[caption id="" align="aligncenter" width="460" caption="(ilustrasi: forbes.com)"][/caption] Dalam satu kepaniatiaan acara atau program, tidak lazim jika semua dilakukan oleh satu orang. Apalagi orang itu dianggap senior. Seseorang yang memang dianggap mampu. Namun tidak akan berjalan sesuai keinginan bersama, jika anggota panitia yang ada tidak dilibatkan. Seolah ingin menunjukkan kemampuan men-
tackle semua hal sendiri. Atau ada
hidden agenda pun. Kepanitiaan haruslah dengan baik mencapai satu tujuan. Bersama. Sebuah kepanitiaan sepatutnya mematangkan sebuah acara jauh sebelum acara dilakukan. Dan proses yang dibuat jauh sebelum hari-H sebuah acara, kepanitiaan harus selalu transparan. Baik secara teknis acara. Maupun pengambilan keputusan. Teknis acara, ada baiknya memang selalu difikir bersama-sama. Istilahnya, mem-
floor-kan suatu jadwal ataupun teknis acara adalah wajar. Hal ini setiaknya, dapat menjadi masukan bersama, jika ada anggota yang pernah melakukan acara yang mirip. Mungkin saja ada hambatan teknis yang patut diwaspadai atau dapat menjadi saran yang dapat dilakukan dalam teknis acara. Begitupun dalam pengambilan keputusan untuk acara. Baik secara materiil, seperti
budgeting yang meliputi perlengkapan, dekorasi, dokumentasi, kesekretariatan, dll. Setiap barang atau jasa yang dibeli atau dipakai haruslah sepengetahuan forum kepanitiaan. Budget atau anggaran yang dijadikan patokan dasar memang kadang bisa lebih atau kurag. Namun kepanitiaan, bukan hanya sekadar bendahara dan ketua semata, haruslah tahu. Transparansi arus uang haruslah jelas. Ataupun keputusan pendelegasian seseorang untuk menempati satu
post kepanitiaan. Semua diputuskan bersama dan dalam forum kepanitiaan Tidak asal tunjuk oleh sang ketua saja. Sehingga ada tidak kesan nepotisme. Dan belum tentu orang yang ditunjuk dapat melakukan tugasnya dengan baik. Kalau sekadar asal tunjuk oleh ketua panitia, saya fikir seseorang pun akan bingung. Bingung kenapa tidak ada proses diskusi dalam forum. Sehingga pendelegasian satu orang menjadi valid. Dan mungkin pula dalam kepanitiaan tersebut ada yang bisa membantu saran maupun tenaga membantu orang yang ditunjuk. Selain karena sudah berpengalaman, namun juga kebersamaan.
Kepanikan Pada Hari-H Jika kepanitiaan serupa disetir satu orang saja. Kemungkina kepanikan saat teknis pelaksanaan pada Hari-H bisa saja terjadi. Anggota panitia akan menjadi linglung jika tugasnya akan ganda atau dobel. Karena toh lagi-lagi, setiap anggota sudah sangat kebingungan tentang apa yang akan dilaksanakan. Karena rapat koordinasi saja tidak ada sebelum Hari-H, pastinya setiap anggota kepanitiaan akan panik dan bingung. Apalagi, bayang-bayang teknis acara, bahkan susunan acara dibuat atau ditentukan oleh sang ketua panitia sendiri. Bertanya pada saat teknis acara adalah hal yang aneh dan mungkin memalukan dlihat oleh peserta dari acara yang dibuat. Yang bisa terjadi dengan anggota kepanitiaan adalah. Mereka bingung dan saling mengernyitkan dahi. Acara yang seharusnya lancar, akan menjadi ketar-ketir. Dan yang akan terlihat menonjol adalah sang ketua panitian sendiri. Ia akan mondar-mandir sibuk sendiri. Sembari pula menyuruh anggota panitia, siapapun dia, untuk melakukan ini-itu. Semua harus cepat dan baik. Sang ketua akan merasakan sebuah pentas
one-man-show. Dimana ialah yang akan paling sibuk. Sedang anggota yang lain sibuk, namun tanpa tujuan yang jelas. Karena yang diinginkan ketua, cuma apa yang ia perintahkan. Semua hal yang dianggap
out-of-hand atau hal-hal teknis yang merusak jalannya acara, ditangani cepat dan semampunya. Hal-hal teknis yang dapat menghambat ini, kiranya bisa diprediksi dan diwaspadai saat rapat koordinasi jauh sebelum acara berlangsung. Karena tidak ada rapat koordinasi ataupun rapat-rapat terkait, panitia akhirnya cuma tahu semua di-tackle sang ketua. Dan anggota kepanitiaan pun, hanya pasrah jika disuruh ini-itu saat acara berlangsung. Atau menanggulangi hal-hal yang tidak terduga tadi, sebisanya dan semampunya. Entah sang ketua memiliki
hidden agenda dalam dirinya atau tidak. Namun bukankah kepanitiaan yang baik tidak berjalan seperti yang saya jabarkan. Semua orang yang berorganisasi pun paham dengan baik arti transparansi teknis acara dan pengambilan keputusan dalam rapat. Dan tidak sekadar mempercayakan sang ketua untuk melakukan semua demi acara. Istilahnya saja kepanitiaan, sehingga harus ada kebersamaan anggota. Bersama.
Anda juga tertarik membaca tulisan saya:
Mempercayakan Tanggung Jawab, Bukan Berarti Lari Dari Tanggung Jawab Salam, Solo, 26 Maret 2014 09:13 pm
KEMBALI KE ARTIKEL
