Administrasi sekolah adalah salah satu hal penting dalam penyelenggaraan pendidikan. Administrasi sekolah merupakan proses pengelolaan, mulai dari pengendalian, pengurusan dan pengaturan berbagai cara atau usaha agar tujuan sekolah bisa terlaksana.Â
Dengan banyaknya aktivitas administrasi maka diperlukan pengelolaan yang baik untuk memberikan pelayanan dan menghasilkan kinerja yang efektif dan efisien. Ketepatan, keakuratan dan kecepatan penyajian data/informasi merupakan faktor penting dalam mengelola administrasi yang baik. Salah satu sumber informasi penting pada sekolah adalah arsip peserta didik. Arsip peserta didik meliputi: data siswa, orang tua, alamat siswa, pekerjaan dan penghasilan orang tua, prestasi, riwayat tumbuh kembang dan sebagainya.
Arsip dapat digunakan sebagai sumber informasi untuk mengingatkan mengenai suatu masalah dan sebagai sumber dokumentasi untuk membuat atau mengambil keputusan secara tepat mengenai suatu masalah yang sedang dihadapi. Oleh karena itu perlu adanya pengelolaan arsip agar keberadaan arsip tersebut terjaga sejak penciptaan sampai dengan penyusutan. Pengelolaan arsip dilakukan untuk menjamin ketersediaan data yang autentik sebagai alat bukti yang sah. Ketersediaan arsip yang benar akan memberi dampak positif bagi pelaksanaan kegiatan pembelajaran di sekolah. Dengan adanya perkembangan teknologi, arsip dapat disimpan dalam bentuk audio, video dan digital. Pengelolaan arsip elektronik sekolah akan memberikan banyak manfaat yaitu dapat memberikan pelayanan secara cepat, penyajian informasi dapat disajikan secara lengkap, dan adanya bukti pertanggungjawaban yang jelas.
Mengingat pentingnya pengelolaan arsip dan banyaknya manfaat pengarsipan elektronik maka tim dosen Politeknik Negeri Malang (POLINEMA) yang diketuai oleh  Ibu Tatiana Kristianingsih, S.Sos., MAB melakukan Pengabdian pada Masyarakat (PPM) dengan memberikan bimbingan dan pelatihan penyimpanan arsip peserta didik dan sekolah secara elektronik  yang kegiatan tersebut dilaksanakan di  TK ABA 38 Malang. Dengan kegiatan ini  diharapkan  guru-guru dapat melakukan menyimpan dokumen peserta didik menggunakan kaidah pengarsipan yang benar dan menyimpan data tersebut dengan media elektronik. Kegiatan ini dimulai dengan melakukan edukasi atau penyuluhan terkait pengertian klasifikasi arsip, jenis-jenis arsip dan bagaimana mengelola dokumen tersebut dengan media elektronik. Rangkaian kegiatan penyuluhan dapat dilihat sebagai berikut:
