Sebelum datang, inilah langkah-langkah yang perlu anda persiapkan:
1. Lakukan registrasi di website kantor imigrasi yang menyediakan fasilitas pengurusan pasport online. Lakukan proses ini minimal 2 minggu (dan lebih baik lagi kalau jauh hari) sebelum tanggal kedatangan yang anda inginkan. Jangan lupa untuk menyimpan username dan kata sandi (password) yang digunakan untuk jaga-jaga bila ternyata perlu merubah tanggal kedatangan atau keperluan pengecekan lainnya. Upayakan pilih kedatangan di pagi hari terutama kalau berharap dapat mengurus pasport sehari selesai. Waktu terpagi adalah antara jam 7.30 - 8.30. Setelah selesai registrasi langsung cek email untuk memastikan apakah anda menerima konfirmasi pendaftaran online yang dikirim secara otomatis ke alamat email. Saya perlu dua kali mengecek registrasi online ini karena konfirmasi lewat email tidak segera diterima. Di lembar registrasi ini a.l. berisi informasi tentang data pribadi, tanggal kunjungan dan waktunya. Di lembar ini juga tercantum barcode registrasi online;
2. Cetak lembar konfirmasi yang diterima lewat email. Sebaiknya buat tiga lembar. Satu lembar konfirmasi ini anda bawa ke bank BNI terdekat untuk melakukan pembayaran pengurusan pasport sejumlah uang yang tertera di lembar konfirmasi. Lakukan ini minimal sehari sebelum tanggal kedatangan ke kantor imigrasi. Simpan semua lembar resi pembayaran untuk ditunjukkan sebagai bukti pembayaran;
3. Buat fotocopy di kertas A4 dokumen sebagai berikut: KTP, Akte Kelahiran, Kartu Keluarga, dan bagian depan pasport lama (lembaran yang ada fotonya). Semua dokumen ini termasuk KTP, di fotocopy di lembar A4 utuh jangan dipotong. Bawahlah semua dokumen fotocopy dan juga aslinya ketika datang ke kantor imigrasi nanti.
Dihari kedatangan pengurusan pasport:
1. Datanglah sepagi mungkin. Meskipun di lembar konfirmasi tertera jam 7:30, sebaiknya datang minimal jam 7 pagi;
2. Setelah tiba di kantor imigrasi, segera tanya petugas kemana mesti mendaftar pengurusan pasport online. Pengalaman saya para pendaftar online mendapat prioritas untuk mendaftar. Setelah menulis di buku pendaftaran, petugas akan memberikan kertas nomer pendaftaran;
3. Setelah itu bergegaslah ke loket Koperasi (di kantor imigrasi Jakarta Pusat anda mesti keluar ruang tunggu dan jalan ke belakang gedung). Tunjukan nomer pendaftaran ke petugas loket untuk meminta map kuning yang diperoleh tanpa perlu membayar lagi. Pengalaman saya petugas meminta satu copy lembar pendaftaran online. Untuk pendaftar online, anda tidak perlu lagi mengisi formulir yang ada terselip di dalam map kuning;
4. Setelah mendapat map kuning, kembali ke dalam ruangan tunggu untuk menunggu loket di buka jam 8 pagi. Petugas akan mengumumkan loket mana yang dibuka khusus untuk pendaftar online;
5. Petugas loket akan memeriksa kelengkapan fotocopy dan meminta anda menunjukkan dokumen aslinya. Setelah semua dokumen diperiksa, petugas akan mengembalikan semua berkas di map kuning kepada anda. Sebelum meninggalkan loket jangan lupa periksa apakah pasport yang distepler petugas di map kuning tidak tertukar dengan pasport orang lain;
6. Di Kantor Imigrasi Jakarta Pusat, pengurusan selanjutnya dilakukan di lantai dua. Setelah tiba di lantai dua, tanya ke petugas dimana ambil nomor untuk wawancara. Sampaikan ke petugas anda mengurus passport online. Petugas akan memberikan nomer urut untuk wawancara. Simpanlah nomer wawancara ini;
7. Selanjutnya anda ke loket online (di Kantor Imigrasi Jakarta Pusat ini loket 2) untuk menyerahkan seluruh berkas di map kuning ke petugas di sana. Sekali lagi mereka akan memeriksa seluruh berkas termasuk resi pembayaran dari Bank BNI. Petugas akan meminta anda menunggu untuk dipanggil wawancara dan foto. Hanya slip nomer wawancara yang tetap anda pegang;
8. Tunggu sampai nama anda dipanggil. Proses wawancara biasanya singkat saja. Setelah itu petugas akan memandu untuk sidik jari, dan foto. Oh ya bagi anda yang menggunakan kontak lens, bersiaplah untuk copot kontak lens anda ketika foto nanti. Di tahap akhir ini, petugas akan memberikan lembar konfirmasi untuk pengambilan pasport. Pengalaman saya yang memilih pendaftaran untuk datang jam 7.30 pagi, semua tahapan di atas sudah bisa selesai sekitar jam 9 pagi;
9. Dengan lembar konfirmasi ini anda pergi ke loket pengambilan pasport dan tanyakan kapan pasport online anda selesai. Nah, di langkah terakhir ini pengalaman setiap orang kemungkinan akan berbeda-beda. Inilah bagian yang sistemnya masih kacau dan perlu diperbaiki.
Di lembar konfirmasi ini tidak tercantum informasi apapun tentang pengambilan pasport. Misalnya, tidak ada penjelasan tentang tanggal kapan pasport bisa diambil ataupun waktu pengambilan. Ketidak jelasan inilah yang membuka peluang untuk terjadinya negosiasi yang dapat berujung pada transaksi korupsi.
Pengalaman saya, apa yang dijanjikan bahwa pengurusan pasport di Kantor imigrasi Jakarta Pusat dapat selesai satu hari, ternyata belum berjalan mulus. Awalnya petugas di loket pengambilan pasport bersikeras pasport baru bisa diambil setelah dua hari kerja. Karena merasa jawaban itu tidak sesuai promosi dan janji kantor imigrasi ini yang kami baca di website, saya (bersama dua orang lainnya) sangat keberataan dengan penjelasan petugas. Karena merasa tidak dapat membendung protes kami, petugas loket menyuruh kami menghadap atasan mereka. Upaya petugas untuk mematahkan semangat kami dengan mengatakan bapak sedang rapat dan tidak jelas kapan selesainya tidak mengurung niat kami untuk berhenti berusaha mencari jalan bertemu dengan pejabat yang mesti kami temui. Singkat kata kami berhasil menemui si bapak kepala yang dimaksud. Ternyata di luar dugaan si bapak kepala ini orangnya relatif masih muda, energetik, dan sikapnya sangat baik ketika merespon keluhan kami. Dengan sikapnya yang tenang dan ramah beliau langsung meminta maaf atas perlakuan bawahannya kepada kami disertai janji untuk menyelesaikan pengurusan pasport pada hari itu juga.
Sikapnya yang profesional ketika memberikan penjelasan langsung mendinginkan suasana. Kalau saja semua PNS modelnya begini, ada harapan pelayanan publik kita cepat membaik. Kami tidak keberatan meski harus menunggu lumayan lama untuk mendapatkan pasport baru di hari itu. Mendekati jam 5 sore akhirnya kami bertiga dapat pulang tersenyum dengan mengantongi pasport baru! Semoga kantor imigrasi dapat terus menyempurnakan pelayanan pengurusan pasport online ini. Meski belum sempurna, saya ingin memberikan apresiasi tinggi atas upaya dan kerjakeras mereka untuk meningkatkan pelayanan publik. Semoga semangat untuk bebenah ini terus berlanjut.
