Perubahan dan inovasi adalah hal yang mutlak diperlukan dalam ranah perguruan tinggi, termasuk di Universitas Islam Negeri Prof. K.H. Saifuddin Zuhri Purwokerto (UIN SAIZU). Terhitung sejak 1 tahun lalu, UIN SAIZU melakukan transformasi besar dengan mengganti Sistem Informasi Akademik (SISCA) menjadi Sistem Informasi Pendidikan Terpadu (Sipinter). Langkah ini dinilai sebagai upaya progresif untuk meningkatkan pelayanan universitas agar lebih efisien dan modern. Namun, apakah transformasi ini benar-benar merupakan langkah progresif atau hanya sekadar gimmick?
Sipinter diklaim membawa sejumlah perbaikan dibandingkan pendahulunya, SISCA. Sistem baru yang lahir dari aplikasi SEVIMA (Sentra Vidya Utama) Surabaya ini diharapkan mampu menyediakan layanan akademik yang lebih cepat, efisien, dan terintegrasi. Beberapa fitur unggulan diusung Sipinter termasuk akses mudah bagi mahasiswa dan dosen untuk mengelola informasi akademik. Diketahui sistem Sipinter telah terintegrasi dengan PDDikti (Pangkalan Data Pendidikan Tinggi), dan memiliki fungsi 6 fitur lain seperti jadwal kuliah, KRS (Kartu Rencana Studi), nilai, KHS, proses pembayaran tagihan UKT, hingga penyediaan fitur konsultasi dengan Pembimbing Akademik. Selain itu, sistem ini diharapkan dapat meningkatkan transparasi dan akurasi data akademik.
Meskipun perubahan ini terdengar menjanjikan, tidak sedikit pihak yang meragukan efektivitasnya. Salah satu kritik utama adalah kesiapan infrastruktur dan sumber daya manusia. Apakah UIN SAIZU telah siap secara teknis dan administratif untuk mengelola sistem yang lebih kompleks? kenyataanya transformasi teknologi memerlukan pelatihan dan adaptasi, baik dari sisi pengguna maupun pengelola sistem. Tanpa adanya persiapan yang matang, sistem baru justru bisa menjadi sumber frustasi.
Kunci keberhasilan sistem terletak pada pengalaman pengguna, yaitu mahasiswa dan dosen. Sejak diluncurkannya Sipinter, banyak mahasiswa dan dosen yang mengeluhkan adanya kesalahan teknis, mulai dari hilangnya nilai akademik di beberapa mata kuliah mahasiswa, serta proses pendaftaran KKN (Kuliah Kerja Nyata) yang diakses secara online melalui website Kampelmas mengalami, mengalami kesenjangan data dengan sistem Sipinter. Hal ini menunjukkan masih banyak perbaikan teknis yang harus dilakukan. Selain itu, antarmukanya tidak selalu mudah digunakan dan sulit untuk disesuaikan. Sementara, keberhasilan sistem baru sangat bergantung pada seberapa mudah dan nyamannya sistem tersebut bagi mahasiswa dan dosen.
Aspek penting lainnya yang harus diperhatikan agar sistem Sipinter berhasil adalah manajemen perubahan. Proses migrasi data dari SISCA ke Sipinter juga harus dilakukan secara hati-hati untuk menghindari hilangnya data-data penting. Banyak mahasiswa dan dosen yang bingung dengan sistem baru ini karena kurangnya informasi dan pelatihan. Hal ini membuktikan peluncuran sistem Sipinter dilakukan secara tergesa-gesa tanpa persiapan yang matang.
Penting untuk memastikan bahwa Sipinter bukan sekedar gimmick. UIN SAIZU harus terus melakukan evaluasi dan menerima masukan dari pengguna. Transparansi dalam proses pengembangan dan perbaikan sistem penting untuk membangun kepercayaan dan memastikan bahwa sistem benar-benar memenuhi persyaratan akademik.
Kebijakan yang masih perlu dilakukan oleh pihak layanan akademik UIN SAIZU. Beberapa saran sebagai langkah yang relevan agar perubahan sistem menjadi lebih progresif, utamanya memberikan kepuasan bagi mahasiswanya.
1. Peningkatan Infrastruktur Teknologi
Peningkatan infrastruktur termasuk jaringan internet yang stabil, server yang kuat, dan dukungan teknis yang responsif.
2. Peningkatan user experience
Peningkatan proses antarmuka pengguna Sipinter user-friendly, dengan melakukan survei dan studi pengguna (mahasiswa) untuk memahami kebutuhan mereka.
3. Pelatihan dan Sosialisasi yang Intensif
Meskipun sosialisasi sudah pernah diadakan, pelatihan ini harus intensif dilakukan kepada dosen, staff administrasi, dan mahasiswa, dengan menncakup cara penggunaan fitur Sipinter, serta troubeleshooting dasar. Sosialisasi yang baik, akan mengurangi kebingungN dan resistensi terhadap perubahan.
4. Pengawasan dan Evaluasi
UIN SAIZU harus melakukan pengawasan dan evaluasi terhadap sistem informasi akademik secara teratur untuk memastikan bahwa sistem tersebut tetap efektif dan sesuai dengan kebutuhan kampus.
Transformasi dari SISCA ke Sipinter bisa menjadi langkah progresif jika diterapkan dengan benar. Namun, tanpa dukungan infrastruktur yang kuat, pelatihan yang tepat, dan manajemen perubahan yang baik, Sipinter berisiko menjadi sistem gagal yang hanya akan berujung pada kekecewaan. UIN SAIZU harus berupaya menjadikan Sipinter lebih dari sekedar perubahan kosmetik untuk pencitraan, namun menjadi sarana yang efektif dan efisien dalam menunjang pelayanan akademik.
Pada akhirnya, keberhasilan transformasi ini akan sangat bergantung pada bagaimana UIN SAIZU mengelola tantangan-tantangan yang ada dan seberapa responsif mereka terhadap kebutuhan dan masukan dari civitas akademika. Hanya dengan demikian, Sipinter bisa menjadi simbol kemajuan, bukan hanya sekadar gimmick.
