Peran komunikasi internal dalam meningkatkan produktivitas komunikasi internal yang baik memastikan semua anggota memahami peran dan tanggung jawab dengan jelas. dan ketika semua orang "berada dihalaman yang sama" tugas-tugas dapat diselesaikan secara efesien dan efektif. informasi yang tepat waktu dan akurat mencegah kesalah pahaman. Â mengurangi pemborosan waktu dan sumber daya, dan meminimalkan kesalahan . bayangkan sebuah tim proyek dimana anggota tidak tahu persis apa yang diharapkan dari mereka hasilnya akan kacau balau.
Pentingnya suatu komunikasi dalam organisasi bisa diringkas sebagai berikut :
1. Komunikasi berperan penting dalam meningkatkan motivasi karyawan dengan cara memberikan informasi dan klarifikasi terkait     tugas yang harus dijalankan. Selain itu, komunikasi yang efektif juga menjelaskan metode pelaksanaan tugas serta memberikan       panduan untuk meningkatkan kinerja ketika hasil yang dicapai belum sesuai dengan target yang diharapka
2. Komunikasi adalah sumber informasi kepada anggota organisasi untuk proses pengambilan keputusan karena membantu              mengidentifikasi dan menilai tindakan alternatif.
3. Komunikasi juga memainkan peran penting dalam mengubah sikap individu , yaitu individu yang terinformasi dengan baik akan       memiliki sikap yang lebih baik daripada individu yang kurang informasi. Majalah organisasi, jurnal, rapat, dan berbagai bentuk        komunikasi lisan dan tertulis membantu membentuk sikap karyawan.
4. Komunikasi memainkan peran penting dalam bersosialisasi. Dalam kehidupan saat ini, keberadaan individu lain menjadi pendoron    utama untuk berkomunikasi. Bahkan, bisa dikatakan bahwa tanpa komunikasi, seseorang sulit untuk bertahan hidup.
5.  Sebagaimana dibahas sebelumnya, komunikasi juga membantu dalam proses pengendalian . Ini membantu mengendalikan            perilaku anggota organisasi dengan berbagai cara. Ada berbagai tingkat hierarki dan prinsip serta pedoman tertentu yang harus       diikuti karyawan dalam suatu organisasi. Mereka harus mematuhi kebijakan, menjalankan peran pekerjaan mereka secara efisien,     dan mengkomunikasikan masalah pekerjaan dan keluhan kepada atasan mereka. Dengan demikian, komunikasi membantu dalam     mengontrol fungsi manajemen.
Sistem komunikasi yang efektif dan efisien memerlukan keterampilan manajerial dalam proses penyampaian dan penerimaan pesan. Seorang manajer bertugas untuk mengidentifikasi berbagai hambatan komunikasi, menganalisis penyebabnya, dan mengambil langkah-langkah preventif guna menghindari masalah tersebut. Oleh karena itu, tanggung jawab utama seorang manajer adalah mengembangkan dan memelihara sistem komunikasi yang efektif di dalam organisasi.
Jenis Komunikasi Internal Dalam Organisasi
karena dalam komunikasi internal organisasi merupakan hubungan anggota atau karyawan dalam sebuah perusahaan. berikut jenis dari komunikasi internal :
1. Komunikasi dari Bawah ke Atas (Bottom-Up Communication)
Jenis pertama komunikasi internal adalah komunikasi dari bawah ke atas. Komunikasi yang satu ini merupakan kondisi dimana suara karyawan adalah inti dari whistleblowing internal, yang meningkatkan kekhawatiran secara internal tentang masalah atau perilaku bermasalah yang disaksikan dalam organisasi kepada pemimpin organisasi. Jenis komunikasi internal ini tidak bersifat otoriter, melainkan partisipatif. Dalam budaya partisipatif, bukan otoriter, komunikasi dari bawah ke atas juga melibatkan identifikasi masalah secara proaktif.
Penelitian yang masih ada menunjukkan bahwa, meskipun intensif waktu, pendekatan komunikasi bottom-up yang inklusif memungkinkan agen organisasi untuk mengidentifikasi perbedaan pendapat dan membangun konsensus dan rasa komunitas di antara para pemangku kepentingan.
2. Komunikasi Atas ke Bawah (Top-Down Communication)
Jenis kedua dari komunikasi internal adalah komunikasi dari atas ke bawah. Dalam pendekatan ini, pemimpin memengaruhi berbagai hasil yang berkaitan dengan organisasi dan karyawan, termasuk dalam proses pembuatan makna dan perilaku keselamatan. Kepemimpinan dapat didefinisikan melalui beberapa aspek, seperti atribut pribadi, posisi, atau gaya formal. Dalam konteks tanggung jawab berbasis komunikasi, para pemimpin berperan dalam mendukung nilai-nilai moral, menyediakan informasi mengenai operasi organisasi, dan terbuka terhadap tanda-tanda masalah yang mungkin muncul.
Komunikasi yang dilakukan oleh pemimpin memiliki dampak signifikan terhadap pembentukan budaya organisasi serta menciptakan koherensi iklim di antara kelompok-kelompok karyawan dan berbagai tingkat dalam organisasi. Penelitian menunjukkan bahwa karyawan cenderung lebih responsif terhadap risiko apabila mereka memiliki akses ke informasi terkait risiko serta pelatihan formal. Namun, pemahaman mereka terhadap bahaya yang ada perlu didukung oleh penguatan yang berkelanjutan melalui pola kepemimpinan yang hadir.
Proses berbagi pengetahuan akan meningkat ketika manajer menunjukkan kesediaan untuk mempertimbangkan masukan dari karyawan, yang pada gilirannya menumbuhkan rasa percaya. Selain itu, karyawan yang mendapatkan komunikasi dialogis dari pemimpin yang memberikan informasi lengkap cenderung merasa lebih puas dengan pekerjaan mereka dan lebih terdorong untuk bekerja demi kepentingan kolektif organisasi.
Dalam konteks ini, pemimpin dari organisasi tertentu dapat memainkan peranan yang sangat penting. Contohnya, komunikasi dari pemimpin Sumber Daya Manusia dapat menyampaikan nilai-nilai inti yang kuat dan memberikan sinyal kepercayaan mengenai organisasi, yang kemudian dapat diperkuat oleh manajer di lini depan.
3. Komunikasi Peer-to-Peer Lateral
Jenis ketiga komunikasi internal adalah peer-to-peer lateral. Pada komunikasi ini, sementara pemimpin dapat mengatur nada lingkungan komunikasi, nada ini dapat diperkuat, ditantang dan dinegosiasikan oleh masing-masing karyawan dan tim.
Individu, baik secara sadar maupun tidak sadar, belajar dari pengalaman langsung mereka dan melalui interaksi dengan rekan mereka tentang bagaimana berperilaku dan berkomunikasi serta ini meluas ke norma penyimpangan. Memang, pandangan pemimpin-sentris tentang pengaturan norma organisasi telah ditantang, dengan penelitian terbaru mengungkapkan bagaimana individu yang serupa atau berpangkat lebih rendah adalah sumber informasi norma sosial yang paling akurat dan disukai.
Bentuk Komunikasi Internal yang Efektif
- pertemuan Tim : Pertemuan tim yang rutin dapat menjadi forum untuk berbagi pembaruan, membahas tantangan, dan mengkoordinasikan upaya.
- Surat Elektronik dan Buletin : Komunikasi tertulis seperti email dan buletin dapat digunakan untuk menyebarkan informasi penting, pengumuman, dan pembaruan terkini.
- Internet : Internet dapat menjadi platfrom terpusat untuk berbagi informasi, dokumen, dan sumber daya.
- Platfrom Kolaborasi : Platfrom kolaborasi seperti Google Workspace atau Microsoft Teams dapat memfasilitasi kerja tim, berbagi dokumen, dan komunikasi real-time.
