Siapkan hidangan minum dan snack jika perlu, hal ini sebagai bentuk penghormatan kepada peserta.
Pelaksanaan Rapat
Setelah pemimpin menyiapkan persiapan rapat, maka tibalah saatnya untuk memimpin rapat. Beberapa hal yang harus diperhatikan :
#1. Pembukaan
Dalam pembukaan sampaikan salam kepada peserta, dan ucapan terima kasih atas kehadirannya.
Jelaskan latar belakang dan tujuan rapat dalam topik yang akan di bahas. Kemudian beritahukan tata cara rapat, misalnya pemimpin rapat melakukan presentasi terlebih dahulu, lalu memberikan kesempatan peserta memberikan masukan atau sebaliknya.
Tentukan notulen rapat untuk menulis jalannya rapat, bila perlu membuat rekaman sebagai dokumentasi. Kemudian beritahu durasi rapat misalnya 90 menit. Sebaiknya pemimpin rapat sudah hadir 15 hingga 30 menit sebelum rapat dimulai.
#2. Interaktif
Rapat yang dibangun jangan satu arah dari pemimpin rapat kepada peserta. Namun, rapat yang baik adalah interaktif dua arah, agar rapat menjadi hidup.
Galilah sebanyak-banyaknya dari peserta untuk memberikan masukan, karena tidak semata-mata ide dari pemimpin rapat.
#3. Etika Rapat
Menjaga untuk tidak memotong pembicaraan karena tidak etis. Namun, jika terpaksa harus menghentikan pembicaraan lakukan dengan sopan dan jangan membuat tersinggung.
Setiap peserta dalam memberikan tanggapan sebaiknya melalui pemimpin rapat terlebih dahulu supaya berjalan tertib dan menghindari terjadinya debat antar peserta.
#4. Objektif, Menghargai dan Terbuka
Pemimpin rapat harus objektif, jika memang pendapatnya kurang tepat maka siap untuk menggunakan pendapat dari orang lain.
Hargailah pendapat-pendapat dari peserta walaupun mungkin kurang berbobot dan terbuka menerima masukan dari semua peserta.
#5. Buatlah Kesimpulan
