Seorang guru membawa sebuah gelas yang berisi batu-batuan, yang terdiri dari beberapa batu besar dan sisanya batu-batu kecil. Kemudian sang guru menyuruh murid-murid untuk membongkar gelas itu dan menatanya ulang. Dua orang murid mencobanya namun tak berhasil karena gelas tersebut tidak muat diisi semua batu. Akhirnya sang guru menyuruh salah seorang murid tadi serta memberi perintah, untuk mengisi gelas dengan batu besar dulu kemudian sisanya diisi dengan semua batu kecil. Alhasil gelas itu terisi semua batu. Lalu sang guru berkata, “Gelas ibarat dengan waktu, sedangkan Batu ibarat dengan kegiatan atau aktivitas. Setiap orang punya aktivitas utama dan penting serta aktivitas yang tidak mendesak. Bila hidup ini sudah diisi dengan aktivitas tidak mendesak terlebih dahulu maka bisa dipastikan bahwa aktivitas penting atau utama tidak akan tercapai karena sudah kehabisan tempat (waktu dan energi). “
Kita semua di beri waktu yang sama, yaitu 24 jam sehari. Tak ada yang mendapatkan waktu lebih atau kurang dari 24 jam. Namun dengan waktu yang sama, ada seseorang yang bisa menyelesaikan setiap tugas, pekerjaan, aktivitas serta hobi dengan baik bahkan masih bisa meluangkan waktu bersama teman, rekan atau keluarga. Sedangkan sebagian besar lagi, ada banyak aktivitas yang belum selesai bahkan sampai di lanjutkan esok hari. Padahal sudah fokus, sibuk dan memberikan seluruh waktu berada di sana. Pernahkah kita mengalami situasi seperti ini?
Menghabisakan hari dalam hiruk pikuk aktivitas yang tidak tertata seringkali terlihat sibuk, namun hasilnya kurang memuaskan, karena membagi perhatian dengan banyak tugas yang berbeda. Sibuk tidak sama dengan produktif. Mereka yang bisa menyelesaikan tugas dan aktivitas dengan tepat waktu , mempunyai kemampuan mengatur waktu dengan baik. Dibutuhkan pengelolaan dan penerapan penggunaan waktu dengan sangat baik. Dengan banyaknya tugas atau aktivitas, perlu dilakukan prioritas pekerjaan mana yang lebih penting (urgent) daripada yang tidak terlalu penting (bisa dikerjakan setelahnya). Ada metode Eisenhower yang membagi kuadran menjadi 2 jenis masalah, yang mendesak dan yang penting. Kuadran ini di bagi menjadi 4 dan pengelompokannya hampir sama dengan analisis ABC. Pengelompokan berdasarkan kriteria berikut :
A – Tugas yang dianggap mendesak dan penting, misal : krisis, tenggat waktu, masalah
B – Tugas yang penting tapi tidak mendesak, misal : hubungan, perencanaan, rekreasi
C – Tugas yang tidak penting tapi mendesak, misal : interupsi, rapat, aktivitas
D – Tugas yang tidak penting dan tidak mendesak , misal : pemborosan waktu, aktivitas menyenangkan, hal-hal sepele.
Pada pengelompokan C, tugas bisa didelegasikan atau dipercayakan dan diserahkan pada orang lain. Sedangkan pada pengelompokan D, tugas bisa ditunda atau dihilangkan sesuai dengan waktu yang memungkinkan.
Metode ini dapat kita praktekkan dalam kehidupan sehari-hari, misalnya, untuk aktivitas esok hari dengan membuat daftar kegiatan dan jadwal. Awalnya kita mendata apa saja yang menjadi jadwal harian atau rutin setiap hari, jadwal mingguan rutin yang diadakan esok hari, jadwal dadakan yang sudah pasti dilakukan esok hari, kegiatan apa yang akan kita lakukan (menyangkut hobi atau kesukaan). Susun semua dengan prioritas analisis ABCD. Usahakan untuk (Group A) dilakukan dan dikerjakan dahulu, selanjutnya yang mendesak (group C), bila bisa didelegasikan(dipercayakan pada orang lain yang mengerjakan) tak mengapa di delegasikan, karena waktu yang kita punya di (group C) bisa dimanfaatkan untuk hal-hal lain, misalnya lanjut mengerjakan Group B. Baru kemudian, kita mengerjakan tugas atau aktivitas yang penting tapi tidak mendesak untuk di kerjakan (Group B). Bila ada sisa waktu bisa mengerjakan aktivitas yang tidak penting dan tidak mendesak (Group D) namun bila tida ada sisa waktu maka Group D dapat ditunda serta dilakukan lain waktu. Lalu bagaimana bila di hari itu ada tugas atau aktivitas di luar perencanaan kita (dadakan)? Kita dapat memodifikasi jadwal. Syaratnya, tetap kelompokkan termasuk tugas atau aktivitas yang penting dan mendesak sesuai analisis ABCD.
Ketika kita masih pemula menerapkan prioritas analisis ABCD, keberhasilan dalam mengelola waktu tak serta merta mengiringi kita, kadang ada group B atau C yang belum dapat diselesaikan sesuai dengan perencanaan. Namun tak menjadi masalah, semua membutuhkan proses. Bila tetap rajin memprioritaskan tugas atau aktivitas, maka kebiasaan menggunakan waktu dengan baik akan membuahkan hasil. Dengan pengelolaan waktu yang baik, justru menjadikan kita semakin disiplin, lebih rapi dan terorganisir, menjadi lebih percaya diri, mengurangi kadar stress dan kecemasan karena telah menyelesaikan tugas dengan baik serta mempunyai waktu bersama keluarga, sahabat dan kerabat lain, serta sehat secara fisik, karena tidak bekerja seharian penuh yang menguras energi.
