex berdasarkan periode bulan tahun spesifik mempermudah saat kita mencari dokumen tersebut, hal ini serupa dengan penerapan penempelan nomor panggil dalam punggung buku yang ada di perpustakaan. Perbedaannya, labeling pada arsip yang diterapkan menggunakan desain yang lebih beragam dalam membedakan periode tiap bulan dan disertai nomor identitas disertai QR code dan shorten link. Tentunya hal ini pun memudahkan pencarian dokumen apabila dibutuhkan oleh divisi lain maupun untuk proses audit. Ketika dibutuhkan dokumen dengan nomor Purchase Order tertentu, dapat langsung memindai QR Code atau kunjungi link menggunakan ponsel yang tertera pada label punggung salah satu boxfile bantex sesuai periode waktu yang dicari. Ketika database berhasil dipindai dan terbuka, akan diarahkan ke database yang berisi katalog atau daftar dokumen yang tersedia di dalam bantex tersebut. Selanjutnya dapat menggunakan fungsi kotak pencarian pada ponsel atau Ctrl + F pada keyboard untuk mempercepat proses pencarian dokumen. Masukkan kata kunci atau keyword yang relevan dengan dokumen yang dicari, seperti nama vendor, nomor invoice ataupun nomor PO DO, atau informasi lain. Selanjutnya perhatikan kolom lokasi yang menunjukkan di bantex/map nomor berapa dokumen tersebut disimpan dan dari sini dapat diketahui ketersediaan fisik dokumen tersebut jika terchecklist. Langkah akhir, ambil dokumen tersebut pada boxfile bantex sesuai nomor lokasi.

Selain menerapkan inovasi tersebut, mahasiswa juga berkontribusi dan menerapkan alur proses sirkulasi arsip yang meliputi tata cara membuat database pengarsipan, pembuatan labeling, penataan pada rak  (shelving), tata cara pencarian dan pengambilan dokumen arsip, tata cara peminjaman dan pengembalian arsip. Tentunya disertai dengan penjadwalan pengarsipan dan persyaratan keterlibatan. Sampai saat ini sudah ada sekitar 3.225 dokumen yang telah terarsipkan, yang mana meliputi tagihan manufaktur, tagihan forwarder, tagihan umum, dan Letter of Credit. Diharapkan, inovasi ini akan terus berlanjut pada divisi KAS PT. PLNSC beriringan dengan proses monitoring dan evaluasi agar keteraturan arsip dan kepatuhan prosedur dapat terus dipertahankan.