Meningkatkan Produktifitas Melalui Konsep Kolaborasi

Waktu adalah uang, memang sebuah idiom lama, namun tetap berlaku hingga hari ini. Terlebih bagi para pekerja bisnis, dimana setiap detik cukup berharga untuk digunakan secara efisien. Mengejar target, menjadi kesibukan semua bidang bisnis. Walau terlihat santai, tenang, bukan berarti seorang pebisnis hanya berpangku tangan saja. Mungkin ada banyak orang yang duduk tenang di kafe, dalam mobil di tengah kemacetan, ruang tunggu bandara, atau lobi hotel. Dalam setelan jas rapi, penampilan tenang, bisa jadi di otak mereka bersewileran aneka pikiran, tugas hari itu, transaksi yang harus segera diselesaikan, deal bisnis yang menanti, dan sejenisnya. Tak heran jika di balik penampilan cool seorang pebisnis, berkecamuk ide-ide seperti, “Andai saya dapat segera sampai di tempat meeting sekarang,” atau “Kenapa teleponnya tidak diangkat?”, atau bahkan, “Bagaimana saya bisa segera konfirmasi ke bos, kalau belum ada kepastian dengan klien?”, dan seterusnya.

Bisa jadi mereka sibuk memencet keypad Blackberry-nya, mengetik tuts laptop, atau berkali-kali menghubungi nomor tertentu, apa daya hasil kurang memuaskan. Mereka semua tetap harus menunggu, menunggu, dan menunggu. Menanti pesawat yang delay dua jam, sementara ada banyak sekali hal bisa dilakukan dalam tempo dua kali 60 menit itu. Menanti kabar dari patner dalam tempo yang tak bisa dipastikan, dan ia tak dapat mengambil langkah selanjutnya, padahal ada banyak transaksi lain yang dapat diselesaikan. Menunggu mobil terbebas dari kemacetan jalan raya yang entah sampai kapan, sementara di tempat lain kehadirannya sangat dibutuhkan sekian banyak klien. Bayangkan, jika idiom “waktu adalah uang” diberlakukan, berapa banyak uang kita terbuang? Belum ditambah kerugian energi, dan stres yang ditimbulkan.

Berterimakasihlah pada teknologi, sebab ia mampu menjawab masalah tersebut. Waktu dua jam yang dihabiskan demi menunggu kedatangan pesawat, dapat dimanfaatkan untukmenghubungi patner, mengerjakan transaksi bisnis, sekaligus juga menjawab email, bahkan menyapa keluarga di rumah, andai didukung dengan teknologi yang tepat. Pasti kita semua sudah tak asing lagi dengan Facebook, sebuah situs pertemanan dimana kita dapat chatting, kirim pesan, pasang status, menyimpan foto, main games, dan sebagainya dalam waktu bersamaan di satu layar.Bayangkan kalau konsep serupa diterapkan pada pekerjaan kita. Pada satu layar monitor, kita dapat membuka email, chatting, mengerjakan tugas, mengisi formulir cuti, sekaligus juga ber-Twitter dan Facebook. Atau yang lebih fokus pada pekerjaan, yaitu berkomunikasi dengan atasan ketika meeting secara online dengan klien, sembari menelepon patner, dan langsung mengerjakannya. Inilah yang disebut dengan kolaborasi, menyatukan begitu banyak aplikasi dalam satu wadah yang efisien.

Hemat Waktu dan Biaya

Kolaborasi dan networking, jika diarahkan secara tepat, mampu meningkatkan karir, juga bisnis. Katakanlah Anda adalah seorang direktur penjualan dengan banyak cabang di seluruh Indonesia, yang dituntut banyak bepergian. Padahal Anda perlu memeriksa email, agar selalu update dengan kegiatan-kegiatan di organisasi. Anda juga perlu menelepon untuk memonitor setiap cabang secara intensif. Pada saat yang sama pun wajib mengawasi patner-patner. Selain itu, atasan perlu membrifing Anda dengan sejumlah informasi kompetitif yang dibutuhkan untuk mendesain ulang strategi bisnis. Dengan teknologi konvensional, berapa banyak biaya komunikasi itu? Terpikirkan berapa lama durasi bicara di telepon, dengan berapa hitungan pulsanya, lalu berapa jenis perangkat yang harus disediakan, belum aplikasinya.

Pengalaman membuktikan bahwa teknologi yang kian canggih selalu mampu menekan biaya. Dulu, orang menelepon ke lain kota sudah dipusingkan dengan biaya pulsa membengkak. Berkirim dokumen ke negara lain, memerlukan pengeluaran tidak sedikit, ditambah waktu tenggang yang lama. Sejak lahirnya Internet, sejauh apapun jarak tempuhnya, selama dia ada terjangkau akses dunia maya, dapat dicapai dalam hitungan menit, bahkan detik, dan biayanya cukup kecil.

Ada inovasi yang jauh lebih hemat lagi, kita menyebutnya LotusLive, sebuah kolaborasi networking yang memungkinkan kita melakukan banyak pekerjaan sekaligus di waktu yang sama, tanpa batas ruang dan waktu. Betul, Internet mampu mempermudah pekerjaan, memperlancar komunikasi, namun itu saja masih kurang, sebab perlu didukung satu inovasi tersendiri yang seolah menyatukan beragam fungsi yang ada.

Apa yang dapat dilakukan LotusLive dari IBM?

·Meeting online

Bukan suatu hal baru memang, namun fitur sejenis conference call di telepon, atau conference chatting yang umum kerap mengalami gangguan teknis, lag, gangguan jaringan, akses terbatas, keamanan, dan sejenisnya. LotusLive membuat meeting secara online jauh lebih nyaman, aman dari penelusup.

·Berbagi presentasi

Menanti partner bisnis yang terjebak di macet memang membosankan. Padahal sesungguhnya Anda bisa langsung share presentasi yang akan Anda sampaikan saat itu juga melalui LotusLive. Sang partner pun merasa sangat terbantu karena di sela waktunya dapat segera tahu apa yang Anda tawarkan, sehingga ketika sampai di tujuan sudah dapat meresponnya.

·Mengatur jadwal

Integrasi sistem kalendar di dalam IBM Lotus Notes membuat jadwal kerja dan keseharian lebih mudah diatur dalam tempo cepat.

·Melancarkan komunikasi

Bukan hanya chatting langsung dengan pihak lain saat meeting, melainkan juga menghadirkan videocasting.

Bagi yang ingin berkomunikasi sembari berbagi informasi dalam satu tim kerja Anda dengan patner dan klien, dapat juga mencoba software Lotus Quickr, yang mampu membuat komunikasi antar kelompok sebaik komunikasi di luar batasan firewall. Quickr memberlakukan format tamu, dimana kita bisa mengajak orang lain di luar firewall dengan profil terbatas untuk berbagi informasi tertentu, seperti dokumen khusus atau file yang berhubungan dengan proyek, cukup hanya dengan tiga kali klik. Di sini kita dapat menikmati tampilan antarmuka bagi banyak aktivitas dan profil, sehingga membuat pengguna mampu menandai informasi yang dibutuhkan saat harus mengaksesnya lagi.

Lotus di Blackberry

Bagi pengguna Blacberry, Lotus juga dapat diakses dengan mudah. Bekerjasama dengan RIM, IBM memungkinkan pengguna mengunduh semua aplikasi Lotus Connection ke Blackberry, termasuk Lotus Quickr yang sangat membantu framework dokumen dan file di Blackberry, berbasis kolaborasi.

Pengguna dengan mudah melakkan navigasi folder dan library, menemukan file yang diperlukan dalam tempo singkat. Bisa dengan simple menyunting sinkronisasi data antara komputer dan Blackberry, sehingga kita dapat melanjutkan pekerjaan kantor di rumah, atau dimana saja. Dari sisi keamanan tak perlu diragukan, sebab akses ke aplikasi ini terbatas pada pengguna terdaftar saja. Jadi walau bebas bekerja dimana dan kapan saja, dengan data yang berpindah-pindah dari Blackberry ke laptop dan komputer, serta sharing dokumen dengan sesama pengguna, semua data dijamin aman, tidak bocor ke pihak luar.

Dengan semua solusi teknologi di atas, apakah Anda masih stress dengan macet jalan raya dan pesawat yang tertunda?Kalau jawabannya ya, artinya Anda belum memahami arti teknologi yang sesungguhnya.***

*Disclaimer: Artikel ini adalah pendapat pribadi tidak merepresentasikan opini, strategi atau posisi IBM.