Pertemuan akan dilaksanakan di Hotel Hilton dimana presiden dan rombongan menginap di Nay Phi Taw, dan pemberangkatan dari Yangon akan dilakukan pagi hari mengingat jarak Yangon –Nay Phi Taw sekitar 200 miles atau sekitar 5 jam perjalanan. Pendaftaran dengan mengirimkan nama lengkap serta nomer passport untuk keperluan registrasi dilakukan untuk 60 warga Indonesia dari hampir sekitar 600 masyarakat Indonesia yang bermukim di negeri Golden Land ini.
