Sekarang ini penulis cukup mengetiknya di komputer, laptop atau tablet bahkan BlackBerry atau smartphone, lalu di-email langsung ke redaksi media massa yang dituju.
Hanya saja banyak penulis yang kurang memahami teknik mengirim surat elektronik atau email yang benar ke media massa.
Subject email sering kali dikosongkan atau hanya diisi judul tulisan tanpa menyebut jenis tulisan sedangkan pada bagian isi tidak disebut apa-apa karena file naskah tulisannya dimasukkan dalam lampiran (attach files) atau hanya tulisannya saja.
Lebih parah lagi mungkin karena terlalu semangat ada juga penulis yang lupa mencantumkan namanya. Lebih gawat lagi naskahnya itu dikirim sekaligus ke alamat email berbagai media massa yang ada di tanah air.
Kalau begini kasusnya, email itu nasibnya ditentukan oleh kemurahan hati dari penerima email. Kebanyakan sih langsung dibuang ke "trash" alias tempat sampah.
Kalau begini sia-sia yang teLah dikerjakan penulis. Inspirasi yang mungkin telah dikerjakan semalam suntuk dibuang di tempat sampah.
Seharusnya tulisan yang dikirim hanya ditujukan untuk satu media. Bila dikirim ke berbagai media kemungkinan besar akan ditolak. Biasakan hanya mengirim satu tulisan hanya untuk satu media.
Selain itu wajib dicantumkan data diri singkat termasuk nama, alamat, nomor telepon atau ponsel yang bisa dihubungi serta nomor rekening bank.
Berikan keterangan singkat bahwa tulisan anda memang asli karya sendiri dan bukan saduran atau menyontek. Jangan pernah mengirim tulisan hasil contekan karena itu akan mempengaruhi reputasi anda sebagai penulis di kemudian hari.
Mungkin redaksi tidak tahu anda menyontek namun banyak mata yaitu para pembaca setia bahkan penulis lain yang akan melaporkan tulisan anda kepada redaksi yang memuat tulisan anda.
*** penulis adalah redaktur di sebuah surat kabar di Medan
