Dalam hubungan antar pabrik apalagi antara vendor dan customer, email tetap digunakan sebagai standar dalam pengiriman informasi. Dan tentunya dalam berkorespondensi tentu memerlukan guidance dalam kita mengirim informasi via email sehingga email yang kirim tepat sasaran dan tidak menimbulkan.
Ada banyak tips dan trik dalam berkirim dan menjawab e-mail termasuk di pabrik saya, tetapi saya tertarik dengan 10 saran Bersopan Santun dalam ber-email ala Zoran Todorovich dalam tulisannya yang berjudul The Top 10 E-mail Courtesy Suggestions, Zoran Todorovichdi Eagle's Wings yang dikirimkan motivasi-islam.com :
1. Benahi susunan email "forwards" kita, bila anda ingin memforward sebagian atau seluruh pesan pada pihak lain, maka luangkan sedikit waktu anda untuk menghapus tanda yang biasanya muncul. Seperti tanda ">" dan lainnya.
2. Gantilah "Subject" atau Judul email bila topik pembicaraan anda berubah, seringkali setelah saling bertukar email beberapa kali, topik pembicaraan berubah dari aslinya, namun "subject" atau judul email belum juga diganti. Akan jauh lebih mudah untuk melacak email yang masuk bila "subject" disesuaikan dan dapat mencerminkan isi email yang sedang anda tulis.
3. Hapuslah pesan reply yang tidak perlu, beberapa program email secara otomatis memunculkan isi email yang terdahulu bila anda sedang membalas/mereplynya. Ada baiknya anda menghapus pesan tersebut dan hanya tinggalkan pesan yang benar-benar anda anggap perlu.
4. Jangan teruskan surat berantai, anda tentu merasa terganggu dan jengkel bila seseorang engirimi anda sebuah email tentang humor atau cerita-cerita, kemudian meminta anda untuk meneruskannya dengan segera pada 10 teman anda yang lain, atau bila tidak maka anda akan ketiban sial. Mengapa anda juga bermaksud mengganggu dan membuat orang lain jengkel bila anda meneruskan email semacam ini? Ndak usah pusing-pusing HAPUS SAJA dengan menekan tombol “DELETE”.
5. Hormati privacy orang lain, ini termasuk juga alamat email mereka. Bila anda sedang mengirim email ke sejumlah orang yang mungkin satu-sama- lain tidak saling mengenal, gunakan "bcc" atau "blind carbon copy " agar alamat-alamat email mereka tidak saling diketahui. Bila anda mudah mengirim email ke banyak alamat sekaligus tanpa mempertimbang – kan saran ini, maka bersiap-siaplah untuk dikomplain karena mereka menerima spam.
6. Jangan melakukan spam, mungkin saja anda tidak sengaja melakukannya, tetapi banyak orang tidak menyadari jika mereka menggunakan alamat-alamat email yang mereka dapat dari "forwarded email", kemudian menggunakannya tanpa permisi, ini termasuk bentuk spam.
7. Jangan berteriak-teriak, berteriak-teriak bukan dalam arti harfiahnya tetapi menulis dengan engaktifkan huruf besar (tombol "Caps Lock") dapat diartikan sebagai pertanda
kemarahan terkadang juga disertai dengan tulisan bold dengan warna merah. Orang mungkin menganggap anda sebagai pengguna internet yang tidak baik, atau tidak sopan sama sekali.
8. Jangan mudah "terbakar", over-reaksi, atau terburu-buru menghapus suatu email tanpa berusaha memikirkannya dgn baik, dalam bahasa tulis, kita memiliki waktu untuk memikirkan bagaimana kita merespon atas sesuatu email yang membuat kita marah. Begitu juga dengan beremail ria. Bila anda merasa dipenuhi dengan emosi yang kuat, kemudian menulis balasan dengan emosional pula, maka sebaiknya jangan keburu anda kirim email tersebut. Simpanlah dulu dalam "draft folder" selama beberapa hari untuk dibaca ulang.
9. Bersabarlah dalam menunggu "reply", ketahuilah, orang tidak hanya hidup dengan internet. Mereka mungkin tidak membalas email anda dengan segera. Masih banyak orang yg men-cek email mereka seminggu sekali, malah boss saya sampai email ratusan dan teman saya ribuan email ndak pernah dibuka.
10. Akuilah bahwa tidak semua orang senang menerima segala yang kita anggap lucu, jangan terus-menerus mengirimkan sesuatu pada mereka yang tidak pernah membalasnya, meskipun dengan ucapan terima kasih.
Semoga 10 saran bersopan santun dalam ber-email ala Zoran Todorovich dapat bermanfaat untuk rekan Kompasiana, dalam mendukung aktivitas kita dalam berkorespondensi dengan mitra kerja, boss kita hingga client/customer kita sehingga mampu menjadi komunikasi via e-mail yang bermakna dan Jangan lupa Luangkan sedikit waktu kita untuk memikirkan apa yang kita forward kan dan kepada siapa kita mem-forwardkan suatu email. Karena memang tidak semua orang setuju atau suka dengan materi yang kita forwardkan.
Selamat berkorespondensi vie e-mail, rekan Kompasiana !
Salam Kompasiana,
Wefi
o
