Sulit Mengelola Data Rekam Medis? Lakukan 5 Metode Ini

Penyelenggaraan rekam medis memiliki peran yang sangat penting dalam memberikan pelayanan kesehatan yang optimal. Unit pengelolaan rekam medis bertanggung jawab atas proses pengumpulan, pengolahan, dan pelaporan data untuk menghasilkan informasi yang akurat dan dapat dipercaya. Dalam rangka mencapai tata kelola rekam medis yang efisien, tepat, akurat, dan efektif, diperlukan adanya sistem yang baik dan terintegrasi. Dalam artikel ini, akan dibahas beberapa komponen utama yang terlibat dalam tata kelola rekam medis:

1. Assembling

Unit assembling memiliki peran penting dalam memeriksa kelengkapan berkas rekam medis, melakukan penelitian isi data rekam medis, dan menciptakan dokumen rekam medis sebelum akhirnya disimpan baik secara fisik maupun dalam bentuk digital. Biasanya, unit assembling menerima dokumen rekam medis dari unit lain seperti Unit Gawat Darurat (UGD), Unit Rawat Jalan (URJ), dan Instalasi Pemeriksaan Penunjang (IPP).

2. Coding

Coding bertanggung jawab untuk menciptakan kode-kode unik berupa kombinasi huruf, angka, atau kombinasi keduanya yang mewakili komponen data dalam rekam medis yang akan disimpan. Selain itu, coding juga melibatkan penulisan kode penyakit, kode operasi medis, dan pencatatan dokumen yang memfasilitasi proses penemuan kembali informasi yang relevan. Kode-kode ini memberikan kemudahan dalam pencarian riwayat penyakit pasien secara efisien dan akurat.

3. Indexing

Indexing melibatkan pembuatan tabulasi atau indeks berdasarkan kode-kode yang dihasilkan dengan tepat. Bagian indexing bertugas merumuskan metode pembuatan indeks yang mudah dimengerti oleh semua pihak yang terlibat. Beberapa jenis indeks yang digunakan dalam sistem tata kelola rekam medis meliputi indeks penyakit (diagnosis), indeks dokter, indeks operasi, dan indeks kematian. Indeks-indeks ini memberikan laporan penunjang untuk mengukur tingkat morbiditas, mortalitas, dan penyebab kematian, sehingga tenaga kesehatan dapat memberikan penanganan yang tepat bagi pasien.

4. Filling

Unit filling bertugas menyimpan rekam medis setelah digunakan dan masa retensi berakhir. Selain itu, unit ini memastikan keberadaan informasi yang lengkap di dalam dokumen sehingga memudahkan penemuan kembali informasi yang dibutuhkan. Proses filling ini juga melibatkan pemusnahan dokumen rekam medis yang telah melewati batas retensi yang ditentukan.

5. Analyzing and Reporting

Unit analisis dan pelaporan bertanggung jawab dalam menganalisis dan melaporkan sistem rekam medis yang digunakan. Bagian ini menghasilkan informasi dalam bentuk laporan yang digunakan sebagai dasar untuk pengambilan keputusan strategis oleh manajemen rumah sakit. Laporan-laporan ini memberikan wawasan penting tentang performa pelayanan kesehatan, kepatuhan terhadap standar, serta evaluasi dan perbaikan yang diperlukan.