Walaupun peraturan berubah namun secara keilmuan yang terkandung di dalam "peraturan kepala kepolisian negara republik Indonesia nomor 24 tahun 2007" yang isinya menjelaskan tentang sistem manajemen pengamanan organisasi, perusahan dan/atau instansi/lembaga pemerintah.
Ilmu yang terkandung didalam perkap Nomor 24 tahun 2007 tersebut, sudah diterapkan masing-masing pemilik security atau badan usaha jasa pengamanan (BUJP), maksudnya adalah secara teknis pengamanan sudah di ikuti yang di lengkapi dengan standar prosedur operasional (SOP) dari setiap pemilik jasa security tersebut.
Selanjutnya penulis akan menguraikan kembali terkait enam belas elemen sistem manajemen pengamanan, yang mana hal tersebut menjadi pokok pembahasan terutama manajemen perusahan dalam menerapkan kebijakan pengamanan, adapun uraiannya sebagai berikut :
1.Elemen Satu Pemeliharaan dan Pembangunan Komitmen :
Penjelasan dari elemen satu adalah manajemen organisasi menyediakan kebijakan SMP yang terdokumentasi serta diterapkan dan dipelihara, menetapkan struktur organisasi terutama tugas dan tanggung jawab untuk memenuhi kebijakan SMP, kebijakan SMP yang ditetapkan telah sesuai dengan budaya dan skala resiko ancaman dari organisasi.
Kemudian manajemen organisasi setiap kebijakan SMP berkomitmen untuk peningkatan berkelanjutan dalam manajemen dan kinerja organisasi, memenuhi komitmen yang mencakup undang-undang dan peraturan SMP dan persyaratan lain yang berkaitan dengan organisasi, menetapkan kebijakan SMP yang menyediakan kerangka kerja untuk menyusun dan meninjau sasaran pengamanan, dan mempunyai sistem untuk mengkomunikasikan kebijakan SMP kepada seluruh karyawan.
Selanjutnya manajemen organisasi setiap kebijakan SMP yang ditetapkan untuk melibatkan komunitas sebagai instrumen pengamanan, memastikan bahwa kebijakan SMP yang telah ditetapkan dapat dimengerti, diterapkan, dipelihara seluruh jajaran perusahaan dan selalu tersedia bagi pihak-pihak yang berkepentingan, dan memastikan kebijakan SMP direview secara periodik untuk memastikan apakah masih relevan dan sesuai dengan perusahaan.
2.Elemen Dua Pemenuhan Aspek Peraturan Perundangan :
Penjelasan dari elemen dua adalah manajemen organisasi menyediakan prosedur untuk mengidentifikasikan dan mendapatkan persyaratan-persyaratan peraturan perundangan dan persyaratan lainya yang dapat diterapkan dan melakukan evaluasi pemenuhan peraturan perundangan dan persyaratan lainnya.
Kemudian menetapkan informasi yang didapat selalu diperbarui dan organisasi selalu mengkomunikasikan tentang peraturan dan persyaratan lainnya ke seluruh karyawan serta pihak-pihak berkepentingan lainnya.
3.Elemen Tiga Manajemen Risiko Pengamanan :
Penjelasan dari elemen tiga adalah manajemen organisasi melaksanakan penilaian resiko sesuai dengan kondisi karakteristik industri, letak geografis, perkembangan teknologi, identifikasi pengunjung atau customer, properti, terhadap jaringan sistem dan infrastruktur.
Serta menentukan resiko kerugian dari peristiwa atau kerawanan dengan mempertimbangkan faktor risiko atau ancaman dari kejadian yang terjadi di lapangan, faktor risiko atau ancaman dari kejadian yang telah terjadi, dan faktor risiko dari kondisi khusus yang ada dalam lingkungan setempat.
Kemudian manajemen organisasi menetapkan peluang risiko kehilangan dan tingkat kekerapan dari suatu kejadian atau frekuensi kejadian, dampak dari kejadian seperti finansial, psikologi, biaya lainya yang berhubungan langsung dengan kehilangan aset baik yang tampak atau tak tampak, dan mampu mitigasi risiko dengan mempertimbangkan pengendalian secara fisik, prosedur atau peraturan khusus yang berkaitan dengan proses pengamanan.
Selanjutnya manajemen organisasi menetapkan studi kelayakan terhadap pilihan implementasi yang telah di tentukan terutama telah dilakukan analisa biaya, rekomendasi akhir telah disampaikan, dan hal yang telah dilakukan Re-assesment atau penilaian ulang secara berkala.
4.Elemen Empat Tujuan dan Sasaran :
Penjelasan dari elemen empat adalah manajemen organisasi menetapkan tujuan organisasi yang terdokumentasi, membuat dan mengkaji tujuannya telah mempertimbangkan faktor-faktor peraturan dan persyaratan, bahaya dan resiko SMP, pilihan-pilihan teknologi dalam operasional dan bisnis, pandangan dari pihak terkait.
Selanjutnya manajemen organisasi setiap tujuan tetap konsisten dengan kebijakan SMP dan mencakup dengan komitmen untuk melakukan perbaikan secara terus-menerus, membuatkan suatu program, dan implementasi program semua fungsi dan level yang relevan.
5.Elemen Lima Perencanaan dan Program :
Penjelasan dari elemen lima adalah manajemen organisasi agar menerapkan, dan memelihara suatu program pengamanan seperti berisi rekomendasi akhir dari mitigasi resiko yang dipilih.
Kemudian agar diberikan penunjukkan penanggung jawab dan otoritas keamanan di setiap fungsi, target waktu pencapaian sasaran, membuat rencana pengamanan pada acara tertentu dan mereview secara periodik dengan interval waktu yang direncanakan.
6.Elemen Enam Pelatihan, Kepedulian dan Kompetensi Pengamanan :
Penjelasan dari elemen enam adalah manajemen organisasi memastikan bahwa setiap personil yang mempengaruhi kinerja pengamanan memiliki kompetensi berdasarkan pendidikan, pelatihan dan pengalaman yang sesuai. Serta mengidentifikasi kebutuhan pelatihan yang sesuai dengan resiko pengamanan dan SMP.
Kemudian manajemen organisasi membuat prosedur untuk karyawan atau anggotanya pada setiap fungsi dan tingkat kesadaran akan konsekuensi pengembangan yang potensial atau kegiatan operasional keuntungan meningkatnya kinerja personil dan kewajiban dan tanggung jawab menghadapi dan menangani keadaan darurat.
Selanjutnya manajemen organisasi menganalisa konseskuensi potensial yang akan muncul dari prosedur operasional tertentu dan membuat hasil pelatihan dan evaluasi efektivitas pelaksanaan pelatihan yang konsisten dan dipelihara.
7.Elemen Tujuh Kolsultasi, Komunikasi, dan Partisipasi :
Penjelasan dari elemen tujuh adalah manajemen organisasi harus menetapkan, menerapkan dan memelihara prosedur untuk dilaksanakan komunikasi internal pada tingkatan dan fungsi di organisasi tersebut, dan menerima, mendokumentasikan dan menanggapi komunikasi dari pihak eksternal.
Kemudian manajemen organisasi agar melibatkan karyawan dalam pengembangan dan peninjauan kebijakan, sasaran dan prosedur untuk mengendalikan risiko, konsultasi dari setiap perubahan yang menimbulkan implikasi terhadap risiko pengamanan dan keterwakilan dalam masalah-masalah pengamanan tersebut.
8.Elemen Delapan Pengendalian Dokumen dan Catatan :
Penjelasan dari elemen delapan adalah manajemen organisasi membuat dan memelihara prosedur terutama menyetujui dokumen akan kecukupannya sebelum diterbitkan, ditinjau dan di perbaruhi seperlunya dan persetujuan ulang dokumen tersebut, memastikan perubahan status terkini dokumen diidentifikasi, dan memastikan juga bahwa versi relevan dokumen yang berlaku terdapat pada lokasi yang ditentukan.
Kemudian manajemen organisasi harus memastikan kembali bahwa dokumen tetap dapat dibaca dan dapat diidentifikasi, dokumen eksternal yang diperlukan organisasi dalam perancangan dan penerapan SMP terdistribusikan secara terkendali.
Selanjutnya manajemen organisasi mencegah pemakaian tidak sengaja dokumen yang kedaluarsa dan menerapkan identifikasi yang sesuai jika dipertahankan dengan tujuan apapun, dan peyimpanan, perlindungan, penarikan, penentuan masa simpan dan pemusnahan catatan dari dokumen tersebut.
9.Elemen Sembilan Penanganan Keadaan Darurat :
Penjelasan dari elemen sembilan adalah manajemen organisasi mengidentifikasi potensi situasi darurat, cara menangani keadaan darurat tersebut dan petunjuk pelaksanaan tim manajemen krisis dan butuh penganan serius terhadap kondisi darurat.
Kemudian manajemen organisasi melakukan pengujian secara periodik terhadap prosedur-prosedur kesiapan dan tanggap darurat dan apabila terjadi suatu kecelakaan atau situasi darurat lainnya, organisasi akan mengkaji dan merevesi bila perlu, terhadap prosedur kesiapan dan tanggap darurat.
10.Elemen Sepuluh Pengendali Operasi :
Penjelasan dari elemen sepuluh adalah manajemen organisasi merencanakan pengendalian operasional, produk, barang, jasa yang dapat menimbulkan risiko gangguan keamanan dan menerapkan beberapa prosedur kegiatan security tersebut.
Kemudian manajemen organisasi sebagai pengendalian operasional yang aplikatif untuk kegiatan-kegiatan yang ada sesuai dengan SMP, mempengaruh persyaratan-persyaratan operasional dimana jika dipenuhi dapat menimbulkan penyimpangan dari kebijakan pengamanan dan sasarannya.
Selanjutnya menajemen organisasi identifikasi risiko ancaman dari kegiatan pembelian barang, peralatan dan jasa, kontraktor, pengunjung yang ada ditempat kerja, dan menyediakan prosedur untuk mendokumentasikan untuk menangani kondisi operasi yang tidak memenuhi persyaratan yang dapat menimbulkan penyimpangan kebijakan pengamanan dan sasaran.
11.Elemen Sebelas Pemantauan dan Pengukuran Kinerja Pengamanan :
Penjelasan dari elemen sebelas adalah manajemen organisasi secara reguler memonitor dan mengukur kinerja SMP, pengukuran secara kuantitatif dan kuantitatif sesuai kebutuhan organisasi, pemantauan berkala atas pencapaian sasaran kinerja pengamanan yang telah ditetapkan, dan efektivitas pengendalian pengamanan yang mengikuti prosedur.
Kemudian menajemen organisasi pengukuran kinerja yang proaktif atas pemenuhan terhadap program manajemen, kriteria operasional dan persyaratan peraturan perundangan, pemantauan atas kejadian-kejadian ancaman pengamanan yang telah terjadi atau yang berpotensi, dan penyimpanan data dan hasil-hasil pertemuan dan pengukuran harus dapat digunakan untuk analisa terhadap tindakan koreksi dan pencegahan.
12.Elemen Dua Belas Pelaporan, Perbaikan dan Tindakan Pencegahan Ketidaksesuaian :
Penjelasan dari elemen dua belas adalah manajemen organisasi mencatat, menyelidiki, menganalisis dan melaporkan baik internal maupun eksternal terhadap kondisi tidak sesuai.
Kemudian manajemen organisasi melakukan identifikasi dan memperbaiki Ketidaksesuaian dan melakukan tindakan untuk menurunkan konsekuensi yang terjadi, melakukan penyelidikan ketidaksesuaian, menentukan penyebab dan mengambil tindakan untuk menghindari pengulangan kondisi yang sama.
Selanjutnya manajemen organisasi melakukan evaluasi kebutuhan untuk mengambil tindakan untuk mencegah timbulnya ketidaksesuaian, dan menerapkan dalam rangka menghindari kondisi yang sama, penyimpanan dan pengkomunikasian hasil-hasil tindakan perbaikan dan pencegahan yang telah dilakukan, dan melakukan peninjauan ulang efektivitas tindakan perbaikan dan pencegahan yang telah dilakukan.
13. Elemem Tiga Belas Pengumpulan dan Analisis Data :
Penjelasan dari elemen tiga belas adalah manajemen organisasi menganalisis data untuk memperagakan kesesuaian dan keefektifan sistem manajemen keamanan dan untuk menilai dimana perbaikan berkelanjutan sistem manajemen keamanan dapat dilakukan, dan melakukan analisa data yang ditetapkan memberikan informasi yang berkaitan dengan kondisi keamanan dan potensi ancaman.
Kemudian manajemen organisasi melakukan analisis data mencakup persyaratan eksternal atau peraturan perundangan dan internal atau indikator kinerja pengamanan, izin operasional security profesional, izin kerja bagi pekerja asing, dan risiko dari sumber gangguan yang meliputi keadaan mesin, pesawat, alat kerja, serta peralatan lainnya, bahan-bahan dan sebagainya, lingkungan kerja, sifat pekerjaan, cara kerja, dan proses produksi.
Selanjutnya manajemen organisasi menganalisis kegiatan pelatihan aspek pengamanan, kegiatan inspeksi, kalibrasi, pemeliharaan alat pengamanan, rincian gangguan, keluhan dan tindak lanjut, informasi mengenai kontraktor, audit dan peninjauan ulang SMP, dan pengolah data statistik.
14.Elemen Empat Belas Audit Sistem Manajemen Pengamanan :
Penjelasan dari elemen empat belas adalah memastikan bahwa audit SMP dilakukan pada interval yang terencana seperti, menentukan sistem manajemen, menerapkan dan melihara dengan baik, efektif dengan tujuan dan kebijakan organisasi. Dan dari program audit tersebut berdasarkan pada hasil penilaian risiko dari kegiatan organisasi dan hasil audit terdahulu.
Kemudian manajemen organisasi menentukan prosedur audit mencakup tanggung jawab, kompetensi, dan persyaratan untuk merencanakan dan melaksanakan audit, melaporkan hasil dan menyimpan catatan terkait, menetapkan kriteria, ruang lingkup, frekuensi, dan metode audit. Selanjutnya sebagai auditor dan pelaksanaan audit telah memastikan obyektivitas dan tidak berpihak.
15.Elemen Lima Belas Tinjauan Manajemen :
Penjelasan dari elemen lima belas adalah manajemen organisasi melaksanakan tinjauan ulang SMP secara berkala untuk menjamin kesesuaian dan keefektifan yang berkesinambungan dalam pencapaian kebijakan dan tujuan keamanan.
16.Elemen Enam Belas Peningkatan Berkelanjutan :
Penjelasan dari elemen enam belas adalah manajemen organisasi melakukan terus-menerus memperbaiki keefektifan SMP melalui pemakaian kebijakan pengamanan, hasil audit, analisis data, tindakan koreksi dan pencegahan, dan tinjauan manajemen.
