Menurut Kasubbag Umum BHP Surabaya, Muhammad Ridlwan, penataan arsip memegang peranan penting bagi kelancaran pelaksanaan tugas organisasi terutama pada Balai Harta Peninggalan.
"Oleh karena itu, perlu dilakukan dengan prosedur yang baik dan benar di dalam pengelolaan arsip untuk menjaga siklus arsip itu sendiri mulai dari tahap pembuatan, penggunaan, penyimpanan, pemeliharaan dan pemindahan serta pemusnahannya," ujarnya.
Ridlwan juga mengungkapkan jika arsip yang tidak dikelola dengan baik dapat mengakibatkan ruangan sempit, kotor, dan suasana tidak nyaman sehingga dapat mengakibatkan kinerja pegawai bahkan organisasi menjadi menurun.
"Selain itu, penataan arsip yang tidak baik dapat berakibat dalam pencarian surat atau arsip menjadi sulit dan lama, sehingga dapat menghambat dalam proses pengambilan keputusan, proses pertanggungjawaban, dan proses-proses kegiatan lain yang harus segera diselesaikan.
Sementara itu, Kepala BHP Surabaya, Hendra Andy Satya Gurning mengatakan bahwa penyimpanan arsip dikatakan baik apabila pada waktu diperlukan dapat ditemukan dengan mudah, cepat, dan tepat.
"Untuk mempermudah pencarian kembali, setiap gudang harus diberi petunjuk yang jelas mengenai unit pemilik arsip, misalnya diberi nama untuk masing-masing seksi. Setiap almari atau rak penyimpanan diberi kode arsip atau berkas yang tersimpan dalam lemari tersebut, seperti jenis arsip, tahun pembuatan, dan nomor arsip. Penataan arsip juga harus memilah antara arsip aktif dan inaktif, agar arsip inaktif yang sudah memenuhi kriteria sesuai jadwal retensi arsip dapat segera dimusnahkan," pungkasnya. (Humas BHP Surabaya)
