Menurut Syahrial Yusuf mengadakan rapat atau musyawarah sangat penting dapat dijadikan alat memecahkan masalah.
Keputusan dapat diambil secara mufakat, melahirkan ide-ide baru, semangat kebersamaan, menumbuhkan saling mengerti dan memahami, memotivasi peserta atau karyawan, sebagai media silaturrahmi sehingga muncul cinta kasih.
Rapat memiliki peranan yang sangat penting dalam upaya membangun keseimbangan gerak, dan menentukan arah dan mencapai visi perusahaan. Setidaknya ada beberapa alasan rapat harus dilakukan.
Diantaranya; sarana distribusi dan pertukaran informasi, menjalankan peran dan fungsi organisasi, informasi yang didapat semua orang sama, memerlukan perspektif beda atau brainstorming, untuk pemecahan masalah, kerja sama, koordinasi antar personal, tim dan bidang, dan mencari komitmen bersama.
Namun selama ini banyak didapati bahwa pelaksanaan sering tidak efektif disebabkan hal-hal kecil.
Problematika tersebut seperti tidak dimulai dan diakhiri tepat waktu, agenda yang tidak jelas, pembahasan berkepanjangan, ketidaktercapaian tujuan rapat, atau bahkan alokasi waktu rapat yang kurang tepat, dan sebagainya termasuk tidak ada persediaan snack dan minuman.
Agar pemimpin rapat dapat mengoptimalkan dan mengefektifkan rapat semaksimal mungkin, kita perlu mengetahui langkah-langkah untuk menghasilkan rapat yang efektif dan sukses.
Pertama; mengadakan rapat hanya kalau memang dibutuhkan. Kedua; merencanakan rapat dengan baik. Ketiga; menyiapkan dan mengedarkan agenda ke semua peserta rapat.
Keempat; mempersiapkan waktu dan jadwal rapat. Kelima; mengendalikan rapat. Keenam; mengundang orang yang paling berkompetensi dan mempunyai pengalaman. Ketujuh; mencatat semua rekomendasi serta tugas.
Kedelapan; memberikan kesimpulan rapat secara tuntas dan sederhana. Kesembilan; membuat keputusan rapat yang dapat diimplimentasikan dan; kesepuluh; mengevaluasi hasil rapat serta pelaksanannya secara objektif.
Itulah prasyarat yang harus dipenuhi dan perhatikan oleh para manajer dalam memimpin rapat. Bagaimanapun rapat merupakan salah satu indikator kinerja para pemimpin dan karyawan.
Kemampuan seorang pemimpin salah satunya dapat dilihat dari kemampuannya dalam memimpin satu rapat.
Kemampuan ini sangat ditentukan oleh faktor pengalaman memimpin, pengalaman berdiskusi, pengalaman hidup atau berkarya, dan tentunya kemampuan teori dan pengetahuannya.
Sekarang ini para manajer dituntut untuk memiliki kemampuan untuk memecahkan masalah-masalah yang rumit. Oleh sebab itu skil memimpin rapat dapat menjadi salah satu kapasitas pemimpin jaman now. (*)
