Sebagai komunitas yang pengurus atau istilah tepatnya admin komunitas berada di beberapa kota berbeda bahkan negara berbeda, sangatlah sulit. Karena rapat koordinasi hanya dapat digulirkan via daring. Admin Koteka paling spesifik, meski sempat berganti pengurus beberapa kali, namun adminnya jarang yang berada dalam satu kota. Admin saat ini adalah Gaganawati yang berdomisili di Jerman, lalu ada Ony Jamhari di Bogor yang sedang sakit, lalu ada Nanang di Ponorogo.
Satu admin telah mendahului kita bang Diaz Dizzman saat sedang bertugas di Aceh, beberapa admin telah mengundurkan diri akibat kesibukan masing-masing, yakni Dhave Danang yang dosen di Salatiga, Ednadus dan Nurul di Jakarta serta Mira di Purwakarta.
Saat didirikan pada era Kompasiana dipimpin Kang Pepih dan komunitas dikelola Wardah (sekarang salah satu pimpinan BloggerCrony), komunitas masih bisa hidup karena mendapat subsidi dana tahunan dari Kompasiana.
Semasa pandemi dimana semua kegiatan tiarap, Koteka justru berkibar dengan webinar Koteka Talk-nya, karena berhasil mendatangkan duta besar untuk menjadi narasumber, juga tokoh-tokoh yang mampu bercerita tentang wisata, seperti Menteri Parekraf Sandiaga Uno, Kartika Afandi, Sari Koeswoyo, GRA Bendara, dan lain-lain. Karena kualitasnya inilah Koteka sempat diganjar sebagai Best Community 2021.
Senang sekali mengikuti webinar ini karena kita seakan keliling dunia tanpa paspor, visa, dan tiket. Cukup bermodal kuota internet atau wi-fi.
Sekarang pada saat Kompasiana dibawah Kang Nurulloh, subsidi tahunan mulai 2023 ditiadakan. Masih ada K-Reward Quarterly yang diperebutkan puluhan komunitas, yang dinilai berdasar jumlah aktivitas. Uniknya, setiap kegiatan dinilai sama, tanpa mempertimbangkan bobot kualitasnya dan aras kesulitannya.
Misal, sebuah komunitas yang mengadakan kompetisi blog bila dibandingkan dengan Koteka Trip Bogor, seharusnya beda penilaiannya. Karena untuk sebuah trip membutuhkan usaha lebih banyak, dari mencari sponsor, survei lapangan, koordinasi, transportasi, makan siang, dan segala keruwetan lainnya.
Salah satu kegiatan luring Koteka yang penulis ikuti, adalah eksplorasi Purwakarta. Kegiatan ini juga harus menggandeng sponsor Disparbud Purwakarta, untuk sewa kendaraan dan makan siang sate Maranggi, juga beberapa UMKM yang memberi sponsor berupa snack, minuman dan cindera mata. Setelah bertemu dengan Disparbud Purwakarta, peserta diajak berkeliling ke beberapa museum dan bendungan Jatiluhur. Selesai trip, peserta harus mengunggah tulisan tentang Purwakarta di laman Kompasiana dan IG mengenai Purwakarta. Sebuah kerjasana yang saling menguntungkan. Semua peserta senang, tapi mereka tidak mengetahui betapa repotnya admin komunitas saat mempersiapkan dan pada hari pelaksanaan.
