Kesan tentang
Penggunaan Email pada Office 365
Oleh : Nurlela, ST
Guru MTsN Punteuet Kota Lhokseumawe
Pada prinsipnya penggunaan email office 365 mirip dan hampir sama dengan menggunakan email yang telah lazim kita kenal yaitu yahoo mail atau gmail. Namun yang berbeda di office 365 adalah tampilannya dan dalam layar office 365 disediakan berbagai fitur-fitur lainnya yang bertujuan untuk memudahkan user dalam mengelola email dan membuat berbagai perencanaan yang dapat diatur rentang waktunya. Pada email office 365 juga terdapat perbedaan yang dominan yaitu pada layar kerja terdapat 3 bagian terpisah yang tiap bagiannya memiliki fungsinya masing-masing yang berbeda. Ada 3 bagian emailnya yaitu Kolom kiri kumpulan folder untuk pengelolaan email. kolom tengah merupakan daftar email dari masing-masing folder dan kolom kanan merupakan isi dari email. Selain keunggulan yang telah disebutkan diatas email office 365 juga terdapat fasilitas pencarian yang disebut dengan OWA (Outlook Web Apps) yang dapat dilakukan dengan cepat pada kolom search yang ada. Silahkan ketikkan alamat email yang dituju/diinginkan atau untuk mencari email yang tersimpan didalam folder tertentu. Fasilitas lainnya yang terdapat didalam email office 365 adalah Automatic Repplies yang berfungis sebagai perangkat pengaturan yang memungkinkan OWA membalas email masuk secara otomatis. Biasa digunakan jika pengguna tidak dapat mengakses email dalam waktu tertentu. Ada juga Inbox Rules yang dapat dipergunakan untuk mangatur aksi yang dilakukan secara otomatis saat ada email masuk. Misal membuat pengaturan untuk memindahkan email yang masuk ke suatu folder tertentu secara otomatis.
Office 365 juga dapat dipergunakan untuk mengelola Create a new rule for arriving message. Pilihan tersebut dipergunakan untuk membuat aturan baru pada inbox, di dalamnya mencakup antara lain, untuk menyeleksi email yang telah dikirim dari suatu alamat tertentu. Untuk menyeleksi email masuk dari alamat tertentu, menyeleksi email dengan subyek terdapat kata-kata tertentu, menyeleksi email dengan subyek dan pesan mengandung kata-kata tertentu, menyeleksi email dengan alamat email ada kata-kata tertentu, menyeleksi nama anda ada di kotak To atau Cc. Menyeleksi semua email masuk tanpa kecuali. Setelah memilih kategori email masuk yang diseleksi, kita bisa melakukan beberapa aksi sebagai berikut :
1.Move the message to folder - Memindah email ke folder tertentu
2.Mark the message with category – Menandai email tertentu dengan warna
3.Redirec the message to – Meneruskan email masuk ke alamat email lain.
4.Delete the message – Menghapus email masuk
5.Send a text message to – Mengirim pesan teks ke alamat email tertentu
Untuk selanjutnya jika masih ada kesempatan saya mengharapkan proses pembelajaran mengenai office 365 ini dapat berkelanjutan. Penerapan email office 365 dalam mendukung kolaborasi pembelajaran di sekolah tempat saya bertugas kiranya dapat direalisasikan dan semua guru dapat melakukan berbagai eksplorasi dengan menggunakan office 365.
