Namun, pada akhirnya kebanyakan dari mereka mengeluh : "Kami tidak dapat menggunakannya secara maksimal".
Sebagai contoh, seorang manajer produksi mengeluh bahwa dia yang seharusnya dapat mengakses data terkini mengenai status keberadaan dan posisi hasil produksi melalui klik sederhana pada software IT yang ada, harus tetap menyempatkan diri melakukan pengecekan di lapangan terhadap keberadaan fisik hasil produksi tersebut. "Data ini kurang akurat dan kurang up-to-date" keluhnya.
Setelah ditelusuri lebih lanjut, ternyata penyebabnya adalah kurang disiplinnya staff admin produksi dalam hal input data. Seharusnya admin harus melakukan input data 30 menit sebelum shift selesai. Namun ia melakukannya hanya beberapa menit sebelum shift berakhir.
Tentu saja orang bisa memberi usul bagi si manajer untuk mengakses data beberapa menit sebelum shift berakhir. Namun ini sungguh menyulitkan manajer tersebut karena ada banyak alasan mengapa ia harus melakukan akses data lebih jauh sebelum shift berakhir, antara lain supaya masih ada cukup waktu untuk melakukan tindakan bila ditemukan suatu masalah atau kendala, sehingga tidak berlanjut ke shift berikutnya. Atau supaya ia dapat melakukan tindakan lintas departemen dan melakukan tindakan cepat sebelum shift berakhir.
Atau, tentu saja orang bisa memberi usul untuk lebih mendisiplinkan staff admin tersebut, sehingga bisa melakukan input data pada waktu yang telah ditentukan. Namun masalahnya . . . apakah mudah mengubah perilaku manusia?
Inilah masalah yang muncul dalam hal implementasi sistem IT pada suatu organisasi : Minimnya integrasi program manajemen perubahan.
Implementasi sistem IT tentunya membutuhkan perubahan radikal, mulai dari pola pikir, cara kerja, sampai pada pelaksanaan rutinitas sehari-hari. Contoh sederhana adalah mengubah kebiasaan lama di mana seseorang melakukan pelaporan secara manual dan menulisnya di atas kertas, ke sistem pelaporan terkomputerisasi di mana membutuhkan kemahiran penggunaan mouse dan keyboard untuk melakukan input data. Tampaknya mudah, namun ternyata tidak sesederhana yang dibayangkan.
Mengapa? Jawabannya adalah : Kita berurusan dengan manusia. Manusia butuh dipimpin untuk melakukan sesuatu, manusia butuh dipersuasi untuk mengubah kebiasaannya. Manusia butuh dibimbing untuk dapat membangun rasa disiplin, dan manusia butuh bantuan dari manusia lain untuk dapat mengerti hal-hal baru. Sehingga, kita tidak mungkin hanya melempar suatu sistem baru, menjadwalkan jam pelatihan mengenai sistem tersebut dan menuntut para trainee mengerti, memahami dan menggunakan sistem tersebut dengan baik. Mereka juga butuh pendampingan dan bimbingan untuk dapat menggunakan sistem tersebut dengan sebagaimana mestinya. Mereka butuh dukungan moral pada saat mereka melakukan kesalahan dalam penggunaannya, dan mereka butuh mengerti mengenai manfaat nyata dari sistem kerja yang baru tersebut. Dan ini membutuhkan suatu program manajemen perubahan yang terintegrasi secara harmonis dengan pengembangan dan penerapan sistem baru tersebut.
Pendek kata, seharusnya kita memperlakukan manusia sebagai manusia dalam hal implementasi teknologi informasi di organisasi kita. Instalasi software pada sistem operasi komputer kita sungguh sangat mudah, selama kompatibilitas software terhadap sistem operasinya diperhatikan. Namun, membuat manusia kompatibel terhadap sistem kerja baru membutuhkan usaha yang lebih dari sekedar instalasi dan training teknis.
