Salah satu penunjang agar dalam suatu organisasi dapat berjalan dengan adalah menjaga kepuasan komunikasi karyawan di dalam organisasi. Menurut Redding, kepuasan komunikasi adalah semua tingkat kepuasan seorang karyawan mempersepsi lingkungan secara keseluruhan. Kepuasan dalam pengertian ini menunjukkan kepada bagaimana baiknya informasi yang tersedia memenuhi persyaratan permintaan anggota organisasi akan tuntutan bagi informasi, dari siapa datangnya, cara disebarluaskan, bagaimana diterima, diproses dan apa respon orang yang menerima.
Berdasarkan pengertian tersebut kepuasan komunikasi merupakan suatu tingkatan kepuasan karyawan terhadap bagaimana karyawan mampu mempersepsikan lingkungan di tempat ia bekerja secara keseluruhan. Organisasi dalam hal ini harus mampu menyediakan informasi-informasi yang dibutuhkan para karyawannya dengan cara memperhatikan informasi tersebut dari siapa, cara disebarluaskannya, bagaimana diterima, bagaimana diprosesnya dan memperhatikan respon dari orang yang menerima informasi tersebut.
Kepuasan komunikasi adalah satu fungsi dari apa yang seorang dapatkan dengan apa yang dia harapkan. Kepuasan komunikasi tidaklah terkait kepada konsepsi efektivitas pesan. Jika pengalaman komunikasi memenuhi satu persyaratan, adalah mungkin dihargai sebagai sesuatu yang memuaskan, meskipun komunikasi tersebut tidak efektif menurut standar tertentu dan bila informasi dikomunikasikan dengan cara yang konsisten dengan apa yang diharapkan, kita mengalami kepuasan dengan komunikasi.
Menurut Downs dan Hazen, terdapat delapan dimensi yang mengidentifikasikan kepuasan komunikasi yang stabil, yaitu:
1.Iklim Komunikasi
Iklim komunikasi mencerminkan komunikasi yang terjadi di organisasi dan individu-individu di dalamnya. Di satu sisi, ini menyangkut bagaimana penyampaian komunikasi di dalam organisasi dapat memotivasi dan merangsang para pekerja untuk dapat mencapai tujuan organisasi dan bagaimana pekerja mempersepsikan organisasi. Di lain pihak, ini menyangkut memperhitungkan apakah komunikasi antar pekerja berjalan baik atau tidak di dalam organisasi.
2.Komunikasi penyeliaan
Komunikasi Penyeliaan menyangkut dua aspek komunikasi dengan atasan yaitu ke atas dan ke bawah. Tiga hal prinsip yaitu penyelian terbuka atas ide-ide, penyelia mau mendengar dan memperhatikan dan membantu menawarkan menyelesaikan masalah perkerjaan.
3.Integrasi organisasi
Integrasi organisasi merupakan suatu tingkat dimana individu-individu di dalam organisasi menerima informasi tentang lingkungan pekerjaannya. Termasuk tingkat kepuasan informasi tentang rencana-rencana divisi, persyaratan pekerjaan mereka dan berita-berita mengenai pekerja.
4.Kualitas Media
Kualitas media berkaitan dengan bagaimana rapat di atur secara baik, pengarahan tertulis singkat dan jelas, dan tingkat komunikasi yang baik.
5.Komunikasi dengan rekan sekerja
Komunikasi dengan rekan sekerja cenderung merupakan komunikasi horizontal dan tidak formal yang tepat dan mengalir bebas. Faktor ini termasuk kepuasan terhadap desas-desus yang ada.
6.Informasi Organisasi
Informasi organisasi berkaitan dengan luasnya informasi mengenai organisasi secara keseluruhan. Hal-hal ini termasuk mengenai pergantian, informasi mengenai keuangan perusahaan dan informasi mengenai kebijakan dan tujuan organisasi secara keseluruhan.
7.Timbal balik individu
Dimensi timbal balik individu berisi pertanyaan mengenai penyelia mengerti masalah yang dihadapi pekerja dalam pekerjaannya dan apakah pekerja merasakan kriteria dimana mereka merasa dinilai secara adil atau tidak.
8.Hubungan dengan bawahan
Bagian ini diisi oleh mereka yang mempunyai tanggung jawab penyeliaan, tidak tampak pada yang bukan penyelia, dan mungkin sama sekali tidak ada. Timbal balik dari karyawan terhadap komunikasi ke bawah dan kemauan mereka dan kemampuan untuk memberi informasi yang baik ke atas. Penyelia juga diminta apakah mereka sering berkomunikasi dengan bawahan.
Dalam rangka menjaga tingkat kepuasan komunikasi, sebaiknya organisasi membuat wadah untuk menyalurkan arus informasi yang baik seperti media internal dan acara. Wadah ini digunakan sebagai ajang untuk dapat bertukar informasi baik terkait mengenai kemajuan atau pencapaian yang telah dicapai oleh organisasi maupun terkait dengan kepegawaian.
