Kalau kamu sering belanja online, pasti tahu atau pernah dengar istilah Purchase Order (PO). Apa sebenarnya PO itu?
Menurut Willem Siahaya dalam buku "Manajemen Pengadaan, Procurement Management, PO adalah bentuk kontrak antara para pengguna dengan pemasok barang dalam proses pelaksanaan pengadaan baranng. Proses pengajuan inilah umumnya pihak pembeli mencantumkan informasi lengkap serta spesifikasi tertentu mengenai barang yang ia mau pesan atau ingin beli dari pihak penjual.
Sebagai informasi, umumnya Purchase Order digunakan oleh sebuah perusahaan atau institusi untuk memesan barang dalam jumlah banyak tanpa pembayaran langsung pada waktu yang sama. Bagi penjual ini bisa jadi menguntungkan karena PO dapat menjadi metode penawaran kredit tanpa risiko. Hal itu karena pembeli wajib membayar setelah produk barang berhasil dikirimkan. Sekarang ini, perusahaan biasanya mengelola PO dengan software bisnis, terutama software ERP.
Supaya lebih aman, biasanya PO disertai dengan nomor blangko kesepakatan. Nomor tersebut berguna untuk melacak kapan pengiriman dan pembayaran barang. Selain itu, blangko juga berfungsi sebagai sebuah komitmen antara pihak pembeli dan penjual untuk melakukan transaksi pembelian produk barang secara simultan juga berkesinambungan.
Apa saja fungsi PO? Karena PO memungkinkan pembeli untuk mencantumkan terlebih dahulu identitas bisnis atau perusahaan serta spesifikasi yang diinginkan untuk barang yang dipesan, maka kemungkinan terjadinya kesalahan barang yang datang tidak sesuai dengan yang dipesan dapat dicegah.
Dalam transaksi PO, pembeli umumnya menginformasikan semua detail barang yang ingin ia pesan. Contohnya saja nama produk, harga, merek, jumlah barang yang akan dibeli, hingga informasi penting lainnya.
Kelebihan lain adalah proses transaksi pembelian produk dapat berjalan lebih akurat daripada biasanya. Hal itu bisa dimengerti oleh karena dalam Purchase Order, pembeli menuliskan dengan jelas spesifikasi barang yang ia mau beserta produsen, penjual atau supplier barang yang dituju. Pembeli juga mencantumkan media yang berperan sebagai tempat dilakukannya promosi atau sarana mengiklankan barang yang diproduksi tersebut.
Kegiatan transaksi Purchase Order (PO) juga memungkinkan pembeli mampu melakukan tracking atau pelacakan terhadap barang yang sudah dipesan. Sebagai pembeli, kamu juga bisa memastikan jumlah pesanan barang apakah sudah sesuai atau tidak, apakah jenis barangnya sudah tepat atau tidak, atau apakah harga barangnya juga sudah sesuai dengan perjanjian atau tidak. Proses tracking ini bisa dilakukan karena pembeli mendapatkan nomor PO barang yang ia pesan.
Intinya, PO dapat berfungsi sebagai dokumen hukum untuk menyelesaikan gap atau perselisihan dalam transaksi. Dan hasilnya, stok dan inventori pun dapat terkelola dengan baik.
Dari penjelasan lengkap mengenai Purchase Order (PO) seperti yang telah diungkap di atas, ternyata memang PO sangat penting bagi bisnis atau perusahaan. Alasannya karena dokumen PO berisi tentang informasi pemesanan barang secara detail atau rinci. Apalagi bila barang yang Anda pesan itu berbeda jenisnya satu sama lain dan juga jumlah barang yang dipesan banyak.
Selain itu, PO juga dapat berperan sebagai acuan dan kontrak antara kamu dan pemasok yang sifatnya resmi dan mengikat ketika ada masalah yang timbul di kemudian hari, contohnya saja jumlah pesanan barangnya tidak sesuai. Dengan kata lain, risiko terjadinya salah paham antara kamu dan pemasok pun lebih kecil bila menggunakan Purchase Order (PO).
