Program ini tidak hanya tentang pencatatan data aset secara teknis, tetapi lebih jauh lagi berhubungan dengan pemberdayaan masyarakat melalui pengelolaan informasi yang lebih transparan dan terorganisir. Inilah contoh bagaimana aplikasi teknologi sederhana, seperti Microsoft Excel, dapat menjadi alat yang sangat bermanfaat dalam meningkatkan kualitas hidup masyarakat di tingkat RT/RW.
Tantangan Pengelolaan Aset di Medokan Semampir
Medokan Semampir adalah kelurahan yang terletak di Surabaya Timur dengan tingkat kepadatan penduduk yang cukup tinggi. Meskipun wilayah ini berkembang pesat, pengelolaan aset publik dan pribadi masih sering dilakukan secara manual dan tidak terintegrasi dengan baik. Di RT 01 RW 08, misalnya, terdapat berbagai aset seperti tanah, bangunan fasilitas umum (seperti posyandu, balai warga, tempat ibadah), serta sarana prasarana lainnya yang sangat penting bagi kehidupan sehari-hari masyarakat. Namun, aset-aset tersebut seringkali tidak terdata dengan baik, sehingga pengelolaannya tidak optimal.
Banyak masalah muncul akibat kurangnya pendataan yang jelas tentang siapa yang bertanggung jawab terhadap pemeliharaan, kondisi fisik, atau status kepemilikan berbagai fasilitas tersebut. Sebagai contoh, jika ada fasilitas umum yang rusak, sulit bagi pengurus RT/RW untuk menentukan apakah itu menjadi tanggung jawab pemerintah atau warga setempat. Selain itu, tanpa adanya data yang terstruktur, perencanaan pembangunan atau renovasi fasilitas umum pun menjadi sangat terbatas.
Untuk mengatasi masalah ini, program inventarisasi aset menggunakan program Excel yang dilaksanakan oleh mahasiswa KKN UNTAG 2024 menjadi sangat relevan. Pendataan aset yang sistematis dan berbasis digital akan membuka peluang baru untuk pengelolaan sumber daya yang lebih efektif di tingkat komunitas.
Proker Inventarisasi Aset dengan Excel: Solusi Praktis dan Efektif
Program kerja KKN NR 06 Sub Kelompok 3 UNTAG Surabaya ini berfokus pada penggunaan Microsoft Excel untuk mendata berbagai aset yang ada di RT 01 RW 08 Medokan Semampir. Excel dipilih karena kemampuannya yang fleksibel dalam mengolah data dalam jumlah besar dengan cara yang sederhana dan mudah dipahami. Selain itu, Excel juga memiliki fungsi analisis yang memungkinkan pengelolaan data aset lebih efisien, seperti menghitung kondisi fisik, status pemeliharaan, dan estimasi anggaran perbaikan.
Proses inventarisasi dimulai dengan pengumpulan data lapangan. Mahasiswa KKN bersama dengan pengurus RT dan warga setempat melakukan pendataan mengenai semua aset yang ada, baik yang bersifat pribadi (seperti tanah milik warga) maupun yang bersifat publik (seperti jalan, fasilitas umum, atau bangunan yang digunakan bersama). Setiap aset kemudian dicatat dalam spreadsheet dengan kolom-kolom yang mencakup informasi seperti lokasi, status kepemilikan, kondisi fisik, dan penggunaannya.
Salah satu keunggulan menggunakan Excel adalah kemampuannya untuk mengelompokkan data secara otomatis dan melakukan analisis sederhana, seperti menghitung jumlah aset yang perlu perbaikan atau mengidentifikasi fasilitas yang belum terkelola dengan baik. Dengan sistem ini, pengurus RT dapat lebih mudah memprioritaskan kegiatan pemeliharaan atau pengembangan aset berdasarkan data yang terstruktur.
Manfaat Penggunaan Excel dalam Inventarisasi Aset
1. Meningkatkan Efisiensi dan Akurasi
Salah satu manfaat utama penggunaan Excel adalah kemampuannya untuk meningkatkan efisiensi dalam pendataan. Data yang awalnya ditulis secara manual kini dapat dicatat dengan lebih cepat dan akurat dalam format digital. Excel juga memungkinkan pemanfaatan rumus untuk mempermudah analisis data, seperti menghitung kebutuhan anggaran atau mengidentifikasi aset yang paling mendesak untuk diperbaiki.
2. Aksesibilitas dan Transparansi
Dengan menggunakan Excel, data aset yang terkumpul bisa dengan mudah diakses oleh berbagai pihak yang berkepentingan, mulai dari pengurus RT/RW, warga, hingga pihak pemerintah. Akses yang lebih mudah ini meningkatkan transparansi dalam pengelolaan aset, di mana setiap keputusan terkait pemeliharaan atau pembangunan fasilitas bisa dipertanggungjawabkan dengan jelas.
3. Kemudahan dalam Pengelolaan dan Perencanaan
Excel memungkinkan pengelola untuk memantau status aset secara berkala dan memperbarui informasi yang ada sesuai kebutuhan. Misalnya, jika ada perbaikan yang dilakukan pada fasilitas umum, data tersebut bisa segera diupdate untuk mencerminkan perubahan kondisi. Selain itu, Excel memungkinkan analisis lebih lanjut, seperti perhitungan anggaran untuk renovasi atau pembangunan fasilitas baru, sehingga perencanaan lebih matang dan terukur.
4. Pemberdayaan Masyarakat
Salah satu aspek penting dari program ini adalah keterlibatan masyarakat dalam proses pendataan. Melalui pelatihan dan pendampingan, warga dapat belajar menggunakan Excel untuk mendata dan memantau aset-aset yang ada di lingkungan mereka. Ini tidak hanya memberikan mereka keterampilan digital baru, tetapi juga meningkatkan rasa tanggung jawab terhadap aset yang mereka miliki dan kelola bersama.
Tantangan yang Dihadapi dalam Implementasi
Meskipun penggunaan Excel menawarkan banyak manfaat, tentu saja terdapat tantangan yang perlu diatasi. Salah satunya adalah tingkat pemahaman teknologi di kalangan warga. Beberapa warga, terutama yang lebih tua atau yang tidak terbiasa dengan komputer, mungkin merasa kesulitan untuk beradaptasi dengan sistem digital. Oleh karena itu, mahasiswa KKN perlu memberikan pelatihan dasar agar pengurus RT/RW dan warga dapat memanfaatkan sistem ini dengan baik.
Selain itu, waktu yang terbatas selama program KKN juga menjadi tantangan. Pekerjaan inventarisasi aset membutuhkan waktu dan tenaga yang cukup besar, mengingat banyaknya data yang perlu dikumpulkan dan diolah. Meski demikian, dengan kerjasama yang solid antara mahasiswa KKN, pengurus RT, dan warga setempat, tantangan ini dapat diatasi dengan baik.
Kesimpulan: Menuju Pengelolaan Aset yang Lebih Terorganisir
Program Kerja KKN NR 06 Sub Kelompok 3 UNTAG Surabaya 2024 di RT 01 RW 08 Medokan Semampir, yang mengusung konsep inventarisasi aset berbasis Excel, merupakan contoh konkret dari penerapan teknologi dalam pengelolaan sumber daya komunitas. Dengan menggunakan Excel, pengelolaan aset menjadi lebih efisien, transparan, dan terorganisir, yang pada gilirannya dapat meningkatkan kualitas hidup masyarakat setempat. Harapan ke depannya, kegiatan ini dapat menjadi model bagi komunitas lain di Surabaya dan Indonesia pada umumnya, dalam mengadopsi teknologi untuk mempermudah proses pendataan dan pengelolaan sumber daya lokal. Dengan pendekatan berbasis data yang lebih baik, pembangunan yang lebih terarah dan berkelanjutan pun dapat tercapai, meningkatkan kesejahteraan masyarakat secara keseluruhan. Program ini juga membuka peluang bagi generasi muda untuk lebih aktif berperan dalam pembangunan daerah, sekaligus memperkenalkan mereka pada teknologi yang relevan untuk menghadapi tantangan zaman. Sebagai penutup, semoga langkah ini menjadi langkah awal yang menginspirasi banyak pihak untuk mengoptimalkan teknologi dalam berbagai aspek kehidupan
