Korespondensi Resmi adalah komunikasi tertulis yang digunakan dalam konteks formal, seperti bisnis, pemerintahan, atau institusi. Korespondensi ini memiliki tujuan khusus, misalnya menyampaikan informasi, permohonan, undangan, atau penawaran, dan harus mematuhi format serta struktur yang baku agar profesional dan jelas.
Format dan struktur yang tepat dalam korespondensi resmi merupakan elemen penting yang tidak boleh diabaikan. Hal ini disebabkan oleh peran korespondensi resmi sebagai alat komunikasi formal yang mewakili organisasi, perusahaan, atau institusi. Ketepatan format dan struktur bukan hanya soal estetika, tetapi juga menyangkut efisiensi, profesionalisme, dan kepercayaan. Adapun cirinya sebagai berikut, format yang tepat membantu mempermudah pemahaman isi surat, struktur surat yang baik mencerminkan profesionalisme pengirim, korespondensi resmi dengan struktur baku mempermudah arsip dan administrasi. Namun, ada pihak yang berpendapat bahwa format surat tidak perlu terlalu baku selama pesan dapat tersampaikan. Pandangan ini mungkin relevan dalam komunikasi yang tidak terlalu formal, tetapi dalam konteks resmi, pengabaian format justru dapat menimbulkan ketidakjelasan dan salah tafsir. Dengan demikian, argumen ini kurang relevan dalam komunikasi formal.
Format dan Struktur Korespondensi Resmi:
1. Kop Surat
Terletak di bagian atas surat. Berisi nama, logo, alamat, nomor telepon, email, atau situs web instansi/organisasi. Menunjukkan identitas pengirim.
2. Nomor Surat
Dicantumkan di bawah kop surat. Menyertakan kode unik berdasarkan sistem administrasi (misalnya: nomor urut, bulan, dan tahun).
3. Tanggal Surat
Ditulis dengan format yang sesuai, seperti "20 Desember 2024". Biasanya terletak di kanan atas setelah kop surat atau nomor surat.
4. Perihal (Subject)
Menyebutkan inti atau tujuan utama surat. Dicantumkan singkat dan jelas.
5. Lampiran (Jika Ada)
Menyebutkan dokumen tambahan yang disertakan. Format: "Lampiran: 2 lembar".
6. Alamat Tujuan
Ditujukan kepada pihak penerima surat. Berisi nama penerima, jabatan, dan alamat lengkap.
7. Salam Pembuka
Umum digunakan: "Dengan hormat," atau salam resmi lainnya sesuai budaya organisasi.
8. Isi Surat
Pendahuluan: Menjelaskan alasan atau latar belakang surat.
Isi Utama: Menyampaikan informasi, permintaan, atau instruksi utama.
Penutup: Menyampaikan harapan atau ucapan terima kasih.
9. Salam Penutup
Contoh: "Hormat kami," diikuti nama pengirim dan jabatan.
10. Tanda Tangan dan Nama Pengirim
11. Nama lengkap dan jabatan jelas.
Dapat dilengkapi dengan stempel jika diperlukan.
12. Tembusan (Jika Ada)
Ditujukan kepada pihak-pihak lain yang perlu mengetahui isi surat.
13. Catatan Kaki (Opsional)Berisi informasi tambahan seperti disclaimer atau kode arsip.
