NIM : 43221010115
Nama : Natasha Puspa Faradilla
Kampus : Universitas Mercu Buana
Siapa Paul Otlet?
Paul Marie-Ghislain Otlet lahir pada tanggal 23 Agustus 1868 di Brussel, Belgia. Paul Otlet merupakan seorang bibliographer asal Belgia dan pengusaha yang proyek Mundaneum ambisiusnya berusaha untuk membuat Gudang universal dari semua dunia pengetahuan yang terekam. Paul Otlet sudah dikenal di lingkup pustakawana dan perpustakaan di Indonesia sebagai Bapak Dokumentasi, Otlet juga diakui dunia sebagai Bapak Internet.
Lahir dari keluarga Brussels yang kaya, Otlet menghabiskan sebagai besar masa mudanya di perusahaan tutor sebelum memasuki sekolah menengah pada usia 12 tahun. Setelah menempuh pendidikan perguruan tinggi di Catholic University of Leuven, Otlet menyelesaikan gelar hukumnya di Free University of Brussels pada tahun 1890. Setelah melakukan beberapa praktek di bidang hukum, Otlet merasa bahwa dirinya kurang cocok berkarir di bidang hukum sehingga hasil yang ia capai kurang memuaskan. Hingga pada akhinya, Otlet mengalihkan minatnya ke bidang bibliografi.
Setelah menyelasikan studi hukumnya, ia bekerja di biro hukum milik Edmond Pickard, yang pada tahun 1891 ia bekerja di bawah asuhan pengacara dan calon pemenang hadiah nobel perdamaian, Henri La Fontaine. Berkat bertemunya dua orang yang sama-sama tertarik pada bidang bibliografi, mereka akhirnya memutuskan untuk menjadi mitra yang berkolaborasi dalam mengembangkan dokumentasi.
Pada tahun 1895, Otlet dan Henri La Fontaine mendirikan International Institute of Bibliography dan mengumumkan rencana untuk membuat Repositori Bibliografi Universal untuk berfungsi sebagai lembaga kliring global untuk informasi bibliografi. Meskipun banyak tentangan dari pustakawan Eropa lainnya, mereka melanjutkan rencana mereka dan mendirikan kantor pusat untuk institut tersebut dan menerima pengakuan dan subsidi kecil dari pemerintah Belgia.
Koleksi Institut berkembang pesat dengan subsidi pemerintah untuk memasukkan tidak hanya informasi buku tetapi juga jenis informasi rekaman lainnya. Layanan pencarian berbayar memungkinkan peneliti mengirim kuesioner melalui surat atau telegraf, yang kemudian diisi oleh karyawan dengan mengembalikan salinan entri daftar kartu. Pada tahun 1927, Katalog Bibliografi Universal telah berkembang menjadi 13 juta kartu indeks. Pada tahun 1934 mencapai puncaknya pada 15,6 juta.
Antara tahun 1904 dan 1907, Otlet menerbitkan versi lengkap pertama dari sistem klasifikasi barunya, UDC (Universal Decimal Classification), yang dikembangkan selama 10 tahun bekerja sama dengan para peneliti di seluruh dunia. Selama ini, Otlet juga mulai bereksperimen dengan mengembangkan perangkat mikrofilm baru dan metode penyalinan dan penerbitan dokumen. Â
Otlet banyak menulis tentang teorinya tentang pengorganisasian informasi dalam skala besar. Dua buku utamanya adalah Trait de Documentation (1934; "Treatise on Documentation") dan Monde:esai d'universalisme (1935; "Dunia:Essays on Universalism) di mana Otlet menggambarkan visinya tentang jaringan informasi global yang dalam banyak hal meramalkan kelahiran World Wide Web lebih dari 50 tahun kemudian.
 Setelah kematian Otlet pada 10 Desember 1944, sebagian besar koleksi Mundaneum tidak tersentuh selama beberapa dekade, sampai sekelompok kecil cendekiawan mulai menghidupkan kembali warisannya. Pada tahun 1998, Museum dan Arsip Mundaneum baru dibuka di Mons, Belgia, berisi catatan pribadi Otlet dan bagian dari koleksi asli Mundaneum.
Teknik Dokumentasi menurut Paul Otlet
Gagasan dan pemikiran Otlet terdiri dari tiga unsur utama, yaitu dokumen, jaringan kerja sama dan sebuah organisasi atau lembaga yang disebutnya dengan Mundaneum. Dokumen adalah awal dan pusat. Otlet berpendapat bahwa pengetahuan disematkan dalam dokumen yang mengobjektifkannya dan menempatkannya pada posisi sosial khusus. Namun, dokumen tidak terbatas pada kata tercetak. Dokumen dapat berupa benda fisik, gambar dan gambar, karya musik, apapun yang memiliki nilai sebagai bukti dan dokumentasi. Otlet terus mempertimbangkan bagaimana dokumen dalam berbagai bentuk dan format dapat memberikan atau menyampaikan informasi yang tersimpan di dalamnya.
Pertukaran informasi dan pengetahuan bersama sangat penting. Teknologi diperlukan untuk kolaborasi informasi dan pertukaran informasi, menurut Otlet teknologi ini harus dapat:
1. Mengubah ucapan menjadi teks
2. Menyalin pesan sebanyak yang diperlukan
3. Mengumpulkan dokumen yang menunjukkan semua informasi dan dapat ditautkan ke informasi serupa lainnya
4. Menentukan klasifikasi masing-masing informasi berupa nomor dokumen tertentu
5. Menentukan klasifikasi dan pengaturan secara otomatis
6. Mengambil dokumen untuk konsultasi dan mengirimkannya langsung ke pencari informasi atau melalui mesin yang mampu mencetak ulang dokumen tersebut
7. Memanipulasi semua temuan data untuk mendapatkan kombinasi data baru, hubungan ide baru dan melakukan operasi baru pada angka
Otlet mengembangkan konsep disiplin baru yang disebutnya "dokumentasi". Berbagai tulisannya menjelaskan tentang konsep dan aplikasi dokumentasi. Paul Otlet mendefinisikan dokumentasi sebagai pengumpulan, penyusunan, dan penyaluran setiap jenis dokumentasi dalam setiap bidang kegiatan manusia. Dua dokumen harus disebutkan di sini, dokumentasi Trait de (1934) dan Monde:Esai universalisme (1935). Dalam dua karya ini Otlet menjelaskan pendekatan baru terhadap hakikat pengetahuan dan representasinya dalam bentuk dokumen. Ia membayangkan suatu saat nanti buku-buku itu bisa hadir dalam bentuk multimedia. Gagasan mendapatkan informasi di World Wide Web kini diwujudkan melalui Internet.
Hal-hal yang terkandung dalam dokumentasi tersebut tidak terbatas pada tulisan dan gambar (grafik), tetapi juga objek lain yang memiliki nilai dokumenter. Nilai dokumen adalah segala sesuatu yang berpotensi menjadi pembawa informasi yang berguna, apapun bentuk objeknya. Otlet melihat perlunya sebuah lembaga atau organisasi dokumentasi yang misinya memastikan ketersediaan informasi melalui layanan informasi revolusioner, yang ia sebut sebagai kantor atau lembaga dokumentasi. Fasilitas ini mengumpulkan sumber informasi dalam berbagai format, seperti teks, gambar, dan objek tiga dimensi, sesuai kebutuhan. Semua ini terkait dengan metode umum, pembagian kerja kerja sama, dan perjanjian formal.
Menurut Otlet, semua dokumen dalam berbagai bentuk dan format harus diatur, diklasifikasikan, dan ditautkan. Mengenai dokumen teks, Otlet berpendapat bahwa perlu untuk mengidentifikasi informasi penting dan baru apa yang terkandung dalam dokumen tersebut. Duplikat atau konten retoris apa pun yang benar-benar salah dalam dokumen harus dihapus karena tidak diperlukan. Tujuannya adalah untuk menemukan inti dari informasi yang berharga. Jika semua ini dapat didokumentasikan (direkam) dengan cara yang terstandarisasi, maka semua rekaman tersebut dapat secara sistematis dihubungkan, diatur, atau ditata ulang di bawah konsep kerangka data menurut skema klasifikasi yang disebut Universal Decimal Classification (UDC). Â
Dalam pemikirannya, Otlet menekankan pentingnya membuat jenis dokumen baru dalam bentuk gambar, tabel, dan diagram yang menggabungkan, memadatkan, mengilustrasikan, dan menyederhanakan informasi yang awalnya bervariasi dan kaya. Tujuannya adalah untuk menggabungkan dan mengintegrasikan informasi yang muncul dan didistribusikan secara acak dan untuk mendapatkan representasi lain sedemikian rupa sehingga informasi atau pengetahuan tersebut tidak terpecah-pecah, tersebar, berulang, salah dan tidak lengkap.
Teknik Dokumentasi dalam Sistem Informasi Akuntansi
Dalam akuntansi terdapat sebuah sistem yang dinamakan sistem informasi. Sistem informasi adalah serangkaian proses formal dimana informasi dikumpulkan, diproses menjadi informasi, dan didistribusikan kepada pengguna. Sistem informasi menerima input, yang disebut transaksi, yang akan dikonversikan melalui berbagai proses menjadi informasi output, yang akan diberikan ke pengguna. Transaksi terbagi menjadi dua jenis yaitu transaksi keuangan dan transaksi nonkeuangan.
Subsistem SIA memproses berbagai transaksi keuangan dan transaksi non keuangan yang secara langsung mempengaruhi pemrosesan transaksi keuangan. SIA terdiri dari tiga subsistem yaitu sistem pemrosesan transaksi, pelaporan keuangan, sistem pelaporan manajemen (MRS), yang menyediakan manajemen internal dengan berbagai laporan keuangan untuk tujuan khusus dan informasi yang diperlukan untuk pengambilan keputusan, seperti anggaran, pelaporan hasil dan tanggung jawab pelaporan.
Dalam akuntansi keuangan, semua transaksi bisnis perusahaan dicatat dan didokumentasikan secara sistematis. Dokumentasi dalam Sistem Informasi Akuntansi (SIA) adalah sebuah teknik penjelasan komponen-komponen sistem penginputan data, pengolahan data, penyimpanan, pembuatan laporan, dan pengawasan terhadap sistem yang disederhanakan dalam bentuk grafis agar lebih mudah dipahami, di evaluasi, serta dirancang dalam sistem informasi.
Jika menelaah konsep pemikiran Paul Otlet tentang Dokumentasi, keduanya memiliki definisi yang sama yakni sebagai teknik pengumpulan, penyusunan dan pendistribusian dokumen. Dalam akuntansi, terdapat sebuah aktivitas menginput dan memproses data yang nantinya akan menghasilkan output yakni, dokumen. Seperti yang dikatakan oleh Otlet, diperlukannya sebuah Lembaga untuk mengumpulkan dan mengolah berbagai informasi yang ada, yang mana didalam akuntansi terdapat Sistem Informasi Akuntansi yang berperan dalam mengolah data tersebut.
Sistem Informasi Akuntansi (SIA) berperan dalam mengatur, mengklasifikasikan, dan menghubungkan berbagai macam bentuk dan format dokumen. SIA juga harus dapat mengidentifikasi informasi penting yang terkandung dalam dokumen tersebut, dan juga dapat menghapus data yang tidak diperlukan perusahaan. Apabila SIA dapat mendokumentasikan berbagai informasi dengan cara yang terstandarisasi, maka semua rekaman transaksi tersebut dapat secara sistematis, diatur, dan ditata ulang. Hal ini bertujuan untuk menghasilkan informasi yang berkualitas yang dimana akan berpengaruh pada kualitas pelaporan keuangan.
Perkembangan teknologi, khususnya teknologi informasi, telah mempengaruhi terciptanya sebuah dokumen atau naskah. Dokumen ini terdiri dari dua bentuk, yang pertama adalah hard copy (salinan dokumen dalam bentuk cetakan) dan yang kedua adalah soft copy (salinan elektronik). Dokumen kertas biasanya disajikan dalam bentuk cetakan seperti biasanya terlihat di atas kertas. Salinan cetak dokumen, biasanya dicetak di atas kertas. Orang dapat membaca dan melihat dokumen secara langsung tanpa alat apapun. Dokumen softcopy adalah dokumen dalam bentuk yang tidak dapat dilihat langsung oleh manusia, sehingga untuk melihatnya memerlukan alat seperti menyimpan informasi ke dalam file di floppy disk agar dokumen tersebut dapat dilihat di komputer. Salinan dokumen sebagai file elektronik memerlukan alat untuk melihat isinya. Dampak yang dirasakan secara nyata adalah pemrosesan data yang mengalami perubahan dari sistem manual ke sistem komputer. Yang pada awalnya teknik pendokumentasian hanya dilakukan manual dengan mencacatnya pada kertas, menjadi komputerisasi.
Pentingnya Teknik Dokumentasi dalam Sistem Informasi Akuntansi
Ada beberapa alasan mengapa sebuah sistem harus didokumentasikan, berikut alasannya:
1. Merancang atau membuat sistem. Dokumentasi sistem adalah alat yang berguna untuk diskusi dan komunikasi antara desainer, analis, dan pengembang.
2. Selain itu dokumentasi juga berguna untuk menilai kelemahan dan kekuatan sistem, serta pengendalian internal dari sistem tersebut. Pihak-pihak yang berkepentingan dengan evaluasi sistem meliputi (1) analis sistem (ketika seorang analis mengevaluasi sistem warisan yang ada) dan (2) auditor (baik auditor internal maupun eksternal). Auditor hanya dapat melakukan audit jika laporan keuangan perusahaan dapat dipercaya (yaitu telah disusun oleh sistem informasi akuntansi yang andal).
3. Dokumentasi sistem juga berguna bagi mereka yang mempelajari prosedur di perusahaan. Dokumentasi sistem dapat menjadi alat untuk melatih karyawan baru.
Perencanaan sistem juga digunakan oleh akuntan yang membuat sistem baik di dalam perusahaan maupun eksternal sebagai konsultan. Teknik sistem adalah alat yang digunakan dalam menganalisis, merancang, dan mendokumentasikan hubungan antara sistem dan subsistem terkait.
Beberapa kegiatan yang menggunakan teknik sistematis adalah sebagai berikut:
1. Dalam Auditing
A. Evaluasi struktur pengendalian intern
Berupa kebijakan dan prosedur yang ditetapkan untuk memastikan tercapainya tujuan perusahaan. Saat mengevaluasi pengendalian internal, auditor biasanya mencari pemrosesan dan distribusi dokumen yang lancar.
Teknik yang digunakan antara lain diagram alir analitik, diagram alir dokumen, diagram distribusi bentuk, kuesioner, dan metode matriks.
B. Pengujian ketaatan
Untuk melakukan pengujian kepatuhan, auditor harus memahami teknologi yang digunakan oleh sistem informasi. Pengujian kepatuhan memastikan adanya aktivitas pengendalian internal yang didukung oleh organisasi, mengevaluasi keefektifan, dan menguji kesinambungan. Teknik yang umum digunakan adalah IPO-HIPO, flowchart pemrograman, DFD, cabang dan tabel keputusan.
C.kertas kerja
Kertas kerja adalah dokumen yang dimiliki auditor yang merinci prosedur dan pengujian yang digunakan, informasi yang diperoleh, dan kesimpulan yang dicapai selama perikatan audit. Teknologi sistem digunakan untuk mendokumentasikan dan menganalisis isi kertas kerja. Diagram aliran data, diagram HIPO, diagram aliran program, tabel cabang dan keputusan, dan metode matriks dapat muncul di spreadsheet.
 2. Dalam Pengembangan Sistem
A. Analisis sistem
Analisis sistematis melibatkan pengumpulan dan pengorganisasian fakta. Teknik sistem yang berguna untuk analisis data meliputi diagram aliran data logis dan diagram alir analitik.
B. Desain sistem
Perencanaan sistem melibatkan pembuatan rencana sistem yang lengkap dan solid. Teknik sistem seperti diagram input proses cetak, diagram HIPO, diagram alur program, tabel keputusan, dll. banyak digunakan untuk mendokumentasikan desain sistem.
C. Implementasi sistem
Implementasi sistem melibatkan proses sebenarnya dari mempraktekkan desain sistem.
Contoh Teknik Dokumentasi Dasar
Deskripsi tertulis dari sistem bisa panjang dan sulit dimengerti. Pengalaman menunjukkan bahwa gambar visual dapat menyampaikan informasi sistematis secara lebih efektif dan efisien daripada kata-kata. Seperti perancang dan auditor sistem, auditor secara teratur menggunakan dokumentasi sistem. Oleh karena itu, kemampuan untuk mendokumentasikan sistem secara grafis merupakan keterampilan yang penting untuk dikuasai oleh auditor. Ada tiga teknik dokumentasi dasar yang diperkenalkan dalam bagian ini, yaitu: diagram arus data, bagan alir dan diagram tata letak catatan.
Diagram Arus Data
Diagram Arus Data (DFD) adalah diagram yang mewakili aliran informasi dari suatu proses, sering disebut sebagai sistem informasi. Diagram aliran data juga berisi informasi tentang input dan output dari setiap unit dan proses itu sendiri. Dalam diagram aliran data, alirannya tidak dikontrol, sehingga tidak ada aturan untuk keputusan atau iterasi. Format deskripsi adalah diagram aliran data dengan rumus yang lebih tepat.
Diagram aliran data berbeda dengan UML (Unified Modelling Language), dimana perbedaan mendasar antara kedua diagram tersebut adalah aliran informasi dan tujuannya. Pada dasarnya ada tiga fungsi untuk membuat diagram aliran data untuk perangkat lunak. Berikut adalah penjelasan dari masing-masing fungsi.
1. Menyampaikan Rancangan Sistem
Membuat DFD memudahkan untuk mengkomunikasikan informasi berkat representasi visual sederhana yang dapat dipahami oleh semua orang yang terlibat. Dimana informasi yang disajikan dapat digunakan untuk menggambarkan arus informasi dengan pendekatan yang terstruktur dan lebih efisien.
2. Menggambarkan Suatu Sistem
Fungsi lain, DFD, dapat membantu menggambarkan sistem sebagai jaringan fungsional. Intinya adalah jaringan memiliki komponen berbeda yang dihubungkan oleh aliran data.
3. Perancangan Model
Sebagai fitur terakhir, diagram ini juga dapat membuat desain model baru dengan menonjolkan fitur tertentu dari sistem. Ini dapat digunakan untuk menunjukkan bagian yang lebih rinci dari diagram aliran data.
