Apabila kamu pernah atau akan membuat event, tentunya kamu pernah berada di situasi diatas apalagi bila tidak memakai jasa event organizer atau party planner. Tidak perlu malu karena kamu tidak sendirian. Mengetahui cara untuk memulai dan merencanakan event tidak hanya menghemat stress dan waktu, tetapi juga membantu kamu untuk membuat event yang tidak terlupakan. Pada kesempatan ini, aku mau bagi-bagi tips bagaimana merencanakan sebuah event yang sukses.
1. Pelajari event yang kamu mau buat
Untuk membuat event yang sukses, pertama kita harus mengerti jenis event yang kamu akan buat. Kamu harus tahu benar kapan event itu akan diadakan, dimana event akan berlangsung, untuk apa event itu diadakan, jumlah orang dan siapa yang akan hadir di event, dan berapa budget yang disediakan untuk event. Mengetahu informasi tersebut akan membuat kamu membuat konsep sebuah event.
2. Brainstorm ide-ide
Setelah mempelajari event yang akan kamu buat, sekarang saatnya untuk brainstorm ide-ide untuk event ini. Apabila kamu bekerja di dalam tim, maka brainstorm ide akan sangat mudah. Bila tidak, coba brainstorm ide dengan teman atau family kamu. Ide-ide yang dimaksudkan adalah apa saja yang kamu ingin terjadi saat event berlangsung, seperti dancers untuk entertainment, atau sushi catering dan lain-lain. Alangkah baiknya bila kamu tulis ide-ide ini supaya bisa kamu lihat balik dikemudian hari.
3. Membuat sebuah plan
Pada tahap ini, kamu sudah tahu tentang tujuan dan ide-ide untuk eventmu. Tahap ini membantu kamu untuk membuat sebuah plan. Saran yang paling baik adalah untuk bekerja mundur dari tanggal event. Coba list setiap pekerjaan yang perlu dilakukan dan buat jadwal kapan pekerjaan tersebut harus dilakukan. Kamu juga bisa berbagi pekerjaan dengan tim kamu. Event planning tool dapat dipakai untuk membantu kamu untuk planning.
4. Cari vendor yang kamu perlukan
Pada tahap ini, kamu mulai kontak vendor-vendor yang kamu perlukan untuk event kamu. Vendor event dapat berupa photography, catering, event organizer, entertainment, dan sebagainya. Â Kamu bisa mulai kontak vendor satu-satu atau bisa pakai website ini untuk mencari dan request proposal ke vendor kamu.
5. Meeting dengan vendor
Setelah mendapat vendor untuk event kamu, kamu perlu meeting dengan mereka. Yang paling penting adalah memberitahu konsep event kamu dan kapan mereka harus melakukan pekerjaannya.
6. Konfirmasi detail
Nah sekarang kamu sudah hampir siap untuk memulai eventmu. Tahap terakhir adalah untuk konfirmasi detail event dengan tim dan vendor. Usahakan bila tiap anggota benar-benar tahu susunan acaranya dan apa yang dia harus buat dan kapan.
Bila kamu sudah selesai di tahap ke 6 maka kamu sudah siap untuk mengadakan eventnya. Sekarang saatnya santai dan relax pikiran kamu supaya kamu bisa enjoy event yang kamu akan adakan. Setelah event selesai, evaluasi kesuksesan event yang baru saja kamu adakan.
Sekian dulu post dari aku dan semoga dapat membantu kalian yang sedang atau akan merencanakan event. Oh ya.. jangan lupa share tips ini. Good luck dan semoga berhasil dengan eventnya.
