Thank’s to --> Kompasiana yang sudah memberikan kesempatan buat artikel ini. Dan kompasianer-kompasianer yang sudah melirik dan melihat artikel ini minimal melirik judulnya.
Semoga segala sesuatunya menjadi lebih baik buat anda !!
Kondisi saat ini menunjukkan bahwa banyak penjualan produk terutama consumer goods yang tidak lagi dilakukan secara tunai. Salah satunya adalah untuk meningkatkan daya saing dan memperbesar volume penjualan. Perusahaan-perusahaan multi nasional seperti garuda food, sayap mas utama, arta boga, mayora, unilever, danone dan lainnya juga melakukan penjualan dengan sistem kredit.
Penjualan produk yang sukses dipasaran belum tentu diiringi kesuksesan dibidang keuangan. Bahkan tak jarang para marketer dan owner distribusi yang melupakan hal ini. Pengelolaan dan kontrol keuangan yang buruk bisa menyebabkan hal-hal yang tidak diingini. Omset penjualan yang besar menjadi sia-sia jika tidak dibarengi dengan manajemen keuangan yang kurang baik. Mengingat begitu pentingnya pengelolaan keuangan dalam sebuah bisnis maka diperlukan seorang account receivable [adm piutang] untuk mengatur keuangan perusahaan. Adapun tugas, tanggung jawab dan wewenang seorang account receivable pada perusahaan consumer goods adalah sebagai berikut:
·Mencatat dan mengarsip seluruh transaksi penjualan dengan benar
Seluruh transaksi penjualan hendaklah dicatat dan di arsip dengan rapi oleh seorang account receivable atau adm piutang agar jika sewaktu-waktu dibutuhkan mudah untuk menyiapkannya. Mencacat return penjualan dengan benar. Mencatat piutang langganan yang dibawa dan kembali oleh salesman. Pencatatan harus dilakukan secara konsisten agar mengurangi terjadinya kesalahan. Jika ada yang harus segera dibukukan jangan ditunda-tunda sebab jika terjadi kesalahan akan lupa.
·Membuat file piutang penjualan dengan benar
Piutang-piutang penjualan dari berbagai salesman hendaklah di filling dengan benar agar mudah dicari ketika dibutuhkan.
·Menyiapkan piutang dagang
Piutang penjualan salesman sebaiknya disiapkan sebelum salesman datang. Dalam prakteknya salesman sering kali diburu-buru karena target penjualan yang dikejar. Membuat salesman menunggu terlalu lama bisa menyebabkan mereka frustasi dan kesal sehingga bisa berdampak kepada tagihan dan penjualan mereka pada hari itu.
·Memeriksa laporan tanda terima tagihan
Akurasi dari laporan tanda terima tagihan yang dibuat salesman pada sore hari harus diperiksa kembali dengan teliti oleh adm piutang.
·Mengelola piutang penjualan bermasalah
Piutang-piutang bermasalah harus dikelola karena itu juga masih termasuk aset perusahaan walaupun statusnya saat ini bermasalah. Jika diurus secara serius tidak tertutup kemungkinan bisa selesai walaupun tidak seratus persen.
·Audit lapangan
Jika memang urgent dan mendesak bisa saja seorang adm piutang melakukan audit lapangan untuk mengecek kebenaran faktur, melakukan penagihan dan lain sebagainya.
·Membuat performance piutang salesman
Performance piutang dari salesman dibuat agar gampang untuk dianalisa sehingga apabila terjadi sesuatu gampang dilakukan eksekusi.
·Memeriksa limit kredit
Tak jarang para salesman tidak bisa mengingat limit kredit dari masing-masing customernya. Disinilah seorang adm piutang memainkan peranannya.
·Bertanggung jawab terhadap keberadaan faktur-faktur kredit
Faktur-faktur kredit perusahaan menjadi tanggung jawab seorang adm piutang. Adm piutang harus menyimpan dan menjaganya dengan baik.
·Bertanggung jawab menyiapkan laporan-laporan piutang mingguan dan bulanan
Dalam rapat mingguan dan bulanan selain omset penjualan, piutang juga merupakan hal yang wajib dibahas dan dianalisa.
·Mengingatkan salesman terhadap faktur-faktur yang sudah over due
Seorang adm piutang perlu mengingatkan para salesman terhadap faktur-faktur yang sudah over due karena tak jarang salesman mengabaikan hal ini.
·Mengingatkan salesman membuat route sheet
Route sheet atau jadwal kunjungan perlu dibuat untuk kemudahan dalam menyiapkan tagihan-tagihan yang harus dibawa oleh salesman setiap hari.
·Mengingatkan salesman untuk segera menyelesaikan faktur bermasalah
Faktur bermasalah jika dibiarkan terus-menerus tanpa penyelesaian akan menyebabkan bad debt yang merugikan perusahaan. Adm piutang harus rajin dan cerewet mengingatkan salesman untuk segera menyelesaikannya.
·Jika diperlukan bisa berfungsi jadi checker
Untuk menghindari terjadinya faktur fiktif jika belum memungkinkan untuk mengambil seorang checker adm piutang bisa diberdayakan sementara untuk mencocokkan tanda tangan dari faktur dan form specimen yang diedarkan sebelumnya.
Terima kasih
____VM____
Salam mantap
